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Komplettes Handbuch

Überblick über Timebutler

Timebutler ist der online Personal Urlaubsplaner und Abwesenheitsverwaltung mit Zeiterfassung und Überstundenfeatures. Jeder Mitarbeiter erhält sein eigenes Nutzerkonto und trägt seine Abwesenheiten und Arbeitszeiten selbständig ein. Timebutler benachrichtigt Vorgesetzte, berechnet den individuellen Urlaubsanspruch, führt das Arbeitszeitkonto und kümmert sich um alles weitere.

Über 200.000 Personen nutzen Timebutler um den Urlaub und Abwesenheiten der Mitarbeiter und Kollegen einfach zu erfassen und zu bearbeiten, zur Zeiterfassung und zur Überstundenverwaltung. Seit mehr als 22 Jahren.

Sie können sich hier über die Features von Timebutler informieren.

Mit der Live Demo können Sie Timebutler sofort ausprobieren und sich als Administrator, Vorgesetzter oder Mitarbeiter an einem der fiktiven Nutzerkonten anmelden.

Sie lernen Timebutler aber am besten kennen, wenn Sie sich am Timebutler anmelden. Sie erhalten automatisch einen kostenlosen Testzeitraum und können Timebutler ohne Risiko ausprobieren.

Start mit Timebutler

Sie können Timebutler kostenlos ausprobieren. Wenn Sie ein Nutzerkonto erstellen, dann erhalten Sie automatisch 6 Wochen kostenlos freigeschaltet und können Timebutler mit beliebig vielen Nutzern uneingeschränkt und ohne Risiko testen.

Timebutler kann in kürzester Zeit auch in Ihrem Unternehmen eingeführt werden. Dazu erstellen Sie ein erstes Nutzerkonto und erhalten die Zugangsdaten per Email zugeschickt. Sie melden sich mit den Zugangsdaten an Ihrem Nutzerkonto an und der Einrichtungsassistent führt Sie sogleich durch die ersten Schritte. Danach passen Sie Timebutler an Ihre Bedürfnisse an und erstellen die Nutzerkonten für die Kollegen.

Timebutler sendet Willkommens-Emails an die Kollegen und kümmert sich darum, dass diese sich am Timebutler anmelden.

Wenn Sie noch kein Nutzerkonto haben, starten Sie einfach hier.

Kostenloser Testzeitraum

Wenn Sie das erste Nutzerkonto im Timebutler erstellen, dann erhalten Sie automatisch 6 Wochen kostenlos freigeschaltet und können Timebutler mit beliebig vielen Nutzern uneingeschränkt und ohne Risiko testen.

Die meisten Unternehmen nutzen den Testzeitraum, um Timebutler mit beispielsweise 10-15 Mitarbeitern zu testen und nach der Entscheidung für Timebutler werden dann die restlichen Mitarbeiter eingeladen.

Starten Sie einfach hier

Übergang nach dem Testzeitraum

Während des Testzeitraums steht Timebutler mit allen Features und uneingeschränkt für Sie zur Verfügung. Timebutler wird Sie rechtzeitig vor Ablauf des Testzeitraums benachrichtigen.

Wenn Sie Timebutler nicht weiter verwenden möchten, müssen Sie nichts weiter tun: der Testzeitraum endet automatisch und Sie müssen nicht kündigen.

Wenn Sie sich für Timebutler entscheiden, dann können Sie bequem online eine Nutzungsverlängerung bestellen. Ihre Kollegen bemerken dabei nicht, dass Sie im Hintergrund eine Nutzungsverlängerung bestellt haben.

Sie sollten also schon während des Testzeitraums Echtdaten eintragen, keine Beispieldaten, damit Sie nicht zum Ende des Testzeitraums die Beispieldaten löschen und die korrekten Daten eintragen müssen. Mit der Verlängerung des Nutzungszeitraums bleiben natürlich alle Nutzerkonten, Einträge, Einstellungen und sonstige Daten erhalten und Sie arbeiten nahtlos mit Ihren bisherigen Nutzerkonten weiter.

Wechsel zu Timebutler, Übertragung von Daten

Wenn Sie bereits eine Software zur Urlaubsplanung, Abwesenheitsverwaltung oder Zeiterfassung einsetzen, dann können Sie einfach und bequem zu Timebutler wechseln. Es stehen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung, um ein Vielzahl an Daten zu importieren:

Nutzerkonten

Die Nutzerkonten können Sie per Massenimport erstellen und müssen diese nicht einzeln eingeben. Hier finden Sie Informationen zum Massenimport von Nutzerkonten.

Urlaubsanträge und Abwesenheitseinträge

Die Urlaubsanträge können Sie ebenfalls per Massenimport erstellen. Hier finden Sie Informationen zum Massenimport von Abwesenheiten.

Arbeitszeitkonten

Die Mitarbeiter haben zum Start der Zeiterfassung mit Timebutler ein Überstundenguthaben. Dieses Arbeitszeitsaldo zum Start der Zeiterfassung können Sie ebenfalls im Timebutler eintragen, damit die Mitarbeiter mit dem ersten Tag der Zeiterfassung im Timebutler mit dem richtigen Startguthaben beginnen.

Unterjähriger Start mit Timebutler

Wenn Sie unterjährig mit Timebutler starten, beispielsweise im Mai oder August, dann stellt sich die Frage nach den Arbeitszeiten und Urlaubs- und Abwesenheitseinträgen, die in den Vormonaten angefallen sind. Gehen Sie am besten wie folgt vor:

Urlaubsanträge übertragen

Timebutler führt die Urlaubskonten immer nach Kalenderjahr. Aus diesem Grund ist es am besten, wenn Sie alle Urlaubsanträge des gesamten Kalenderjahres, in dem Sie mit Timebutler starten, im Timebutler eintragen. Sie müssen diese nicht manuell eintragen, sondern können die Abwesenheiten per Massenimport im Timebutler importieren.

Hier finden Sie Informationen zum Massenimport von Abwesenheiten.

Abwesenheitseinträge übertragen

Abwesenheitseinträge, die vor dem Start mit Timebutler aufgetreten sind, müssen in der Regel nicht im Timebutler nachgetragen werden. Es ist in der Regel unerheblich, wann in der Vergangenheit die Mitarbeiter beispielsweise Homeoffice gemacht oder eine Dienstreise angetreten haben. Für diese sonstigen Abwesenheiten reicht es in der Regel aus, nur Einträge im Timebutler zu importieren, die in der Zukunft liegen. Sie können aber natürlich auch Einträge aus der Vergangenheit importieren. Der Import geschieht wie bei den Urlaubsanträgen auch über den Massenimport für Abwesenheiten.

Hier finden Sie Informationen zum Massenimport von Abwesenheiten.

Überstundenstand für die Zeiterfassung übertragen

Wenn Sie das Zeiterfassungsfeature im Timebutler aktivieren, dann ist es wichtig, den Überstundenstand zum Start der Zeiterfassung im Timebutler einzutragen. In der Regel steht der Überstundenstand erst an dem Tag fest, an dem Sie mit Timbutler starten. Den Überstundenstand können und müssen Sie also nicht im Vorfeld eintragen, sondern es reicht aus, diesen nach dem Start mit Timebutler einzugeben. Dazu melden Sie sich als Admin am Timebutler an und klicken links unten auf "Einstellungen > Arbeitszeitsaldo" und tragen die Überstundenstände in der Spalte "Arbeitszeitsaldo zum Start der Zeiterfassung" ein.

Zugangsdaten und Anmeldung

Sie starten mit Timebutler, indem Sie ein erstes Nutzerkonto erstellen. Sie erhalten ein Nutzerkonto mit vollen Adminrechten. Timebutler sendet Ihnen umgehend die Zugangsdaten per Email zu.

Mit den Zugangsdaten melden Sie sich an Ihrem Timebutler Nutzerkonto an. Daraufhin startet automatisch der Einrichtungsassistent, der Sie durch die ersten Schritte führt.

Danach richten Sie Timebutler in Ruhe ein und passen es an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens ein. Erstellen Sie anschließend die Nutzerkonten für die Kollegen und Kolleginnen und überlassen Sie alles weitere Timebutler.

Starten Sie einfach hier: Mit Timebutler starten

Einrichtungsassistent

Nachdem Sie das erst Nutzerkonto erstellt haben und sich zum ersten Mal am Timebutler anmelden, startet der Einrichtungsassistent. Sie werden damit durch die ersten, wichtigsten Einstellungen geführt.

Auf der ersten Seite des Einrichtungsassistenten können Sie entscheiden, ob Sie das Zeiterfassungsfeature oder das Überstundenfeature aktivieren möchten oder beide Features deaktivieren möchten. Der Urlaubsplaner und die Abwesenheitsverwaltung werden immer aktiviert.

Wie bei allen anderen Einstellungen im Timebutler gilt: Sie können keine falsche Einstellung wählen und Sie können die Entscheidung zu einem späteren Zeitpunkt ändern. Sie können beispielsweise zunächst ohne Zeiterfassung starten und dennoch ist es zu einem späteren Zeitpunkt jederzeit möglich, die Zeiterfassung nachträglich zu aktivieren.

Einstellungen vornehmen

Nachdem der Einrichtungsassistent beendet wurde befinden Sie sich auf dem Dashboard im Timebutler, der Startseite mit dem Überblick über die wichtigsten Informationen.

Sie können nun die weiteren Einstellungen vornehmen. Klicken Sie dazu links unten auf "Einstellungen > Weitere.." und gehen auf der Seite die verschiedenen Einstellungsmöglichkeiten durch. Die meisten Einstellungen werden Sie unverändert belassen können und nur bei manchen Optionen wird eine Änderung notwendig sein

Es ist nicht notwendig, alle Einstellungen schon vor dem Erstellen der Nutzerkonten für die Kollegen abgeschlossen zu haben. Sie können auch zunächst die Nutzerkonten erstellen und anschließend die restlichen Einstellungen optimieren.

Nutzerkonten erstellen

Wenn Sie die Nutzerkonten erstellen, wird Timebutler eine Willkommens-Email mit den persönlichen Zugangsdaten an die Mitarbeiter schicken. Sie sollten die Mitarbeiter vor dem Versand der Willkommens-Email über Timebutler informieren, damit diese die Willkommens-Email nicht ignorieren oder löschen.

Erstellen Sie nun die Nutzerkonten für die Kollegen. Klicken Sie dazu links oben auf "Mitarbeiter", dann unterhalb des kleinen "Mitarbeiter" auf "Nutzerkonto erstellen". Hier haben Sie nun zwei Möglichkeiten:

Ein Nutzerkonto erstellen

Per Klick auf "Ein Nutzerkonto erstellen" können Sie die Angaben zu einem Nutzerkonto eintragen und damit ein Nutzerkonto erstellen.

Nutzerdaten Massenimport

Per Klick auf den Button "Zum Excel-Import" können Sie eine Vielzahl an Nutzerkonten per Import automatisch erstellen. Dazu laden Sie im ersten Schritt die Excel-Vorlage von Timebutler herunter. Darin finden Sie alle notwendigen Spalten für die Nutzerkonten, wie Email-Adresse, Vorname, Nachname, Abteilung, Wochnarbeitstage, usw. Tragen Sie in der Excel Tabelle die Daten der Mitarbeiter ein. Laden Sie dann die ausgefüllte Excel-Datei im Timebutler hoch, um mit einem Mausklick Dutzende oder Hunderte Nutzerkonten zu erstellen.

Tipp: Wenn Sie die Mitarbeiterdaten bereits in einem anderen System hinterlegt haben, dann besteht sicherlich die Möglichkeit, dass Sie oder Ihre IT die Daten aus dem Drittsystem exportiert und in die Excel-Datei einfügt. Dadurch müssen die Daten nicht eingegeben werden sondern können bequem kopiert und eingefügt werden.

Lesen Sie hier, wie Sie Nutzerkonten mit verschiedenen Arbeitszeitmodellen importieren.

Willkommens Email verschicken

In beiden Fällen gilt: Sie können die Option "Willkommens-E-Mail mit den Anmeldedaten verschicken" aktivieren oder deaktivieren.

Wenn Sie die Option aktivieren, dann verschickt Timebutler automatisch eine Willkommens-Email an die Mitarbeiter mit den Zugangsdaten und kümmert sich darum, dass die Mitarbeiter sich am Timebutler anmelden.

Wenn Sie die Option deaktivieren, dann werden keine Willkommens-Emails verschickt. Es wird auch danach an diese Nutzer keine Email verschickt, so das Sie zunächst alles in Ruhe einrichten können. Sie können zu einem späteren Zeitpunkt die Willkommens-Emails verschicken. Erst wenn sich der Nutzer danach zum ersten Mal am Timebutler anmeldet, wird Timebutler weitere Emails an den Nutzer schicken.

Timebutler verwenden

Sie haben Timebutler nun erfolgreich eingerichtet!

Ihre Mitarbeiter haben die Zugangsdaten erhalten und können sich am Timebutler anmelden. Sie haben als Admin den Überblick über alle Mitarbeiter und können weiterhin Einstellungen vornehmen und auch zukünftig Nutzerkonten erstellen.

Dashboard

Direkt nach der Anmeldung an Ihrem Timebutler Nutzerkonto gelangen Sie zu dem Dashboard - Ihrem Cockpit mit der übersichtlichen Darstellung aller relevanten Informationen auf einer Seite.

In dem Dashboard erhalten Sie Informationen über offenen Anträge, anwesende und abwesende Mitarbeiter, anstehende Geburtstage und Firmenjubiläen, Ihr Arbeitszeitstatus (nur wenn das Zeiterfassungsfeature aktiviert ist) und vieles mehr.

Die meisten Bereiche können Sie anklicken, um weitere Informationen zu erhalten.

Sie gelangen von allen Seiten im Timebutler zurück zum Dashboard, indem Sie auf einer beliebigen Seite links oben auf den Bereich mit dem Logo klicken.

Navigation

Über die linke Navigationsleiste haben Sie immer alle Timebutler Funktionen im Zugriff, unterteilt in vier Bereiche:

Mitarbeiter

In dem Bereich Mitarbeiter finden Sie alle Funktionen und Informationen über alle Mitarbeiter im Unternehmen. Sie können die Kalenderansicht über die Mitarbeiter aufrufen, offene Anträge genehmigen oder ablehnen, neue Abwesenheiten eintragen, sich über die Arbeitszeiten informieren und vieles mehr.

Eigene Daten

In diesem Bereich können Sie sich über Ihre eigenen Daten informieren: Ihr Urlaubskonto, Ihr Abwesenheiten, Ihre Arbeitszeiten, usw.

Berichte

In diesem Bereich können Sie Berichte und Auswertungen aufrufen.

Einstellungen

In diesem Bereich finden Sie verschiedenste Einstellungsmöglichkeiten, um Timebutler an Ihre Bedürfnisse anzupassen und Änderungen an den Einstellungen der Mitarbeiter vorzunehmen.

Zugangsdaten und Anmeldung

Sie erhalten die Zugangsdaten zu Ihrem persönlichen Timebutler Nutzerkonto automatisch per Email von Timebutler zugeschickt. Ihr Vorgesetzter oder Ihre Personalabteilung wird Sie informieren, bevor das Nutzerkonto für Sie eingerichtet wird.

In der Email finden Sie Ihren Nutzernamen und Ihr Passwort. Damit können Sie sich an Ihrem Nutzerkonto im Timebutler anmelden und dann Timebutler sofort verwenden. Prüfen Sie dann bitte auch Ihr Spam-Postfach auf eine Email von Timebutler.

Ihr Vorgesetzter oder die Personalabteilung wird im Vorfeld dafür sorgen, dass Sie die richtigen Sicht- und Bearbeitungsrechte auf Ihr Team erhalten und Sie sofort startklar sind, um Urlaubsanträge und andere Abwesenheitseinträge Ihrer Mitarbeiter genehmigen oder ablehnen zu können, die notwendigen Einstellungen vornehmen zu können und vieles mehr.

Gleich nach der ersten Anmeldung am Timebutler startet eine kleine Live Vorführung, in der Sie die wichtigsten Bereiche von Timebutler erklärt bekommen. Die Vorführung dauert nur eine Minute - es lohnt sich!

Dashboard für Vorgesetzte

Timebutler verwenden

Von Ihrem Dashboard haben Sie stets Zugriff auf die wichtigsten Funktionen im Timebutler.

Über die linke Navigationsleiste haben Sie immer alle Timebutler Funktionen im Zugriff, unterteilt in vier Bereiche:

Mitarbeiter

In dem Bereich Mitarbeiter finden Sie alle Funktionen und Informationen zu Ihren Mitarbeitern. Sie können die Kalenderansicht über Ihr Team aufrufen, offene Anträge genehmigen oder ablehnen, neue Abwesenheiten eintragen, sich über die Arbeitszeiten informieren und vieles mehr (Hinweis: es stehen nur diejenigen Funktionen zur Verfügung, die der Admin für Sie freigeschaltet hat).

Eigene Daten

In diesem Bereich können Sie sich über Ihre eigenen Daten informieren: Ihr Urlaubskonto, Ihre Abwesenheiten, Ihre Arbeitszeiten, usw.

Berichte

In diesem Bereich können Sie Berichte und Auswertungen aufrufen - sofern Ihr Admin diesen Bereich für Sie freigeschaltet hat.

Einstellungen

In diesem Bereich finden Sie verschiedenste Einstellungsmöglichkeiten, um Timebutler an Ihre Bedürfnisse anzupassen und Änderungen an den Einstellungen der Mitarbeiter vorzunehmen.

Zugangsdaten und Anmeldung

Sie erhalten die Zugangsdaten zu Ihrem persönlichen Timebutler Nutzerkonto automatisch per Email von Timebutler zugeschickt. Ihr Vorgesetzter oder Ihre Personalabteilung wird Sie informieren, bevor das Nutzerkonto für Sie eingerichtet wird.

In der Email finden Sie Ihren Nutzernamen und Ihr Passwort. Damit können Sie sich an Ihrem Nutzerkonto im Timebutler anmelden und dann Timebutler sofort verwenden. Prüfen Sie dann bitte auch Ihr Spam-Postfach auf eine Email von Timebutler.

Ihr Vorgesetzter oder die Personalabteilung wird im Vorfeld dafür sorgen, dass Sie die richtigen Sichtrechte auf Ihre Kollegen erhalten und Sie sofort startklar sind, um Urlaub einzutragen, den Team-Kalender aufzurufen und vieles mehr.

Gleich nach der ersten Anmeldung am Timebutler startet eine kleine Live Vorführung, in der Sie die wichtigsten Bereiche von Timebutler erklärt bekommen. Die Vorführung dauert nur eine Minute - es lohnt sich!

Dashboard für Mitarbeiter

Direkt nach der Anmeldung an Ihrem Timebutler Nutzerkonto gelangen Sie zu dem Dashboard - Ihrem Cockpit mit der übersichtlichen Darstellung aller relevanten Informationen auf einer Seite.

In dem Dashboard erhalten Sie Informationen über offenen Vertreteranfragen (nur wenn die Zustimmung zur Vertretung aktiviert ist), Ihren Arbeitszeitstatus (nur wenn das Zeiterfassungsfeature aktiviert ist) und mehr.

Die meisten Bereiche können Sie anklicken, um weitere Informationen zu erhalten.

Sie gelangen von allen Seiten im Timebutler zurück zum Dashboard, indem Sie auf einer beliebigen Seite links oben auf den Bereich mit dem Logo klicken.

Timebutler verwenden

Von Ihrem Dashboard haben Sie stets Zugriff auf die wichtigsten Funktionen im Timebutler.

Über die linke Navigationsleiste haben Sie aber immer alle Timebutler Funktionen im Zugriff. Über die Navigationsleiste gelangen Sie jederzeit zu jedem Bereich und jeder Funktion im Timebutler.

Urlaub eintragen

Es gibt mehrere Möglichkeiten, einen neuen Urlaubsantrag einzugeben:

Urlaub über den Kalender eintragen

Mitarbeiter-Nutzer melden sich am Timebutler an und klicken links auf "Abwesenheiten > Kalenderansicht". Klicken Sie dann auf den ersten Tag, an dem der Urlaubsantrag starten soll und dann auf den Tag, an dem der Urlaubsantrag enden soll. Es erscheint ein kleines Auswahlfenster. Klicken Sie darin auf "Urlaubsantrag". Sie gelangen zu dem Eingabeformular, in dem Sie den Urlaubsantrag bearbeiten und speichern können.

Vorgesetzte und Admins melden sich am Timebutler an und klicken links oben auf "Mitarbeiter > Abwesenheiten > Kalenderansicht". Klicken Sie dann in der Zeile des gewünschten Mitarbeiters auf den ersten Tag, an dem der Urlaubsantrag starten soll und dann auf den Tag, an dem der Urlaubsantrag enden soll. Es erscheint ein kleines Auswahlfenster. Klicken Sie darin auf "Urlaubsantrag". Sie gelangen zu dem Eingabeformular, in dem Sie den Urlaubsantrag bearbeiten und speichern können.

Urlaub über das Eingabeformular eingeben

Mitarbeiter-Nutzer melden sich am Timebutler an und klicken links auf "Urlaub > Urlaub eintragen". Sie gelangen zu dem Eingabeformular für den Urlaubsantrag.

Vorgesetzte und Admins melden sich am Timebutler an und klicken links oben auf "Mitarbeiter > Anträge > Urlaub eintragen". Sie gelangen zu dem Eingabeformular für den Urlaubsantrag.

Weitere Optionen

Urlaubsanträge können auch als Serieneintrag eingegeben werden, beispielsweis wenn Sie in den nächsten zwei Monaten jeden Freitag Urlaub nehmen möchten.

Für Admins steht die Möglichkeit bereit, einen Urlaubsantrag für alle oder eine Vielzahl an Mitarbeitern als Massenantrag einzugeben.

Es gibt auch die Möglichkeit, Urlaubsanträge und Abwesenheiten per Massenimport zu importieren. Das ist insbesondere zu Beginn beim Umstieg auf Timebutler von Vorteil.

Urlaub genehmigen

Wenn ein Mitarbeiter Urlaub eingibt, dann startet Timebutler den Genehmigungsworkflow. Der Vorgesetzte wird per Email über den Urlaubsantrag benachrichtigt. Falls dem Mitarbeiter mehrere Vorgesetzte zugeordnet sind, dann findet der mehrstufige Genehmigungsworkflow statt.

In der Email an den Vorgesetzten gibt es zwei Buttons, um den Urlaubsantrag mit einem Mausklick zu genehmigen oder abzulehnen. Ebenso kann der Vorgesetzte die offenen Urlaubsanträge einsehen und bearbeiten, indem er sich am Timebutler anmeldet und links oben auf "Anträge > Offene Anträge" klickt.

Darüber hinaus werden dem Vorgesetzten direkt nach der Anmeldung am Timebutler im Dashboard die offenen Anträge übersichtlich im Kasten links oben angezeigt.

Hinweise:
Es ist auch möglich einzustellen, dass Urlaub nicht genehmigungspflichtig ist.

Über die Vertreterfunktion besteht die Möglichkeit, dass während der Abwesenheit eines Vorgesetzten der Vertreter die Anträge seiner Mitarbeiter in Vertretung genehmigt / ablehnt.

Urlaub ändern

Genehmigte Urlaubsanträge können nachträglich nicht geändert werden, damit Anträge nicht nachträglich manipuliert werden können und aus Gründen der Revisionssicherheit.

Um einen genehmigten Urlaubsantrag zu ändern ist es also erforderlich, den Urlaubsantrag zu löschen und einen neuen Urlaubsantrag einzugeben.

Mitarbeiter-Nutzer können den Urlaubsantrag nicht selbständig löschen. Stattdessen wird eine Storno-Anfrage-Email an den Vorgesetzten verschickt. Der Vorgesetzte kann den Storno-Antrag genehmigen und dann wird der Urlaubsantrag gelöscht und der Mitarbeiter per Email informiert. Der Mitarbeiter kann nun den neuen Urlaubsantrag eingeben.

Vorgesetzte und Admins können Urlaubsanträge löschen und anschließend einen neuen Urlaubsantrag eingeben.

Für Admins gibt es eine Komfortfunktion:
Wenn beispielsweise ein Mitarbeiter einen 2-wöchigen Urlaub eingetragen hat und in der letzten Woche erkrankt, dann gibt der Admin nur de 1-wöchigen Krankheitseintrag ein. Timebutler erkennt, dass sich der Krankheitseintrag mit dem Urlaubsantrag überschneidet und bietet an, den bestehenden Urlaubsantrag automatisch zu kürzen.

Admins müssen geben also lediglich den neuen Eintrag ein und bestehende Einträge werden automatisch gekürzt, in zwei Teile aufgeteilt oder gelöscht, je nachdem in welcher Art der neue Eintrag den bestehenden Eintrag überdeckt.

Urlaub Serieneintrag

Für Urlaub und sonstige Abwesenheiten kann ein Serieneintrag eingegeben werden. Wenn Sie beispielsweise in den nächsten zwei Monaten jeden Freitag Urlaub nehmen möchten, ist es nicht erforderlich 8 einzelne Urlaubsanträge einzugeben, sondern es kann ein Serieneintrag eingegeben werden.

Serieneintrag erstellen

Um einen Serieneintrag für Urlaub einzugeben, melden Sie sich am Timebutler an und rufen die Eingabemaske für einen Urlaubsantrag auf (lesen Sie hier, wie Sie zur Eingabemaske für die Eingabe eines Urlaubsantrages gelangen. In der Eingabemaske aktivieren Sie die Option "Serieneintrag erstellen". Es werden nun weitere Optionen für das Erstellen des Serieneintrages eingeblendet.

Serieneinträge löschen

Mitarbeiter-Nutzer und Vorgesetzte erhalten direkt nach der Eintragung der Serieneinträge die Option, die Serieneinträge wieder rückgängig zu machen, also zu löschen. Wenn die Option nicht gewählt wird, dann können die Serieneinträge als ganzes nicht mehr gelöscht werden, sondern es kann nur jeder Eintrag aus der Serie einzeln gelöscht werden.

Admins können über die Auswahl Aktionen rückgängig machen selbst erstellte, ganze Serien mit einem Mausklick wieder löschen. Diese Möglichkeit besteht für einen begrenzten Zeitraum nachdem die Serieneinträge erstellt wurden. Danach bleibt auch für Admins nur die Möglichkeit, jeden Eintrag aus der Serie einzeln zu löschen.

Betriebsurlaub und Masseneinträge

Sie können mit wenigen Mausklicks Einträge für eine Vielzahl an Mitarbeitern eingeben und dabei beispielsweise einen Betriebsurlaub für mehrere oder alle Mitarbeiter erstellen.

Den Masseneintrag können Sie für alle Mitarbeiter eintragen, für Mitarbeiter einer bestimmten Abteilung, für Mitarbeiter eines bestimmten Standortes oder für einzeln auswählbare Mitarbeiter. Beim Massenantrag gibt es auch die Möglichkeit, die Anträge sofort auf "Genehmigt" zu stellen, ohne dass die Vorgesetzten diese genehmigen müssen.

Melden Sie sich dazu als Admin an Ihrem Nutzerkonto an, klicken links oben auf "Mitarbeiter", dann unterhalb "Abwesenheiten" auf "Abwesenheit eintragen". Klicken Sie nun auf der Seite neben der Auswahl für den Mitarbeiter auf den Link "Masseneintrag".

Bei den Masseneinträgen können Sie einstellen, dass der Urlaub sofort genehmigt wird und nicht erst von den Vorgesetzten genehmigt werden muss. Damit können Sie beispielsweise einen verpflichtenden Betriebsurlaub für alle Mitarbeiter zwischen den Jahren eintragen.

Urlaubskonten einsehen

Timebutler führt für jeden Mitarbeiter ein Urlaubskonto und berücksichtigt bei der Berechnung des Guthabens die genehmigten Urlaubsanträge, Feiertage, Wochenarbeitstage, Urlaubsanspruch und alle weiteren Vorgaben. Das Urlaubskonto wird immer für ein Kalenderjahr geführt.

Mitarbeiter-Nutzer können jederzeit ihr eigenes Urlaubskonto einsehen. Dazu meldet sich der Mitarbeiter-Nutzer am Timebutler an und klickt links auf "Urlaub > Ihr Urlaubskonto".

Vorgesetzte und Admins können ebenfalls ihr eigenes Urlaubskonto einsehen, zusätzlich das Urlaubskonto der Mitarbeiter auf das sie Sichtrechte haben. Dazu meldet sich der Vorgesetzte oder Admin am Timebutler an und klickt links auf "Mitarbeiter > Abwesenheiten > Urlaubskonten".

Aufbau des Urlaubskontos

Im Urlaubskonto werden die verschiedenen Urlaubsanspruchsdaten angezeigt:

Urlaubsanspruch, Sonderurlaub, Resturlaub vom Vorjahr (diese werden dem Urlaubsguthaben hinzugefügt
sowie verfallener Urlaub, ausbezahlter Urlaub (diese werden vom Urlaubsguthaben abgezogen).

Das Ergebnisse aus den Urlaubsanspruchsdaten ist das Gesamtguthaben an Urlaub des Mitarbeiters in dem Jahr. Davon werden die Anzahl genehmigte Urlaubstage abgezogen. Das Ergebnis daraus ist der verbleibende Urlaubsanspruch.

Schwerbehindertenurlaub

Sie können die Anzeige von "Schwerbehindertenurlaub" aktivieren. Dazu prüfen/ändern Sie in den Globalen Einstellungen die Option "Im Urlaubskonto auch Schwerbehindertenurlaub verwalten"

Rückstellungen berechnen

Erfahren Sie hier, wie Sie das offene Urlaubsguthaben für Rückstellungen ermitteln.

Resturlaub verfallen lassen

Erfahren Sie hier, wie Sie für den Verfall von Resturlaub vorgehen.

Resturlaub ins Folgejahr übertragen

Resturlaub wird absichtlich nicht automatisch von einem Kalenderjahr in das nächste Jahr übertragen. Sie können das mit wenigen Mausklicks veranlassen. Erfahren Sie hier, wie Sie Resturlaub ins Folgejahr übertragen.

Urlaubsanspruch bearbeiten

Timebutler führt für jeden Mitarbeiter und jedes Kalenderjahr ein Urlaubskonto.

Sie können die Urlaubsanspruchswerte jederzeit ändern, wie folgt:

Melden Sie sich als Admin am Timebutler an und klicken links unten auf "Einstellungen", dann darunter auf "Urlaubsanspruch". Hier können Sie die Werte in den verschiedenen Spalten ändern und speichern.

Wenn Sie die Werte für ein anderes Jahr als das aktuelle Jahr ändern möchten, dann klicken Sie auf der Seite oben auf einen der Buttons mit dem Kalenderjahr, um zu dem gewünschten Jahr zu wechseln.

Hinweis:
Resturlaub wird absichtlich nicht automatisch von einem Kalenderjahr in das nächste Jahr übertragen. Sie können das mit wenigen Mausklicks veranlassen. Erfahren Sie hier, wie Sie Resturlaub ins Folgejahr übertragen.

Teilzeit und Urlaubsanspruch

Sie können mit Timebutler auch die Abwesenheiten und den Urlaub von Mitarbeitern verwalten, die in Teilzeit arbeiten.

Es gibt dabei wenig zu beachten, denn: ein Teilzeitmitarbeiter hat grundsätzlich den gleichen Urlaubsanspruch wie ein Vollzeitmitarbeiter und zur Berechnung eines anteiligen Urlaubsanspruchs ist lediglich die Anzahl der Wochenarbeitstage relevant. Die tägliche Arbeitszeit je Wochentag darf dabei nicht berücksichtigt werden, auch nicht wenn diese unregelmäßig ist.

Erfahren Sie mehr über den Urlaubsanspruch von Teilzeitmitarbeitern, inklusive eines online Rechners für die Berechnung des Urlaubsanspruchs.

Urlaubskonten herunterladen

Ein Admin oder Vorgesetzter kann die Urlaubskonten über mehrere Mitarbeiter aufrufen und die Daten als Excel-Datei oder CSV-Datei herunterladen. Hierzu gibt es zwei Möglichkeiten:

1) Urlaubskonten aufrufen und herunterladen

Melden Sie sich als Admin oder Vorgesetzter am Timebutler an und klicken links oben auf "Mitarbeiter > Abwesenheiten > Urlaubskonten". Klicken Sie nun auf den Button "Herunterladen", um die Urlaubskonten als Excel-Datei oder CSV-Datei herunterzuladen.

Wenn Sie die Auswertung mit Urlaubsanträgen nur bis heute oder bis zu einem bestimmten Monat ermitteln möchten, dann klicken Sie in der Ansicht der Urlaubskonten rechts oben auf den grünen Button "Filter anzeigen" und ändern die Einstellung "Alle Urlaubsanträge" auf eine der anderen Optionen. Klicken Sie dann auf den Button "Anwenden". Die Seite wird neu geladen und nun werden die Urlaubskonten angezeigt unter Berücksichtigung nur derjenigen Urlaubsanträge, die Sie im Filter eingestellt haben.

Dies Ansicht ist besonders nützlich, wenn Sie die Anzahl Urlaubstage für die Rückstellungen ermitteln möchten.

2) Urlaubskonten über das Downloadcenter herunterladen

Lesen Sie hier, wie Sie die Urlaubskonten über das Downloadcenter herunterladen.

Rückstellungen für offenen Urlaub

Für die Rückstellung für offenen Urlaub ist es notwendig zu ermitteln, wie viele Urlaubstage die Mitarbeiter zu einem bestimmten Monat noch verfügbar haben. Dazu gehen Sie wie folgt vor:

1) Urlaubskonten aufrufen

Melden Sie sich als Admin oder Vorgesetzter am Timebutler an und klicken links oben auf "Mitarbeiter > Abwesenheiten > Urlaubskonten".

2) Auf Monat eingrenzen

Klicken Sie auf der Seite rechts oben auf den grünen Button "Filter anzeigen" und ändern die Einstellung "Alle Urlaubsanträge" auf eine der anderen Optionen, beispielsweise auf "Nur Urlaubsanträge mit Beginn bis Juni". Klicken Sie auf den Button "Anwenden", um den Filter anzuwenden.

3) Auswertung herunterladen

Die Seite wird neu geladen und nun werden die Urlaubskonten angezeigt unter Berücksichtigung nur derjenigen Urlaubsanträge, die Sie im Filter eingestellt haben, also beispielsweise nur der Urlaubsanträge die spätestens im Juni beginnen. In der Spalt "Verbleibender Urlaub" können Sie nun ablesen, wie viele Urlaubstage die Mitarbeiter im Anschluss noch übrig haben, also in dem Beispiel ab Juli.

4) Herunterladen

Sie können diese Daten nun mit einem Mausklick auf den Button "Herunterladen" als Excel-Datei oder CSV-Datei herunterladen und beispielsweise an den Steuerberater oder das Lohnbüro weiterleiten.

Hinweis:
Wenn Sie beispielsweise die Filtereinstellung "Urlaubsanträge mit Beginn bis Ende Juni" gewählt haben, dann wird ein Urlaubsantrag, der am 25.6. startet und am 5.7. endet, voll eingerechnet, also inklusive der Tage, die in den Juli fallen. Das ist beabsichtigt: für Urlaubsanträge, die im Betrachtungszeitraum beginnen, muss für die gesamte Anzahl Tage des Urlaubsantrages keine Rückstellung gebildet werden.

Wenn Sie hingegen eine monatsscharfe Auswertung der Urlaubstage haben möchten (in dem Beispiel also scharf zum 30. Juni), dann ist das auch möglich, wie folgt:

Klicken Sie links auf "Berichte > Auslastungsbericht" und stellen den gewünschten Zeitraum ein, beispielsweise Januar bis Juni. Stellen Sie bei "Berichtstyp" die Option "Kumuliert" ein und wählen die Option "Für alle Abwesenheitstypen Spalten anzeigen, auch wenn kein Eintrag existiert.". Klicken Sie dann auf den Button "Anzeigen". In der Spalte "Urlaub" sehen Sie nun die exakte Anzahl genehmigter Urlaubstage für den gewählten Zeitraum. Auch diesen Bericht können Sie mit einem Mausklick als Excel-Datei herunterladen.

Sonderurlaub

Sonderurlaub wird vom Urlaubskonto des Mitarbeiter abgezogen. Im Gegenzug erhöht die Personalabteilung (Admin) den Sonderurlaubsanspruch für den Mitarbeiter um die gleiche Anzahl Tage, so dass das Urlaubskonto ausgeglichen bleibt.

Bei Sonderurlaub ist die Vorgehensweise folgende:

1. Mitarbeiter informiert über den Sonderurlaub
Ein Sonderurlaubsfall ist eingetreten oder tritt in absehbarer Zukunft ein, beispielsweise die eigene Hochzeit oder Geburt eines eigenen Kindes. Der Mitarbeiter informiert nun seinen Vorgesetzten oder die Personalabteilung.

2. Mitarbeiter erhält Sonderurlaubsguthaben
Die Personalabteilung trägt für den Mitarbeiter den gewährten Sonderurlaub bei seinem Urlaubsanspruch ein, wie folgt: melden Sie sich als Admin an und klicken links unten auf "Einstellungen", dann darunter auf "Urlaubsanspruch". Bei dem gewünschten Mitarbeiter erhöhen Sie den Wert in der Spalte "Sonderurlaub" um die Anzahl Tage. Wenn Sie beispielsweis 2 Sonderurlaubstage hinzufügen möchten und in der Spalte eine 1 steht, dann ändern Sie die Zahl auf 3 und speichern die Änderung.

3. Sonderurlaub wird beantragt
Das Gesamturlaubskontingent des Mitarbeiters hat sich nun also um diese Anzahl Tage erhöht. Der Mitarbeiter gibt als nächstes einen neuen Urlaubsantrag ein und wählt die Option "Es handelt sich um einen Sonderurlaub". Timebutler stellt dabei sicher, dass bei Sonderurlaub ein Eintrag im Bemerkungsfeld eingegeben wird.

4. Sonderurlaub wird genehmigt
Der Vorgesetzte genehmigt nun den Urlaubsantrag, so dass die Tage wieder vom Urlaubskonto abgezogen werden. Nach der Genehmigung des Urlaubsantrages hat der Mitarbeiter nun also den Sonderurlaub genehmigt bekommen und wieder den gleichen Urlaubsanspruch wie vor der Beantragung.

Falls der oben beschriebene Schritt 2 vergessen wurde, bei dem ein Admin den Sonderurlaubsanspruch erhöht, dann ist das kein Problem. Der Anspruch kann auch nach der Beantragung und Genehmigung des Sonderurlaubs eingetragen werden.

Resturlaub ins Folgejahr übertragen

Der Resturlaub wird absichtlich nicht vollautomatisch in das nächste Jahr übertragen, unter anderem weil die Unternehmen den Resturlaubswert in manchen Fällen manuell bearbeiten möchten

Ein Admin kann den Resturlaub einfach mit wenigen Mausklicks für alle Mitarbeiter übertragen und braucht das natürlich nicht mühselig ausrechnen und manuell eintragen. Melden Sie sich dazu als Admin an, klicken dann links unten auf "Einstellungen", dann darunter auf "Weitere..". Klicken Sie nun rechts auf "Resturlaub übertragen".

Die Übertragung können Sie beliebig oft aufrufen. So können Sie die Übertragung im November oder Dezember aufrufen, und in jedem Fall nochmal am Jahresanfang, wenn die Urlaubsplanung für das Vorjahr abgeschlossen ist. Timebutler wird Sie zu Jahresbeginn automatisch an die Übertragung erinnern.

Tipp: Übertragungshistorie
Ein Admin kann jederzeit prüfen, wann die Übertragungen des Resturlaubs ausgeführt wurden. Melden Sie sich dazu als Admin an, klicken dann links unten auf "Einstellungen", dann darunter auf "Weitere.". Klicken Sie nun rechts auf "Resturlaub übertragen". Klicken Sie nun auf der Seite rechts oben auf den Button "Übertragungshistorie anzeigen".

Verfall von Resturlaub

Einen automatischen Verfall von Resturlaub gibt es absichtlich nicht, unter anderem weil die Unternehmen unterschiedlich vorgehen: in manchen Unternehmen verfällt der Resturlaub zum Ende März, andere gewähren längere Fristen oder erlauben keinen Übertrag von Resturlaub über den Dezember hinaus. Wieder andere Unternehmen gestatten einzelnen Mitarbeitern oder Abteilungen längere Fristen, usw.

Sie können den verfallenen Urlaub aber halbautomatisch ermitteln, wie im Folgenden beschrieben.

Beispiel zum Verfall von Resturlaub am 31.3.

Nach dem 31.3. melden Sie sich mit einem Admin Nutzer an. Das muss nicht sofort am 1.4. sein, sondern es kann auch erst später im April oder auch Mai sein. Klicken Sie nun links oben auf "Mitarbeiter", dann unterhalb "Abwesenheiten" auf "Urlaubskonten". Klicken Sie rechts oben auf den grünen Button für den Filter und ändern dann die Option "Alle Urlaubsanträge" auf "Urlaubsanträge mit Beginn bis Ende März" und klicken auf den Button "Anwenden", um den Filter anzuwenden.

Die Seite wird neu geladen und die Urlaubskonten werden unter Berücksichtigung nur der Urlaubsanträge mit Beginn bis Ende März angezeigt. In der Spalte "Resturlaub" sehen Sie nun für jeden Mitarbeiter, wie viele Resturlaubstage er aus dem letzten Jahr übernommen hat. In der Spalte "Genehmigter Urlaub" wird Ihnen angezeigt, wie viele Urlaubstage die Summe der Urlaubsanträge mit Startdatum Januar bis März beträgt (anders gesagt: die Anzahl Urlaubstage, die der Mitarbeiter in dem Zeitraum genommen hat). Jetzt brauchen Sie lediglich die zwei Zahlen aus der Spalte "Resturlaub" und "Genehmigter Urlaub" vergleichen: bei den Mitarbeitern, bei denen die Zahl genehmigter Urlaub kleiner ist als der Resturlaub, hat der Mitarbeiter bis März weniger Urlaub genommen hat, als er Resturlaub hatte. Die Differenz sind somit die Anzahl verfallener Tage.

Zwei Beispiele:

Ein Mitarbeiter hat 5 Tage Resturlaub und 12 Tage genehmigten Urlaub: für diesen Mitarbeiter verfällt kein Resturlaub, da er bis Ende März mehr als die 5 Tage Resturlaub verbraucht hat.
Ein Mitarbeiter hat 5 Tage Resturlaub und 3 Tage genehmigten Urlaub: für diesen Mitarbeiter verfallen 2 Tage Urlaub, da er von den 5 Tagen Resturlaub bis Ende März nur 2 Tage genommen hat.

So gehen Sie für jeden Mitarbeiter vor und ermitteln somit die (wenigen) Mitarbeiter, bei denen Urlaubstage verfallen sind. In der Regel sind das sehr wenige oder keine Mitarbeiter, denn die Mitarbeiter achten natürlich darauf, dass kein Urlaub verfällt. Wenn Sie die betroffenen Mitarbeiter und deren Anzahl verfallener Tage ermittelt haben, klicken Sie links unten auf "Einstellungen", dann darunter auf "Urlaubsanspruch". Bei den betroffenen Mitarbeitern tragen Sie nun in der Spalte "Verfallener Urlaub" die zuvor ermittelte Zahl ein und speichern die Änderung.

Timebutler berechnet daraufhin automatisch die Urlaubskonten der betroffenen Mitarbeiter neu und zieht den verfallenen Urlaub sofort vom Urlaubsguthaben ab.

Anmerkung zu der Berechnung:
Wie oben beschrieben stellen Sie über den Filter "Urlaubsanträge mit Beginn bis Ende März" ein. Somit wird für einen Urlaubsantrag, der im März beginnt, aber in den April hineinragt, alle Tage des Urlaubsantrages eingerechnet, also auch Tage, die in den April fallen. Für die Berechnung des Resturlaubverfalls ist das so aber die richtige Vorgehensweise: das Startdatum des Urlaubsantrages ist relevant und muss im Verfallszeitraum bis Ende März liegen - da die Urlaubstage zusammenhängend sind, dürfen diese beim Resturlaub berücksichtigt werden.

Urlaub ausbezahlen

Wenn ein Mitarbeiter Urlaub ausbezahlt bekommt, verringert sich der Urlaubsanspruch des Mitarbeiters in dem jeweiligen Jahr. Den ausbezahlten Urlaub können Sie mit wenigen Mausklicks im Timebutler eintragen, wie folgt:

Ausbezahlten Urlaub eintragen

Wenn der Urlaub nicht ausbezahlt wird, sondern in Arbeitszeitguthaben gewandelt wird, dann lesen Sie hier, wie Sie im Timebutler Urlaub in Arbeitszeitguthaben wandeln.

Urlaub in Arbeitszeitguthaben wandeln

Ein Admin kann Urlaub in Arbeitszeitguthaben umwandeln.

Hier ein Beispiel für den Mitarbeiter Schmitt, der mit 8 h im Arbeitszeitkonto im Minus ist und 2 Tage Urlaub (16 h) in Arbeitszeitguthaben umwandeln möchte:

1. Ausbezahlten Urlaub eintragen

Melden Sie sich als Admin am Timebutler an und klicken links unten auf "Einstellungen > Urlaubsanspruch". In der Zeile des Mitarbeiters Schmitt erhöhen Sie in der Spalte "Ausbezahlter Urlaub" die Zahl um 2 Tage. Wenn dort beispielsweise eine 0 steht, tragen Sie eine 2 ein. Klicken Sie dann in der Zeile rechts auf den Button "Änderungen speichern". Damit werden dem Mitarbeiter sofort 2 Tage Urlaubsguthaben vom Urlaubskonto abgezogen.

Sie sollten den Mitarbeiter darüber informieren, dass die Anzeige der 2 ausbezahlten Urlaubstage nicht als ausbezahlter Urlaub zu verstehen sind, sondern als Ausgleich für das Arbeitszeitkonto (was sich dann letztendlich auch auf das Gehalt auswirkt).

2. Arbeitszeit erhöhen

Nun ist es notwendig, die Arbeitszeit um 16 h zu erhöhen. Dazu haben Sie zwei Möglichkeiten. Entscheiden Sie sich für eine der zwei Möglichkeiten:

1) Arbitszeitsaldo erhöhen
Klicken Sie links unten auf "Einstellungen > Arbeitszeitsaldo". In der Zeile von Hr. Schmitt erhöhen Sie in der Spalte "Arbeitszeitsaldo vom Vorjahr" (oder auch "Arbeitszeitsaldo zum Start der Zeiterfassung am tt.mm.jjjj") den Wert um 16. Wenn dort beispielsweise 21,5 steht, dann ändern Sie das in 37,5 ab. Klicken Sie dann in der Zeile rechts auf "Änderungen speichern". Damit erhöht sich das Arbeitszeitkonto-Guthaben sofort um 16 h.

2) Arbeitszeit eintragen
Tragen Sie für den Mitarbeiter Schmitt einen neuen Arbeitszeiteintrag ein, der die Anzahl Stunden beinhaltet, um die die Arbeitszeit erhöht werden soll. In dem Beispiel also einen Arbeitszeiteintrag über 16 h. Diese Arbeitszeit wird sofort im Arbeitszeitkonto angerechnet und erhöht das Arbeitszeitkonto-Guthaben um 16 h.

Bei der Eingabe des Arbeitszeiteintrages sollten Sie in den Bemerkungen einen entsprechenden Kommentar hinzufügen, beispielsweise "16 h Ausgleich durch Umwandlung von Urlaub". Ebenso bietet es sich an, den Arbeitszeiteintrag auf einen Sonntag zu legen: dann gibt es keine Kollision mit einem echten Arbeitszeiteintrag des Mitarbeiters und es wird schnell klar, dass es sich nicht um echte geleistete Arbeitszeit handelt.

Anteiliger, unterjähriger Urlaubsanspruch

Anteiliger Urlaubsanspruch beim Erstellen eines neuen Nutzerkontos

Wenn Sie ein neues Nutzerkonto erstellen und der Mitarbeiter unterjährig in das Unternehmen eintritt, dann hat der Mitarbeiter für das erste Kalenderjahr einen reduzierten Urlaubsanspruch. Erst ab dem folgenden Kalenderjahr hat der Mitarbeiter den vollen Jahres-Urlaubsanspruch.

Es gibt zwei Möglichkeiten, den anteiligen Urlaubsanspruch für das erste Kalenderjahr festzulegen:

1) Anteiligen Urlaubsanspruch manuell eintragen
Im Feld "Urlaubsanspruch im Jahr" tragen Sie den Jahres-Urlaubsanspruch ein, den der Mitarbeiter hat, wenn er ein gesamtes Kalenderjahr angestellt ist. Im Feld "Urlaubsanspruch in 2025" tragen Sie den anteiligen, geringeren Urlaubsanspruch ein, den der Mitarbeiter in dem Jahr hat, in dem er unterjährig eingestellt wird.

In diesem Fall ermitteln Sie also selbständig den anteiligen Urlaubsanspruch und geben den Wert im Feld "Urlaubsanspruch in 2025" ein. Timebutler berechnet den Wert in diesem Fall nicht.

2) Anteiligen Urlaubsanspruch berechnen lassen
Im Feld "Urlaubsanspruch im Jahr" tragen Sie den Jahres-Urlaubsanspruch ein, den der Mitarbeiter hat, wenn er ein gesamtes Kalenderjahr angestellt ist. Das Feld "Urlaubsanspruch in 2025" lassen Sie leer. Im Feld "Eintrittsdatum" tragen Sie das Eintrittsdatum des Mitarbeiters ein. Speichern Sie die Änderungen.

Timebutler berechnet nun den anteiligen Urlaubsanspruch (gemäß den Einstellungen zur Berechnung des Urlaubsanspruchs) für das aktuelle Jahr und Sie erhalten auf der nächsten Seite einen Vorschlag zur Änderung des anteiligen Urlaubsanspruchs, den Sie mit einem Mausklick annehmen oder ablehnen können.

Anteiliger Urlaubsanspruch bei Austritt eines Mitarbeiters

Wenn ein Mitarbeiter kündigt oder anderweitig das Unternehmen verlässt, dann hat er im letzten Jahr der Betriebszugehörigkeit einen verringerten Urlaubsanspruch (sofern er das Unternehmen nicht zum 31.12. verlässt).

Den verringerten Urlaubsanspruch können Sie durch Timebutler automatisch berechnen lassen. Melden Sie sich als Admin am Timbutler an und klicken links oben auf "Mitarbeiter > Mitarbeiter > Übersicht", dann bei dem gewünschten Nutzerkonto auf das grüne Symbol mit dem Bleistift (=Bearbeiten). Tragen Sie im Feld "Austrittsdatum" das Austrittsdatum des Mitarbeiters ein und speichern die Änderungen per Klick auf den blauen Button "Speichern" unten auf der Seite.

Timebutler berechnet nun den anteiligen Urlaubsanspruch (gemäß den Einstellungen zur Berechnung des Urlaubsanspruchs) für unter Berücksichtigung des Austrittsdatums und Sie erhalten auf der nächsten Seite einen Vorschlag zur Änderung des anteiligen Urlaubsanspruchs, den Sie mit einem Mausklick annehmen oder ablehnen können.

Kalenderansicht Urlaubsanträge

In der Kalenderansicht über die Abwesenheiten werden auch die Urlaubsanträge angezeigt. Jeder Urlaubsantrag und Abwesenheitseintrag ist mit einem farblichen Balken leicht erkennbar.

Kalenderansicht aufrufen: Mitarbeiter-Nutzer

Mitarbeiter-Nutzer melden sich am Timebutler an und klicken links auf "Abwesenheiten > Kalenderansicht". Sofern der Mitarbeiter Sichtrechte auf Kollegen hat, kann er den Team-Kalender aufrufen, indem er links auf "Kollegen > Kalenderansicht" klickt.

Kalenderansicht aufrufen: Vorgesetzte und Admins

Team-Kalender aufrufen
Der Vorgesetzte oder Admin meldet sich am Timebutler an und klickt links oben auf "Mitarbeiter > Abwesenheiten > Kalenderansicht", um den Kalender des eigenen Teams oder aller Mitarbeiter einzusehen. Hier wird der Kalender über mehrere Mitarbeiter für einen Monat angezeigt. Eine Jahresansicht über mehrere Mitarbeiter gibt es absichtlich nicht, da so viele Informationen auf einem Bildschirm nicht sinnvoll dargestellt werden können.

Eigenen Kalender aufrufen
Der Vorgesetzte oder Admin meldet sich am Timebutler an und klickt links auf "Eigen Daten > Abwesenheiten > Kalenderansicht"

Jahreskalender eines Mitarbeiters aufrufen
Der Vorgesetzte oder Admin meldet sich am Timebutler an und klickt links oben auf "Mitarbeiter > Mitarbeiter > Jahresübersicht", anschließend auf den Namen des gewünschten Mitarbeiters.

Urlaubssperren und Warnungen

Mit den Urlaubssperren und Warnungen legen Sie Termine oder Zeiträume fest, an denen kein Urlaub genommen werden darf oder an denen eine Warnung angezeigt wird. Wenn beispielsweise der Vertrieb im nächsten Jahr gemeinsam ein geschäftliche Veranstaltung besuchen soll, dann können Sie vorab eine Urlaubssperre für den Zeitraum einrichten um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter aus dem Vertrieb in dem Zeitraum keinen Urlaub beantragen können.

Warnung
Bei einer Warnung erhält der Mitarbeiter beim Eintragen eines Urlaubs eine Warnmeldung und kann dann selbst entscheiden, ob er den Urlaub dennoch beantragt oder nicht.

Urlaubssperre
Bei Kollision eines neuen Urlaubsantrags mit einer Urlaubssperre erhält ein Mitarbeiter-Nutzer eine Fehlermeldung und kann den Urlaubsantrag nicht speichern. Admins erhalten ein Warnung und können die Sperre auf Wunsch umgehen. Weiterhin kann für jede Urlaubssperre festgelegt werden, ob auch Vorgesetzte die Sperre umgehen dürfen.

Optionen
Urlaubssperren und Warnungen können auf bestimmte Mitarbeiter, Abteilungen oder Standorte eingegrenzt werden. Es können jährlich wiederkehrende Urlaubssperren und Warnungen erstellt werden und es kann festgelegt werden, ob Sonderurlaub trotz Urlaubssperren eingegeben werden darf.

Urlaubssperren und Warnungen bearbeiten
Um die Urlaubssperren und Warnungen einzusehen oder zu bearbeiten, melden Sie sich als Admin am Timebutler an und klicken links unten auf "Einstellungen", dann darunter auf "Urlaubssperren".

Anzeige im Kalender

Die Zeiträume für die Urlaubssperren und Warnungen werden im Kalender zurzeit noch nicht angezeigt. Wenn ein Mitarbeiter jedoch für den Zeitraum einer Urlaubssperre oder Warnung einen Urlaubsantrag eingibt, dann erhält er eine entsprechende Fehler-/Warnmeldung.

Begrenzungen und Mindestverfügbarkeit von Mitarbeitern

Mit den Begrenzungen kann sichergestellt werden, dass eine bestimmte Mindestanzahl Mitarbeiter verfügbar ist und nicht zu viele Mitarbeiter aus einer Abteilung oder Nutzergruppe gleichzeitig im Urlaub sind.

Begrenzungen bearbeiten

Um die Begrenzungen einzusehen und zu bearbeiten, melden Sie sich als Admin am Timbutler an, klicken links unten auf "Einstellungen", dann darunter auf "Begrenzungen".

Begrenzungen beim Überstundenfeature

Wenn das Überstundenfeature aktiviert ist, dann gibt es neben der Begrenzung auf die Mindestanwesenheit noch weitere Möglichkeiten:

Überstunden-Grenze: Legen Sie fest, wie viel Überstundenguthaben ein Mitarbeiter auf seinem Überstundenkonto höchstens ansammeln darf.
Fehlstunden-Grenze: Legen Sie fest, wie viele Fehlstunden ein Mitarbeiter auf seinem Überstundenkonto höchstens ansammeln darf.

Begrenzungen beim Zeiterfassungsfeature

Wenn das Zeiterfassungsfeature aktiviert ist und somit das Überstundenfeature deaktiviert ist (es kann immer nur entweder das Zeiterfassungsfeature oder das Überstundenfeature aktiviert sein), dann stehen die Begrenzungen auf die Anzahl Überstunden und auf die Anzahl Fehlstunden nicht zur Verfügung.

Im Zeiterfassungsfeature gibt es stattdessen die Möglichkeit, die Überstunden zu kappen, das Runden der Arbeitszeiteinträge einzustellen oder Rüstzeiten festzulegen.

Bearbeitungshistorie der Urlaubsanträge

Die Bearbeitungshistorie der Urlaubsanträge wird in der Detailansicht des Eintrages angezeigt, wie bei den sonstigen Abwesenheitseinträgen auch.

Lesen Sie hier, wie Sie die Bearbeitungshistorie der Abwesenheitseinträge aufrufen.

Urlaub nicht genehmigungspflichtig

In manchen Unternehmen dürfen die Mitarbeiter Urlaub nach eigenem Ermessen eintragen, ohne dass der Vorgesetzte die Urlaubsanträge genehmigen muss.

Sie können diese Einstellung im Timebutler vornehmen, wie folgt:

Melden Sie sich als Admin am Timebutler an und klicken links unten auf "Einstellungen > Weitere..", dann rechts auf "Abwesenheitstypen". In der Zeile bei "Urlaub" (in manchen Fällen "Jahresurlaub") klicken Sie links auf den grünen Button mit dem Bleistift (=Bearbeiten). Prüfen/ändern Sie die Einstellung "Genehmigung" und klicken dann unten auf den Button "Speichern".

Die Änderung ist ab sofort für neue Urlaubsanträge gültig. Die bestehenden Urlaubsanträge, die noch im Status "Beantragt" stehen, bleiben weiterhin in diesem Status und müssen noch von dem Vorgesetzten genehmigt werden.

Sonderurlaub wird vom Urlaubsguthaben abgezogen

Sonderurlaub wird absichtlich vom Urlaubsguthaben abgezogen.

Erfahren Sie hier, wie Sie bei Sonderurlaub vorgehen sollten.

Kein Urlaub abgezogen oder Urlaubstage falsch berechnet

Wenn für einen Mitarbeiter Urlaub eingetragen wurde (oder ein anderer Abwesenheitseintrag) und Timebutler vermeintlich zu wenig Urlaub / Arbeitstage berechnet hat, dann ist das in den meisten Fällen auf folgende Ursachen zurückzuführen

Bei einem Urlaubsantrag wurde kein Urlaub abgezogen

Für jeden Mitarbeiter können die Wochenarbeitstage eingestellt werden, beispielsweise "Montag bis Freitag" oder "Mo+Di+Do+Sa". Manchmal wird für einen Mitarbeiter versehentlich kein Wochentag als Arbeitstag festgelegt. Das hat dann zur Folge, dass bei jedem Urlaubsantrag 0 Tage Urlaub berechnet werden, da der Mitarbeiter laut Einstellung ja an keinem Wochentag hätte arbeiten müssen.

Um zu prüfen, ob dieses Problem vorliegt, melden Sie sich mit einem Admin am Timebutler an und klicken links unten auf "Einstellungen > Arbeitstage". Prüfen Sie hier, welche Wochenarbeitstage für den Mitarbeiter eingestellt sind. Sollten keine oder die falschen oder zu wenige Wochenarbeitstage aktiviert sein, dann klicken Sie bei dem Mitarbeiter auf den blauen Button "Bearbeiten", ändern dann die Einstellungen zu den Wochenarbeitstagen und klicken unten auf den blauen Button "Speichern". Die Urlaubsanträge, Abwesenheitseinträge und das Urlaubskonto des Mitarbeiters werden automatisch neu berechnet.

Siehe auch hier den Artikel zu den Wochenarbeitstagen).

Bei einem Urlaubsantrag wurde zu wenig Urlaub abgezogen

Wenn für einen Urlaubsantrag über beispielsweise 2 Wochen statt der erwarteten 10 Tage Urlaub nur beispielsweise 8 Tage Urlaub abgezogen wurden, dann hat das in der Regel folgende Ursachen:

1) Mitarbeiter hat nicht eine 5-Tage-Woche
Möglicherweise hat der Mitarbeiter nicht eine 5-Tage-Woche, sondern arbeitet beispielsweise nur Montags bis Donnerstags. Prüfen Sie anhand der Wochenarbeitstage, wie viele Tage der Mitarbeiter je Woche arbeitet. Um die Wochenarbeitstage zu ermitteln, gehen Sie so vor, wie im Abschnitt oben auf dieser Seite beschrieben.

2) Wochenarbeitstage sind falsch eingestellt
Der Mitarbeiter hat möglicherweise eine 5-Tage-Woch, jedoch wurden für ihn versehentlich nur 4 Wochenarbeitstage aktiviert statt 5. Um die Wochenarbeitstage zu ermitteln und zu korrigieren, gehen Sie so vor, wie im Abschnitt oben auf dieser Seite beschrieben.

3) Feiertage
In dem gewählten Urlaubszeitraum liegen möglicherweise Feiertage, so dass die Anzahl Urlaubstage entsprechend geringer ausfällt. Um zu prüfen, welche Feiertage für den Mitarbeiter eingestellt sind, gehen Sie wie folgt vor:

Melden Sie sich mit einem Admin am Timebutler an und klicken links unten auf "Einstellungen > Arbeitstage". Prüfen Sie hier, welche Feiertagsregelung für den Mitarbeiter eingestellt ist. Sollte eine falsche Feiertagsregelung eingestellt sein, dann klicken Sie bei dem Mitarbeiter auf den blauen Button "Bearbeiten", ändern dann die Einstellung zu der Feiertagsregelung und klicken unten auf den blauen Button "Speichern".

Um zu ermitteln, welche Feiertage für die Feiertagsregelung gilt, melden Sie sich mit einem Admin am Timebutler an und klicken links unten auf "Einstellungen > Weitere..", dann recht auf "Feiertagsregelung". Bei der gewünschten Feiertagsregelung klicken Sie auf den blauen Button "Details".

Teilzeitmitarbeiter und Urlaubsanspruch

Sie können mit Timebutler auch die Abwesenheiten und den Urlaub von Mitarbeitern verwalten, die in Teilzeit arbeiten. Dabei beachten Sie bitte folgende Informationen:

Viele Unternehmen rechnen den Urlaubsanspruch auf Basis der Arbeitszeit um und gewähren anteilsmäßig weniger Urlaub. Wenn ein Vollzeitmitarbeiter beispielsweise im Jahr Anspruch auf 30 Tage Urlaub hat, dann gewähren viele Unternehmen ihren Teilzeitmitarbeitern mit 50% der Arbeitszeit nur 50% des Urlaubsanspruchs, also 15 Tage. Diese Umrechnung ist aber nicht notwendig und laut dem deutschen Bundesurlaubsgesetz auch falsch.

Stattdessen gilt folgender Grundsatz:
Ein Teilzeitmitarbeiter hat grundsätzlich den gleichen Urlaubsanspruch wie ein Vollzeitmitarbeiter und zur Berechnung eines anteiligen Urlaubsanspruchs ist lediglich die Anzahl der Wochenarbeitstage relevant. Die tägliche Arbeitszeit je Wochentag darf dabei nicht berücksichtigt werden, auch nicht wenn diese unregelmäßig ist.

Dazu folgende Beispiele (Annahme: ein Vollzeitmitarbeiter hat Anspruch auf 30 Urlaubstage im Jahr bei einer 5-Tage-Woche zu je 8 Stunden von Montag bis Freitag):

Fall 1) Teilzeitmitarbeiter mit 5-Tagewoche und regelmäßiger Arbeitszeit

Dieser Teilzeitmitarbeiter erhält genau wie der Vollzeitmitarbeiter ebenfalls 30 Urlaubstage im Jahr. Zwar arbeitet er nur 50% der Zeit eines Vollzeitmitarbeiters, aber mit einem Urlaubstag erhält der Teilzeitmitarbeiter auch nur halb so viel freie Zeit, so dass bei gleicher Anzahl Urlaubstage dem Teilzeitmitarbeiter gegenüber dem Vollzeitmitarbeiter kein Vorteil entsteht.

Fall 2) Teilzeitmitarbeiter mit 3-Tagewoche und regelmäßiger Arbeitszeit

Dieser Teilzeitmitarbeiter erhält 3/5 des Anspruchs eines Vollzeitmitarbeiters, da er an 3 von 5 Arbeitstage in der Woche arbeitet. Er erhält also 3 / 5 x 30 = 18 Urlaubstage. Auch in diesem Fall ist es nicht relevant, ob er an jedem der drei Tage jeweils 4 Stunden arbeitet oder 6 Stunden oder eine andere Stundenzahl. Er erhält in jedem Fall 18 Urlaubstage.

Fall 3) Teilzeitmitarbeiter mit unregelmäßiger Stundenzahl an verschiedenen Wochentagen

Wenn ein Teilzeitmitarbeiter an verschiedenen Wochentagen eine verschiedene Anzahl an Stunden arbeitet (beispielsweise Montags 8 h, Dienstags 4 h und Freitags 6 h) ist für die Berechnung des Urlaubsanspruchs nicht relevant. Auch in diesem Fall gilt das gleiche wie oben bei Fall 2: die Anzahl Wochentage, an denen der Mitarbeiter arbeitet sind die Berechnungsgrundlage für den Urlaubsanspruch, unabhängig von der Anzahl Stunden je Wochentag.

Wenn der Teilzeitmitarbeiter beispielsweise Montags 8 h arbeitet, Dienstags 4 h und Freitags 6 h, dann erhält dieser Teilzeitmitarbeiter dennoch 3 / 5 x 30 = 18 Urlaubstage, die er nach Ermessen und in Abstimmung mit dem Arbeitgeber beantragen und wahrnehmen kann. Für die Berechnung ist also nur relevant, dass er an 3 der 5 Wochenarbeitstage arbeitet - unabhängig davon, wie viele Stunden er an jedem einzelnen Tag arbeitet.

Urlaubsanspruch für Teilzeit-Mitarbeiter berechnen

Anzahl Wochenarbeitstage bei einem Vollzeitmitarbeiter

Anzahl Tage Jahresurlaub bei einem Vollzeitmitarbeiter

Berechnen

Hinweis:
Die Berechnung erfolgt gemäß deutschem Bundesurlaubsgesetz, jedoch ohne Gewähr. Aufgrund von Tarifverträgen, Vereinbarungen im Arbeitsvertrag und anderen Vorgaben können abweichende Vorgaben gelten.

Abwesenheit eintragen

Es gibt mehrere Möglichkeiten, einen neuen Abwesenheitseintrag einzugeben:

Abwesenheit über den Kalender eintragen

Mitarbeiter-Nutzer melden sich am Timebutler an und klicken links auf "Abwesenheiten > Kalenderansicht". Klicken Sie dann auf den ersten Tag, an dem der Abwesenheitseintrag starten soll und dann auf den Tag, an dem der Abwesenheitseintrag enden soll. Es erscheint ein kleines Auswahlfenster. Klicken Sie darin auf "Andere Abwesenheit". Sie gelangen zu dem Eingabeformular, in dem Sie den Abwesenheitseintrag bearbeiten und speichern können.

Vorgesetzte und Admins melden sich am Timebutler an und klicken links oben auf "Mitarbeiter > Abwesenheiten > Kalenderansicht". Klicken Sie dann in der Zeile des gewünschten Mitarbeiters auf den ersten Tag, an dem der Abwesenheitseintrag starten soll und dann auf den Tag, an dem der Abwesenheitseintrag enden soll. Es erscheint ein kleines Auswahlfenster. Klicken Sie darin auf "Andere Abwesenheit". Sie gelangen zu dem Eingabeformular, in dem Sie den Abwesenheitseintrag bearbeiten und speichern können.

Abwesenheitseintrag über das Eingabeformular eingeben

Mitarbeiter-Nutzer melden sich am Timebutler an und klicken links auf "Abwesenheiten > Abwesenheit eintragen". Sie gelangen zu dem Eingabeformular für den Abwesenheitseintrag.

Vorgesetzte und Admins melden sich am Timebutler an und klicken links oben auf "Mitarbeiter > Abwesenheiten > Abwesenheit eintragen". Sie gelangen zu dem Eingabeformular für den Abwesenheitseintrag.

Weitere Optionen

Abwesenheitseinträge können auch als Serieneintrag eingegeben werden, beispielsweis wenn Sie in den nächsten zwei Monaten jeden Dienstag und Donnerstag Homeoffice planen.

Für Admins steht die Möglichkeit bereit, einen Abwesenheitseintrag für alle oder eine Vielzahl an Mitarbeitern als Massenantrag einzugeben.

Es gibt auch die Möglichkeit, Abwesenheiten per Massenimport zu importieren. Das ist insbesondere zu Beginn beim Umstieg auf Timebutler von Vorteil.

Abwesenheit bearbeiten

Für das Bearbeiten von Abwesenheitseinträgen gilt das gleiche wie beim Bearbeiten von Urlaubsanträgen:

Abwesenheitseinträge im Status "Genehmigt" oder "Bearbeitung abgeschlossen" können nachträglich nicht geändert werden, damit Anträge nicht nachträglich manipuliert werden können und aus Gründen der Revisionssicherheit. Einträge im Status "In Bearbeitung" können hingegen jederzeit geändert werden.

Um einen genehmigten Urlaubsantrag zu ändern ist es also erforderlich, den Abwesenheitseintrag zu löschen und einen neuen Abwesenheitseintrag einzugeben.

Mitarbeiter-Nutzer können den Abwesenheitseintrag nicht selbständig löschen. Stattdessen wird eine Storno-Anfrage-Email an den Vorgesetzten verschickt. Der Vorgesetzte kann den Storno-Antrag genehmigen und dann wird der Abwesenheitseintrag gelöscht und der Mitarbeiter informiert. Der Mitarbeiter kann nun den neuen Abwesenheitseintrag eingeben.

Vorgesetzte und Admins können Abwesenheitseinträge löschen und anschließend einen neuen Abwesenheitseintrag eingeben.

Für Admins gibt es eine Komfortfunktion:
Wenn beispielsweise ein Mitarbeiter einen 2-wöchigen Urlaub eingetragen hat und in der letzten Woche erkrankt, dann gibt der Admin nur de 1-wöchigen Krankheitseintrag ein. Timebutler erkennt, dass sich der Krankheitseintrag mit dem Urlaubsantrag überschneidet und bietet an, den bestehenden Urlaubsantrag automatisch zu kürzen.

Admins müssen geben also lediglich den neuen Eintrag ein und bestehende Einträge werden automatisch gekürzt, in zwei Teile aufgeteilt oder gelöscht, je nachdem in welcher Art der neue Eintrag den bestehenden Eintrag überdeckt.

Bearbeiten und Löschen von Abwesenheitseinträgen erlauben

Ein Admin kann für jeden Abwesenheitstyp (Schulung, Homeoffice, usw.) einstellen, wann der Nutzer diesen bearbeiten oder löschen darf. Der Admin kann also erlauben, dass der Mitarbeiter beispielsweise Homeoffice immer selbständig bearbeiten, ändern und löschen darf, ohne Storno-Antrag an den Vorgesetzten. Lesen Sie hier, wie Sie die Bearbeitungs- und Löschrechte für Abwesenheiten ändern.

Abwesenheit löschen

Um einen bestehenden Abwesenheitseintrag zu löschen, gehen Sie wie folgt vor:

Abwesenheit löschen, Mitarbeiter-Nutzer

Mitarbeiter-Nutzer können den Abwesenheitseintrag nicht selbständig löschen. Stattdessen wird eine Storno-Anfrage-Email an den Vorgesetzten verschickt. Der Vorgesetzte kann den Storno-Antrag genehmigen und dann wird der Abwesenheitseintrag gelöscht und der Mitarbeiter per Email informiert.

Um die Storno-Anfrage zu erstellen, meldet sich der Mitarbeiter-Nutzer am Timebutler an und klickt links auf "Abwesenheiten > Listenansicht", dann bei dem gewünschten Abwesenheitseintrag auf das rote Symbol mit dem Papierkorb. Alternativ kann der Mitarbeiter die Kalenderansicht per Klick links auf "Abwesenheiten > Kalenderansicht" aufrufen, dann auf den gewünschten Abwesenheitseintrag im Kalender klicken und dann auf der Seite auf den roten Button "Löschen".

Abwesenheit löschen, Vorgesetzte und Admins

Vorgesetzte und Admins melden sich am Timebutler an und klicken links oben auf "Mitarbeiter > Abwesenheiten > Listenansicht", dann bei dem gewünschten Abwesenheitseintrag auf das rote Symbol mit dem Papierkorb. Die Ansicht kann per Klick auf den grünen "Filter-Button" rechts oben auf der Seite gefiltert werden, um den gewünschten Eintrag schneller zu finden.

Alternativ kann der Vorgesetzte oder Admin die Kalenderansicht per Klick links oben auf "Mitarbeiter > Abwesenheiten > Kalenderansicht" aufrufen, dann auf den gewünschten Abwesenheitseintrag im Kalender klicken und dann auf der Seite auf den roten Button "Löschen".

Serieneinträge löschen

Lesen sie hier, wie Sie Serieneinträge löschen

Bearbeiten und Löschen von Abwesenheitseinträgen erlauben

Abwesenheitsantrag genehmigen

Ein Admin kann für jeden Abwesenheitstyp (Urlaub, Homeoffice, Dienstreise, ...) einstellen, ob dieser genehmigungspflichtig sein soll oder nicht.

Wenn ein Mitarbeiter einen genehmigungspflichtigen Abwesenheitseintrag eingibt, dann startet Timebutler den Genehmigungsworkflow und benachrichtigt den / die Vorgesetzte(n). Die Genehmigung des Abwesenheitseintrages erfolgt genau wie bei der Genehmigung eines Urlaubsantrages. Lesen Sie hier, wie Urlaub genehmigt wird.

Abwesenheitseinträge Serieneinträge

Für Urlaub und sonstige Abwesenheiten kann ein Serieneintrag eingegeben werden. Wenn Sie beispielsweise in den nächsten zwei Monaten jeden Dienstag und Donnerstag Homeoffice planen, dann ist es nicht erforderlich 16 einzelne Homeoffice-Einträge einzugeben, sondern es kann ein Serieneintrag eingegeben werden.

Serieneintrag erstellen

Um einen Serieneintrag für eine Abwesenheit einzugeben, melden Sie sich am Timebutler an und rufen die Eingabemaske für einen neun Abwesenheitseintrag auf (lesen Sie hier, wie Sie zur Eingabemaske für die Eingabe eines Abwesenheitseintrages gelangen. In der Eingabemaske aktivieren Sie die Option "Serieneintrag erstellen". Es werden nun weitere Optionen für das Erstellen des Serieneintrages eingeblendet.

Serieneinträge löschen

Masseneinträge

Sie können mit wenigen Mausklicks Abwesenheitseinträge für eine Vielzahl an Mitarbeitern eingeben und dabei beispielsweise eine Dienstreise für mehrere oder alle Mitarbeiter erstellen.

Die Masseneintragung für Abwesenheitseinträge erfolgt auf die gleiche Weise wie die Masseneintragung für Urlaub. Lesen Sie hier, wie Sie Masseneinträge eingeben.

Abwesenheiten Massenimport

Sie können eine Vielzahl an Urlaubsanträgen und Abwesenheitseinträgen per Excel-Datei-Upload importieren. Gerade zu Beginn bei der Einrichtung von Timebutler haben Sie damit eine bequeme Möglichkeit, Dutzende oder Hunderte Urlaubsanträge und sonstige Abwesenheitseinträge zu importieren.

Massenimport durchführen

Melden Sie sich dazu als Admin am Timebutler an und klicken links unten auf "Einstellungen > Weitere..", dann rechts auf "Abwesenheitseinträge Massenimport".

Im ersten Schritt können Sie nun die Excel-Datei herunterladen. Darin finden Se alle Spalten, die für die Angaben der Abwesenheiten notwendig sind. Füllen Sie die Excel-Datei aus oder exportieren Sie die Daten aus einem Drittsystem und fügen sie diese in der Excel-Datei ein.

Im zweiten Schritt laden Sie dann die ausgefüllte Excel-Datei hoch und importieren damit mit einem Mausklick eine Vielzahl an Abwesenheitseinträgen.

Wenn Sie mehr Abwesenheitseinträge importieren möchten, als es Zeilen in der Excel-Datei gibt, dann laden Sie die Excel-Datei einfach mehrmals herunter, befüllen diese mehrmals und laden Sie diese mehrmals hoch.

Massenimport rückgängig machen

Lesen Sie hier, wie Sie den Massenimport der Abwesenheiten wieder rückgängig machen.

Kalender Jahresansicht

In der Kalenderansicht über die Abwesenheiten werden auch die Urlaubsanträge angezeigt. Jeder Urlaubsantrag und Abwesenheitseintrag ist mit einem farblichen Balken leicht erkennbar.

Jahreskalender: Mitarbeiter-Nutzer

Mitarbeiter-Nutzer melden sich am Timebutler an und klicken links auf "Abwesenheiten > Kalenderansicht".

Jahreskalender: Vorgesetzte und Admins

Jahreskalender eines Mitarbeiters aufrufen
Der Vorgesetzte oder Admin meldet sich am Timebutler an und klickt links oben auf "Mitarbeiter > Mitarbeiter > Jahresübersicht", anschließend auf den Namen des gewünschten Mitarbeiters.

Eigenen Kalender aufrufen
Der Vorgesetzte oder Admin meldet sich am Timebutler an und klickt links auf "Eigen Daten > Abwesenheiten > Kalenderansicht"

Jahreskalender über mehrere Mitarbeiter
Eine Jahresansicht über mehrere Mitarbeiter gibt es absichtlich nicht, da so viele Informationen auf einem Bildschirm nicht sinnvoll dargestellt werden können.

Kalenderansicht über mehrere Mitarbeiter

im Timebutler werden in der Kalenderansicht sowohl die Abwesenheiten als auch die Urlaubsanträge angezeigt.

Lesen Sie hier, wie Sie die Kalenderansicht für die Abwesenheiten und Urlaub aufrufen.

Gruppierung nach Abteilung

In der Kalenderansicht über die Kollegen (Mitarbeiter-Nutzer) oder das eigene Team (Vorgesetzte und Admins) werden die Mitarbeiter alphabetisch sortiert angezeigt.

Es kann aber auch eine Gruppierung nach Abteilung aktivieren. Dann werden die Mitarbeiter nach Abteilung gruppiert angezeigt und innerhalb einer Abteilung werden die Mitarbeiter alphabetisch sortiert angezeigt.

Um die Gruppierung zu aktivieren, rufen Sie eine Kalenderansicht über mehrere Nutzer auf und klicken rechts oben auf den grünen Button "Filter anzeigen". Ändern Sie die Option "Gruppierung" und klicken auf den Button "Filter anwenden".

Geburtstage und Jubiläen im Kalender

Für jeden Mitarbeiter kann das Geburtsdatum im Timebutler hinterlegt werden sowie das Eintrittsdatum im Unternehmen. Anhand des Eintrittsdatums berechnet Timebutler die Firmenjubiläen des Mitarbeiters.

Lesen Sie hier alle Informationen zur Anzeige von Geburtstagen und Firmenjubiläen.

Vertretungen im Kalender

Im Kalender wird auch angezeigt, wenn ein Mitarbeiter als Vertreter für einen Kollegen ausgewählt wurde.

Die Vertretung wird mit einem blauen Kasten in der linken oberen Ecke des jeweiligen Tages im Kalender angezeigt. Unterhalb des Kalenders findet sich auch immer ein Legende, in der die Bedeutung der Markierungen und Farben erläutert sind.

Wenn Sie mit der Maus über einen Eintrag oder die Vertretung im Kalender fahren, dann erscheint ein kleines Fenster mit zusätzlichen Informationen zu dem Eintrag und der Vertretung.

Schulferien im Kalender anzeigen

Jeder Nutzer kann die Anzeige der Schulferien im Kalender aktivieren und hat dabei die Wahl zwischen verschiedenen Schulferien.

Um die Schulferien anzuzeigen, rufen Sie eine Kalenderansicht auf und klicken im Kalender links oben auf den Link "Schulferien: Auswählen".

Um zur Kalenderansicht zu gelangen, klicken Mitarbeiter-Nutzer links auf "Abwesenheiten > Kalenderansicht". Vorgesetzte und Admins klicken links auf "MItarbeiter > Abwesenheiten > Kalenderansicht".

Überblick über alle Abwesenheitstypen

Sie können mit Timebutler beliebige Abwesenheitstypen verwalten.

Nach der Anmeldung sind die gängigen Abwesenheitstypen wie Urlaub, Krankheit, Schulung, Dienstreise und weitere bereitgestellt. Sie können die Liste der Abwesenheitstypen, die Ihre Mitarbeiter eingeben und verwalten dürfen, nach Belieben ergänzen oder ändern.

Einstellungen zu den Abwesenheitstypen

Für jeden Abwesenheitstyp können umfangreiche Einstellungsmöglichkeiten vorgenommen werden wie beispielsweise

Abwesenheitstyp genehmigungspflichtig
Kürzel und Farbe im Kalender
Jahrsobergrenze für jeden Mitarbeiter
Vertrterauswahl Pflicht
Maskieren für Mitarbeiter
Eingabe-, Bearbeitungs- und Löschrechte für verschiedene Nutzer
und weitere..

Abwesenheitstypen einsehen

Sie können die Liste der Abwesenheitstypen und die zugehörigen Einstellungen einsehen, indem Sie sich als Admin am Timebutler anmelden, dann links unten auf "Einstellungen > Weitere.." klicken, dann rechts auf "Abwesenheitstypen".

Neuen Abwesenheitstyp erstellen oder bearbeiten

Neuen Abwesenheitstyp erstellen

Melden Sie sich als Admin am Timebutler an, klicken links unten auf "Einstellungen > Weitere.." und dann rechts auf "Abwesenheitstypen". Klicken Sie auf den Button "Neuen Abwesenheitstyp erstellen". Sie können nun den Namen eintragen und viele verschieden Einstellungsmöglichkeiten vornehmen.

Sobald der Abwesenheitstyp erstellt ist, können Sie Abwesenheitseinträge für die Mitarbeiter eingeben.

Bestehenden Abwesenheitstyp bearbeiten

Melden Sie sich als Admin am Timebutler an, klicken links unten auf "Einstellungen > Weitere.." und dann rechts auf "Abwesenheitstypen". Sie sehen in der Übersicht die Einstellungen für jeden Abwesenheitstyp. Um einen Abwesenheitstyp zu bearbeiten, klicken Sie in der Zeile des gewünschten Abwesenheitstyps auf den grünen Button mit dem Bleistift (=Bearbeiten). Sie können nun Änderungen an den Einstellungen vornehmen und die Änderungen speichern.

Abwesenheitstyp löschen

Lesen Sie im folgenden Kapitel, wie Sie einen Abwesenheitstyp löschen.

Abwesenheitstyp löschen

Wenn Sie einen Abwesenheitstyp nicht mehr benötigen oder den Mitarbeitern die Eingabe neuer Abwesenheitseinträge von diesem Abwesenheitstyp nicht mehr erlauben möchten, dann können Sie den Abwesenheitstyp wie folgt löschen bzw. deaktivieren:

Abwesenheitstyp löschen

Melden Sie sich als Admin am Timebutler an, klicken links unten auf "Einstellungen > Weitere.." und dann rechts auf "Abwesenheitstypen". Bei dem gewünschten Abwesenheitstyp klicken Sie auf den roten Button mit dem Papierkorb. Es startet ein Countdown - klicken Sie während des Countdowns nochmal auf das rote Symbol mit dem Papierkorb, um zu bestätigen, dass Sie den Abwesenheitstyp tatsächlich löschen möchten.

Löschen nicht möglich

Wenn das Symbol mit dem Papierkorb nicht rot, sondern ausgegraut ist, dann können Sie den Abwesenheitstyp nicht löschen. Dafür kann es zwei Gründe geben:

1) Es wurden bereits Abwesenheitseinträge von dem Abwesenheitstyp eingegeben
Wenn bereits Abwesenheitseinträge von dem Abwesenheitstyp eingegeben wurden, dann kann der Abwesenheitstyp absichtlich nicht gelöscht werden. Wenn das möglich wäre, dann gäbe es Abwesenheitseinträge ohne Namen, die nicht mehr sinnvoll angezeigt werden können.

Auch wenn alle Abwesenheitseinträge von dem Abwesenheitstyp gelöscht wurden, kann der Abwesenheitstyp nicht gelöscht werden: die gelöschten Abwesenheitseinträge werden protokolliert und können jederzeit heruntergeladen werden. Deswegen ist es für die gelöschten Abwesenheitseinträge notwendig, den Abwesenheitstyp beizubehalten.

In diesem Fall können Sie den Abwesenheitstyp stattdessen einfach deaktivieren, was einem Löschen fast gleichkommt. Weiter unten auf dieser Seite finden Sie die Anleitung zum Deaktivieren von Abwesenheitstypen.

2) Es handelt sich um einen Timebutler-internen Abwesenheitstyp
Manche Abwesenheitstypen werden von Timbutler gesondert behandelt und dürfen deswegen nicht gelöscht werden, beispielsweise Urlaub, Krankheit, Überstunden und Überstundenabbau. Die Einschränkung gilt auch aus dem Grund, damit Sie zu einem späteren Zeitpunkt die Abwesenheitstypen wieder aktivieren und nutzen können.

Auch in diesem Fall können Sie den Abwesenheitstyp stattdessen einfach deaktivieren, was einem Löschen fast gleichkommt.

Deaktivieren, wenn Löschen nicht möglich

Wenn das Löschen eines Abwesenheitstyps nicht möglich ist, dann können Sie den Abwesenheitstyp stattdessen einfach deaktivieren. Damit kann kein Mitarbeiter mehr Abwesenheiten von diesem Abwesenheitstyp eingeben. Bestehende Abwesenheitseinträge von diesem Typ können aber weiterhin korrekt angezeigt werden.

Um einen Abwesenheitstyp zu deaktivieren, melden Sie sich als Admin am Timebutler an, klicken links unten auf "Einstellungen > Weitere.." und dann rechts auf "Abwesenheitstypen". Bei dem gewünschten Abwesenheitstyp klicken Sie auf den grünen Button mit dem Bleistift (=Bearbeiten). Bei der Option "Neue Einträge" entfernen Sie das Häkchen bei "Aktiv, neue Einträge erlaubt" und speichern die Änderung per Klick unten auf den blauen Button "Speichern".

Zusatzfelder erstellen

Für jeden Abwesenheitstyp können beliebige Zusatzfelder eingestellt werden.

So können Sie beispielsweise bei der Eingabe von Dienstreisen festlegen, dass zusätzlich auch der Zielort (Texteingabe), der Reisegrund (mehrzeilige Texteingabe) und die zurückgelegte Distanz (Ganzzahl) eingetragen werden können.

Damit können Sie bei der Erfassung der Abwesenheitseinträge beliebig Zusatzdaten abfragen und diese später auswerten.

Wenn ein Mitarbeiter dann einen neuen Dienstreise-Antrag eingibt, bekommt er im Eingabeformular die von Ihnen eingestellten Zusatzfelder angezeigt und kann die Angaben eintragen:

Zusatzfelder bearbeiten oder löschen

Zusatzfelder hinzufügen oder bearbeiten

Melden Sie sich als Admin am Timebutler an und klicken links unten auf "Einstellungen > Weitere..", dann rechts auf "Zusatzfelder für die Abwesenheitstypen". Bei dem gewünschten Abwesenheitstyp klicken Sie auf den Button "Zusatzfelder bearbeiten". Hier können Sie nun beliebige Zusatzfelder hinzufügen oder ändern.

Zusatzfelder löschen

Wie beim Hinzufügen oder Bearbeiten der Zusatzfelder melden Sie sich als Admin am Timebutler an und klicken links unten auf "Einstellungen > Weitere..", dann rechts auf "Zusatzfelder für die Abwesenheitstypen". Bei dem gewünschten Abwesenheitstyp klicken Sie auf den Button "Zusatzfelder bearbeiten". Bei dem zu löschenden Zusatzfeld klicken Sie auf den roten Button mit dem Papierkorb.

Wenn es bereits Abwesenheitseinträge mit Daten für das Zusatzfeld gibt, ist das Löschen nicht möglich: damit die Daten weiterhin korrekt zugeordnet werden können, darf das Zusatzfeld nicht gelöscht werden.

Anzeige und Auswertung von Zusatzfeldern

Die Eingaben der Mitarbeiter zu den Zusatzfeldern werden an folgenden Stellen ausgegeben:

Anzeige in der Kalenderansicht

Wenn Sie in der Kalenderansicht mit der Maus über einen Abwesenheitseintrag fahren, erscheint ein kleines Fenster mit weiteren Informationen zu dem Eintrag. Hier werden auch die Angaben zu den Zusatzfeldern ausgegeben.

Hinweis: die Zusatzfelder werden in der Kalenderansicht nur angezeigt, wenn Sie in den Globalen Einstellungen die Option "Zusatzfelder in der Kalenderansicht anzeigen" aktiviert haben.

Anzeige in der Detailansicht

In der Detailansicht zu dem Abwesenheitseintrag werden die Angaben zu den Zusatzfeldern angezeigt.

Im Kapitel zur Bearbeitungshistorie, die in der Detailansicht angezeigt wird, erfahren Sie, wie Sie die Detailansicht zu einem Abwesenheitseintrag aufrufen können.

In der Email an den Vorgesetzten

Bei einem genehmigungspflichtigen Abwesenheitseintrag sendet Timebutler ein Benachrichtigung an den Vorgesetzten zur Genehmigung/Ablehnung des Abwesenheitseintrages. Da die Angaben in den Zusatzfeldern oftmals zur Entscheidung für die Genehmigung des Abwesenheitseintrages benötigt werden, sind die Angaben zu den Zusatzfeldern in der Benachrichtigungs-Email an den Vorgesetzten ebenfalls aufgeführt.

Auswertung und Download

Wenn Sie die Liste der Abwesenheitseinträge als Excel-Datei herunterladen oder über das Downloadcenter die Abwesenheitseinträge herunterladen, dann ist in der Excel-Datei für jedes Zusatzfeld eine zusätzliche Spalte angegeben, in der die Angaben der Mitarbeiter eingetragen sind.

Die Liste der Abwesenheitseinträge als Excel-Datei herunterladen, indem Sie sich als Admin oder Vorgesetzter am Timebutler anmelden, dann links oben auf "Mitarbeiter > Abwesenheiten > Listenansicht" klicken. Auf der Seite klicken Sie auf den Button "Herunterladen".

Attest-Status bei Krankheitseinträgen

Bei jedem Krankheitseintrag kann die Attest-Information bearbeitet werden. Damit wird markiert, ob für den Krankheitseintrag das ärztliche Attest beim Arbeitgeber eingegangen ist und archiviert wurde, oder ob dieses noch fehlt.

Bearbeiten des Attest-Status durch Admins

Admin-Nutzer können den Attest-Status bei jedem Krankheitseintrag ändern. Dazu meldet sich der Admin am Timebutler an, klickt links oben auf "Mitarbeiter > Abwesenheiten > Krankmeldungen" und anschließend bei dem gewünschten Eintrag auf das blaue Symbol mit der Lupe (=Detailansicht). Hier kann die Information zum Attest bei der Option "Attest eingereicht?" geändert werden.

Alternativ gelangt der Admin auch über die Kalenderansicht zur Detailansicht des Krankheitseintrags. Im Kalender klickt er dazu einfach auf den Krankheitseintrag.

Bearbeiten des Attest-Status durch Vorgesetzte

Ein Admin kann festlegen, ob auch Vorgesetzte den Attest-Status bearbeiten dürfen: melden Sie sich mit einem Admin Nutzer am Timebutler an, klicken links unten auf "Einstellungen > Weitere..", dann rechts auf "Globale Einstellungen". Prüfen/ändern Sie hier die Option "Vorgesetzte dürfen Attest-Informationen bearbeiten". In diesem Zusammenhang prüfen Sie auch die Option "Anzeige der Attest-Information bei Krankheit"

Der Vorgesetzte kann den Attest-Status dann auf die gleich Weise bearbeiten, wie ein Admin, siehe oben.

Bearbeiten des Attest-Status durch Mitarbeiter-Nutzer

Die Attest-Information bedeutet nicht, ob der Mitarbeiter ein ärztliches Attest vorliegen hat, sondern ob das ärztliche Attest beim Arbeitgeber eingegangen ist. Aus diesem Grund kann ein Nutzer mit Mitarbeiter-Rechten die Attest-Information nicht bearbeiten, sondern nur Admins oder Vorgesetzte.

Erinnerung an fehlendes Attest versenden

Sie können über Timebutler bequem Erinnerungs-Emails an die Mitarbeiter von Krankheitseinträgen versenden lassen, bei denen das ärztliche Attest fehlt.

Melden Sie sich dazu als Admin oder Vorgesetzter am Timebutler an und klicken links oben auf "Mitarbeiter > Abwesenheiten > Krankmeldungen" (oder alternativ auf "Mitarbeiter > Abwesenheiten > Listenansicht"). Bei jedem Krankheitseintrag ohne Attest wird ein Button "Attest-Erinnerung senden" angezeigt. Mit einem Klick auf den Button sendet Timebutler im Hintergrund eine Email an den betroffenen Mitarbeiter mit der Aufforderung, das ärztliche Attest nachzureichen.

Timebutler speichert für die Dauer der Sitzung, welche Mitarbeiter die Attest-Erinnerung erhalten haben. Wenn Sie nach dem Versand von Erinnerungs-Emails die Listenansicht erneut aufrufen, dann wird der Erinnerungs-Button bei den entsprechenden Krankheitseinträgen nicht mehr angezeigt. Wenn Sie sich von Ihrem Timebutler Nutzerkonto abmelden und wieder anmelden, dann werden alle Erinnerungs-Buttons wieder angezeigt.

Ärztliches Attest hochladen

Das ärztliche Attest bei Krankheit, das der Mitarbeiter dem Arbeitgeber zusendet, sollte in jedem Fall aufbewahrt werden. Es ist im Timebutler absichtlich nicht möglich, eine digitale Kopie, beispielsweise einen Scan des Attests, hochzuladen.

Das Erstellen einer Kopie und Hochladen im Timebutler ist nicht mit der Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) in Einklang zu bringen. Die DS-GVO untersagt ausdrücklich die Verarbeitung von Krankheitsdaten (Artikel 9) und erlaubt nur wenige Ausnahmen. Wenn eine digitale Kopie eines ärztlichen Attests in einer Fehlzeitensoftware hochgeladen wird, ungeachtet dessen das Original in jedem Fall aufbewahrt werden muss, dann handelt es sich um eine Bequemlichkeitsfunktion und somit nicht um einen berechtigten Ausnahmefall gemäß der DS-GVO.

Um die Timebutler-Nutzer vor unwissentlicher Verletzung der datenschutzrechtlichen Vorgaben zu schützen, kann absichtlich keine digitale Kopie des Attests hochgeladen werden.

Sichtrechte auf Krankheitseinträge einschränken

Ein Admin kann die Sichtrechte auf Krankheitseinträge einschränken, insbesondere für Mitarbeiter Nutzer. Sie haben folgende Möglichkeiten:

Fremde Krankheitseinträge für Mitarbeiter-Nutzer vollständig ausblenden

Ein Admin kann einstellen dass Mitarbeiter-Nutzer fremde Krankheiten nicht angezeigt bekommen. Melden Sie sich mit einem Admin Nutzer am Timebutler an, klicken links unten auf "Einstellungen > Weitere..", dann rechts auf "Globale Einstellungen". Prüfen/ändern Sie hier die Option "Mitarbeiter sehen Krankheitseintragungen der Kollegen".

Fremde Krankheitseinträge für Mitarbeiter-Nutzer maskieren

Ein Admin kann einstellen dass Mitarbeiter-Nutzer fremde Krankheiten zwar im Kalender angezeigt bekommen, im Kalender jedoch nur ein neutrales "Abwesend" angezeigt wird ohne Hinweis auf den Abwesenheitstyp. Der Vorteil dieser Maskierung gegenüber dem Ausblenden von Krankheitseinträge ist, dass der Mitarbeiter-Nutzer über die Abwesenheit der Kollegen informiert ist.

Die Maskierung kann für jeden Abwesenheitstyp individuell aktiviert werden. Lesen Sie hier, wie Sie die Maskierung aktivieren.

Sichtrechte auf Krankheitseinträge für Vorgesetzte

Vorgesetzte sehen immer die Krankheitseinträge der Mitarbeiter, auf die sie Sichtrechte haben, da sie weisungsbefugt sind und die Informationen zur betrieblichen Steuerung und Planung benötigen, sowie als Entscheidungsgrundlage zur Genehmigung von Urlaubsanträgen und genehmigungspflichtigen Abwesenheitseinträgen.

Eigene Krankheitseinträge

Jeder Nutzer hat immer volle Sichtrechte auf die Einträge, die für ihn selbst gelten so auch für die eigenen Krankheitseinträge.

Genehmigungspflicht bei Abwesenheiten

Sie können für nahezu jeden Abwesenheitstyp (Schulung, Homeoffice, Dienstreise, ...) festlegen, ob dieser genehmigungspflichtig sein soll oder nicht. Das ist auch für Urlaub möglich.

Melden Sie sich als Admin am Timebutler an und klicken links unten auf "Einstellungen > Weitere..", dann rechts auf "Abwesenheitstypen". In der Spalte "Genehmigungspflichtig" sehen Sie, welche Abwesenheitstypen genehmigungspflichtig sind und welche nicht.

Um die Einstellung zu ändern, klicken Sie in der Zeile des Abwesenheitstyps links auf den grünen Button mit dem Bleistift (=Bearbeiten). Ändern Sie die Einstellung "Genehmigung" und klicken dann unten auf den Button "Speichern".

Die Änderung ist ab sofort für neue Einträge gültig. Die bereits bestehenden Einträge, sind weiterhin genehmigungspflichtig/nicht genehmigungspflichtig, so wie es zum Zeitpunkt der Eingabe des Abwesenheitseintrages eingestellt war.

Vertreterauswahl Pflicht

Sie können für jeden Abwesenheitstyp (Schulung, Homeoffice, Dienstreise, ...) festlegen, ob bei Eingabe der Abwesenheit ein Vertreter ausgewählt werden muss oder nicht.

Vertreter Auswahlpflicht einstellen

Melden Sie sich als Admin am Timebutler an und klicken links unten auf "Einstellungen > Weitere..", dann rechts auf "Abwesenheitstypen". In der Spalte "Vertreterauswahl Pflicht" sehen Sie, bei welchen Abwesenheitstypen ein Vertreter ausgewählt werden muss.

Um die Einstellung zu ändern, klicken Sie in der Zeile des Abwesenheitstyps links auf den grünen Button mit dem Bleistift (=Bearbeiten). Ändern Sie die Einstellung "Vertreterauswahl Pflicht" und klicken dann unten auf den Button "Speichern".

Die Änderung ist ab sofort für neue Einträge gültig.

Auswahlpflicht je nach Mitarbeiter unterschiedlich

Die Einstellung gilt für alle Mitarbeiter gleichermaßen. Es ist nicht möglich, die Pflicht zur Vertreterauswahl für bestimmte Mitarbeiter zu aktivieren und für andere zu deaktivieren. Wenn bestimmte Vorgesetzte oder Mitarbeiter keinen Vertreter auswählen müssen, dann haben Sie folgende Alternativen:

Der Vorgesetzte/Mitarbeiter wählt dennoch einen Vertreter. Es ist auch für die Mitarbeiter des Vorgesetzten von Vorteil, wenn diese wissen, an wen sie sich während des Urlaubs / der Abwesenheit des Vorgesetzten wenden können.
Sie können ein neues Nutzerkonto mit dem Namen "Dummy Vertreter" (und der Auswahl "Mitarbeiter ohne Email-Adresse") erstellen. Der Vorgesetzte/Mitarbeiter kann dann als Vertreter den Kollegen "Dummy Vertreter" auswählen.

Jahresobergrenze

Sie können für nahezu jeden Abwesenheitstyp (Schulung, Homeoffice, Dienstreise, ...) festlegen, dass jeder Mitarbeiter je Kalenderjahr maximal eine bestimmte Anzahl Tage nehmen darf.

Melden Sie sich als Admin am Timebutler an und klicken links unten auf "Einstellungen > Weitere..", dann rechts auf "Abwesenheitstypen". In der Spalte "Vertreterauswahl Pflicht" sehen Sie, bei welchen Abwesenheitstypen ein Vertreter ausgewählt werden muss.

Um die Einstellung zu ändern, klicken Sie in der Zeile des Abwesenheitstyps links auf den grünen Button mit dem Bleistift (=Bearbeiten). Ändern Sie die Einstellung "Vertreterauswahl Pflicht" und klicken dann unten auf den Button "Speichern".

Die Änderung ist ab sofort für neue Einträge gültig.

Maskierung von Abwesenheiten

Abwesenheiten bei Mitarbeiter-Nutzern maskieren

Ein Admin kann einstellen, dass Mitarbeiter-Nutzer fremde Abwesenheitseinträge zwar im Kalender angezeigt bekommen, im Kalender jedoch nur ein neutrales "Abwesend" angezeigt wird ohne Hinweis auf den Abwesenheitstyp.

Sie können also beispielsweise einstellen, dass Mitarbeiter-Nutzer fremde Abwesenheiten vom Typ Urlaub, Homeoffice und Dienstreise immer vollständig sehen, Abwesenheiten vom Typ Krankheit, Dienstreise und Unbezahlter Urlaub hingegen nur maskiert angezeigt werden sollen.

Die Maskierung kann für jeden Abwesenheitstyp individuell aktiviert werden, wie folgt:

Melden Sie sich als Admin am Timebutler an und klicken links unten auf "Einstellungen > Weitere..", dann rechts auf "Abwesenheitstypen". In der Spalte "Maskieren für Mitarbeiter" sehen Sie, welche Abwesenheitstypen maskiert werden und welche nicht.

Um die Einstellung zu ändern, klicken Sie in der Zeile des Abwesenheitstyps links auf den grünen Button mit dem Bleistift (=Bearbeiten). Ändern Sie die Einstellung "Maskieren für Mitarbeiter" und klicken dann unten auf den Button "Speichern".

Abwesenheiten bei Vorgesetzten und Admins maskieren

Die Maskierung wird nur angewendet, wenn ein Mitarbeiter-Nutzer am Timebutler angemeldet ist. Für Vorgesetzte und Admins wird die Maskierung nicht angewendet, da diese weisungsbefugt sind und die vollständigen Informationen über die Abwesenheiten zur betrieblichen Steuerung und Planung benötigen, sowie als Entscheidungsgrundlage zur Genehmigung von Urlaubsanträgen und genehmigungspflichtigen Abwesenheitseinträgen.

Bearbeitungshistorie der Abwesenheitseinträge

In der Detailansicht zu einem Urlaubsantrag oder Abwesenheitseintrag wird unter "Bearbeitungshistorie" angezeigt, welcher Nutzer den Eintrag zu welchem Zeitpunkt eingegeben, geändert, genehmigt, abgelehnt, usw. hat.

Die Detailansicht zu einem Urlaubsantrag oder Abwesenheitseintrag können Sie wie folgt aufrufen:

Über den Kalender

Mitarbeiter-Nutzer
Melden Sie sich an Ihrem Nutzerkonto im Timebutler an und klicken links auf "Abwesenheiten > Kalenderansicht". Im Kalender klicken Sie nun auf den gewünschten Eintrag, um zu der Detailansicht zu gelangen.

Vorgesetzter und Admin
Melden Sie sich an Ihrem Nutzerkonto im Timebutler an und klicken links oben auf "Mitarbeiter > Abwesenheiten > Kalenderansicht". Im Kalender klicken Sie nun auf den gewünschten Eintrag, um zu der Detailansicht zu gelangen.

Über die Listenansicht

Mitarbeiter-Nutzer
Melden Sie sich an Ihrem Nutzerkonto im Timebutler an und klicken links auf "Abwesenheiten > Listenansicht". Klicken Sie bei dem gewünschten Eintrag auf das blaue Symbol mit der Lupe, um zu der Detailansicht zu gelangen.

Vorgesetzter und Admin
Melden Sie sich an Ihrem Nutzerkonto im Timebutler an und klicken links oben auf "Mitarbeiter > Abwesenheiten > Listenansicht". Klicken Sie bei dem gewünschten Eintrag auf das blaue Symbol mit der Lupe, um zu der Detailansicht zu gelangen. Sie können die Ansicht auch zuvor über den grünen Filterbutton rechts oben auf der Seite filtern, um den gewünschten Eintrag besser finden zu können.

Sonderfall gelöschte Einträge

Gelöschte Einträge werden in der Kalender- und Listenansicht nicht angezeigt. Timebutler führt aber auch Protokoll über die gelöschten Urlaubs- und Abwesenheitseinträge und zeichnet auf, wer den Eintrag zu welchem Zeitpunkt gelöscht hat.

Lesen Sie hier, wie Sie gelöschte Einträge einsehen.

Features der Zeiterfassung

Zeiterfassung oder Überstundenfeature

Es gibt im Timebutler das Zeiterfassungsfeature und das Überstundenfeature. Beim Zeiterfassungsfeature geben die Mitarbeiter die gesamte Arbeitszeit mit Pausen ein und Timebutler berechnet die Arbeitszeit auf durch Vergleich Soll- und Ist-Zeiten. Beim Überstundenfeature geben die Mitarbeiter hingegen nicht die gesamte Arbeitszeit ein, sondern nur Überstunden (und Überstundenabbau), und Timebutler berechnet daraus das Überstundenkonto.

Da die Überstunden in den zwei Features unterschiedlich ermittelt werden (Berechnung bzw. direkte Eingabe) ist es nicht möglich, sowohl das Zeiterfassungsfeature als auch Überstundenfeature gleichzeitig zu aktivieren.

Wenn Sie das Zeiterfassungsfeature aktivieren, dann wird das Überstundenfeature automatisch deaktiviert und umgekehrt.

Es ist auch nicht möglich, für einzelne/manche Nutzer das Zeiterfassungsfeature zu aktivieren und für andere Nutzer das Überstundenfeature. Das wäre verwirrend, da verschiedene Ansichten für das Arbeitszeitkonto und das Überstundenkonto angezeigt werden müssten und manche Mitarbeiter in der einen Ansicht, andere in der anderen Ansicht aufgeführt werden würden.

Sie müssen sich also für eines der beiden Features entscheiden, Zeiterfassung oder Überstunden. Dieses gilt dann für alle Mitarbeiter und kann nicht unterschiedlich eingestellt werden, aus den genannten Gründen.

Um das Zeiterfassungsfeature zu aktivieren:

Melden Sie sich als Admin am Timebutler an und klicken links unten auf "Einstellungen > Weitere..", dann rechts auf "Zeiterfassung" und aktivieren hier die Zeiterfassung.

Um das Überstundenfeature zu aktivieren:

Melden Sie sich als Admin am Timebutler an und klicken links unten auf "Einstellungen > Weitere..", dann rechts auf "Globale Einstellungen". Aktivieren Sie nun die zweite Option "Erfassung von Überstunden und Überstundenabbau". Anmerkung: auch die zwei darauf folgenden Optionen sind hier relevant.

Zeiterfassung aktivieren

Timebutler bietet eine vollwertige Zeiterfassung, inklusive virtueller Stempeluhr, umfangreichen Einstellungsmöglichkeiten, Sicht- und Bearbeitungsrechten, Buchen auf Projekte und Kategorien, Arbeitszeitkonten, gesetzlichen und individuellen Pausenregelungen, Auswertungsmöglichkeiten mit Excel-Download und vieles mehr.

Jeder Nutzer kann seine Zeiten über die virtuelle Stempeluhr erfassen oder per Direkteingabe eingeben. Ebenso können Sie das Zeiterfassungsterminal einsetzen: dazu rufen Sie auf einem handelsüblichen Tablet die Timebutler Zeiterfassungsterminal-Ansicht auf und stellen das Tablet am Büroeingang oder Firmeneingang bereit. Jeder Mitarbeiter kann sich dann mit wenigen Klicks am Tablet ein-/ausstempeln und Pausen stempeln.

Die Zeiterfassung können Sie im Timebutler mit wenigen Mausklicks aktivieren. Da alle Mitarbeiter, bei denen die Zeiterfassung dann aktiviert ist, dann die gesamte Arbeitszeit über die Stempeluhr aufzeichnen oder eintragen müssen, ist es wichtig, die Mitarbeiter mit etwas Vorlauf darauf hinzuweisen.

Wichtig
Wenn Sie das Überstundenfeature aktiviert haben, dann wird beim Aktivieren des Zeiterfassungsfeatures das Überstundenfeature automatisch und sofort deaktiviert. In diesem Fall lesen Sie hier, wie Sie vom Überstundenfeature zum Zeiterfassungsfeature wechseln.

Sie können die Zeiterfassung zunächst im kleinen Kreis ausprobieren und dann später auf das gesamte Unternehmen ausweiten - Sie können die Zeiterfassung aber auch sofort für alle Mitarbeiter freischalten. Im folgnden ist beschrieben, wie Sie die Zeiterfassung im kleinen Kreis ausprobieren und dann auf alle Mitarbeiter ausweiten:

1) Zeiterfassung für eingeschränkten Nutzerkreis aktivieren

Melden Sie sich als Admin auf timebutler.de an und klicken links unten auf "Einstellungen > Weitere..", dann rechts auf "Zeiterfassung". Bei der ersten Option "Zeiterfassung aktivieren" können Sie eine Eingrenzung auf bestimmte Abteilungen vornehmen (nur möglich, sobald die Zeiterfassung aktiviert ist). Bei der nächsten Option "Start der Zeiterfassung" stellen Sie bitte das aktuelle Datum ein oder das Datum, zu dem Sie mit der Zeiterfassung starten möchten. Gehen Sie auch die weiteren Optionen auf der Seite durch und klicken dann unten auf der Seite auf den blauen Button "Speichern".

Wenn Sie zusätzlich die Zeiterfassung für einzelne Mitarbeiter aktivieren oder deaktivieren möchten, dann klicken Sie links oben auf "Mitarbeiter", dann unterhalb des kleinen "Mitarbeiter" auf "Übersicht". Klicken Sie dann in der Zeile bei dem gewünschten Nutzerkonto auf das grüne Symbol mit dem Bleistift (=Bearbeiten). Oben bei "Zeiterfassung aktiv?" können Sie die gewünschte Option einstellen. Speichern Sie die Änderung mit einem Klick auf den blauen Button "Speichern" ganz unten auf der Seite.

2) Soll-Arbeitszeiten einstellen

Nachdem Sie die Zeiterfassung aktiviert haben, klicken Sie links unten auf "Einstellungen > Arbeitstage". Hier können Sie für jeden Mitarbeiter die tägliche Soll-Arbeitszeit prüfen und ggf. ändern (per Klick auf den blauen Button "Bearbeiten").

3) Überstunden Start-Guthaben einstellen

Klicken Sie links unten auf "Einstellungen > Arbeitszeitsaldo" (wird nur angezeigt, sobald die Zeiterfassung aktiviert ist). Hier können Sie in der Spalte "Arbeitszeitsaldo zum Start der Zeiterfassung" das Überstunden Start-Guthaben der Mitarbeiter einstellen.

4) Zeiterfassung testen

Damit sind Sie fertig. Die aktivierten Mitarbeiter können nun die Arbeitszeiten eingeben oder über die Stempeluhr aufzeichnen (sofern Sie die Stempeluhr oben bei Schritt 1 aktiviert haben) und Sie können die Liste der Arbeitszeiteinträge einsehen, die Arbeitszeitkonten aufrufen, Zeiten auswerten, herunterladen, usw.

5) Zeiterfassung für alle Mitarbeiter freischalten

Wenn Sie sich für den Einsatz der Zeiterfassung im gesamten Unternehmen entschieden haben, entfernen Sie die Einschränkung der Zeiterfassung auf bestimmte Abteilungen (siehe oben bei Punkt 1). Ebenso sollten Sie dann das Datum zum Start der Zeiterfassung verschieben, da die neu aktivierten Nutzer ja seit dem bisherigen Start der Zeiterfassung noch keine Arbeitszeiteinträge eingegeben haben und somit ins Minus geraten würden. Und schließlich sollten Sie dann noch das Überstunden-Start-Guthaben anpassen siehe oben bei 3.

Zeiterfassung auf Abteilungen oder Mitarbeiter einschränken

Sie können die Zeiterfassung für alle Mitarbeiter im Unternehmen aktivieren oder nur für einzelne Abteilungen. Ebenso können Sie die Zeiterfassung für einzelne Mitarbeiter individuell aktivieren oder deaktivieren.

Zeiterfassung auf Abteilungen eingrenzen

Melden Sie sich als Admin am Timebutler an und klicken links unten auf "Einstellungen > Weitere..", dann rechts auf "Zeiterfassung". Bei der ersten Option "Zeiterfassung aktivieren" können Sie eine Eingrenzung auf bestimmte Abteilungen vornehmen (nur möglich, wenn die Zeiterfassung aktiviert ist). Die Änderungen speichern Sie dann per Klick auf den blauen Button "Speichern" ganz unten auf der Seite.

Zeiterfassung für Mitarbeiter individuell einstellen

Wenn Sie die Zeiterfassung für einzelne Mitarbeiter aktivieren oder deaktivieren möchten, dann klicken Sie links oben auf "Mitarbeiter", dann unterhalb des kleinen "Mitarbeiter" auf "Übersicht". Klicken Sie in der Zeile bei dem gewünschten Nutzerkonto auf das grüne Symbol mit dem Bleistift (=Bearbeiten). Oben bei der Option "Zeiterfassung aktiv?" stellen Sie die gewünschte Option ein. Speichern Sie die Änderung mit einem Klick auf den blauen Button "Speichern" ganz unten auf der Seite.

Vorgesetzte und Vertrauensarbeitszeit

Vorgesetzte haben oftmals Vertrauensarbeitszeit und erfassen im Gegensatz zu den Mitarbeitern keine Arbeitszeiten. Lesen Sie hier, wie Sie Vertrauensarbeitszeit für Mitarbeiter einstellen.

Vertrauensarbeitszeit

Vorgesetzte haben oftmals Vertrauensarbeitszeit und erfassen im Gegensatz zu den Mitarbeitern keine Arbeitszeiten. Die Vorgesetzten müssen aber die Arbeitszeiten und Arbeitszeitkonten Ihrer Mitarbeiter einsehen und bearbeiten können. Für diese Vorgesetzten können Sie die Zeiterfassung deaktivieren.

Auch wenn die Zeiterfassung für die Vorgesetzten deaktiviert ist, haben die Vorgesetzten weiterhin Einsicht in die Arbeitszeiteinträge und Arbeitszeitkonten der Mitarbeiter, auf die sie Sichtrechte haben.

Um die Zeiterfassung für die Vorgesetzten zu deaktivieren, melden Sie sich als Admin am Timebutler an und klicken links oben auf "Mitarbeiter", dann unterhalb des kleinen "Mitarbeiter" auf "Übersicht". Klicken Sie in der Zeile bei dem gewünschten Nutzerkonto auf das grüne Symbol mit dem Bleistift (=Bearbeiten). Oben bei der Option "Zeiterfassung aktiv?" stellen Sie die Option "Die Zeiterfassung wird für diesen Nutzer ausgeblendet." ein. Speichern Sie die Änderung mit einem Klick auf den blauen Button "Speichern" ganz unten auf der Seite.

Wechsel Überstundenfeature zur Zeiterfassung

Es gibt im Timebutler das Zeiterfassungsfeature und das Überstundenfeature. Es kann immer nur eines der beiden Features aktiviert sein, nicht beide.

Wenn Sie das Überstundenfeature aktiviert haben und nun zum Zeiterfassungsfeature wechseln möchten, dann gehen Sie wie folgt vor:

1. Testen Sie die Zeiterfassung

Gehen Sie auf www.timebutler.de, melden sich ab, falls automatisch angemeldet und klicken dann rechts oben auf "Live Demo". Melden Sie sich als fiktiver Admin-Nutzer an und probieren nun die Zeiterfassung aus. Sie können beispielsweise links auf "Mitarbeiter > Zeiterfassung > Arbeitszeit eingeben" oder auch "Mitarbeiter > Zeiterfassung > Arbeitszeitkonten" klicken. Oder klicken Sie rechts oben auf das "00:00", um die virtuelle Stempeluhr auszuprobieren. Oder Sie klicken links unten auf "Einstellungen > Weitere..", dann rechts auf "Zeiterfassung", um die verschiedenen Einstellungsmöglichkeiten zu prüfen.

2. Umstieg auf die Zeiterfassung

Wenn Sie sich dann für die Zeiterfassung entschieden haben, legen Sie einen Stichtag fest, zu dem Sie die Zeiterfassung aktivieren möchten. Hier bietet sich der erste Tag eines Monats an.

Überstundenguthaben herunterladen
Melden Sie sich an dem Stichtag mit einem Admin-Nutzer am Timebutler an und klicken links oben auf "Mitarbeiter > Überstundenkonten". Laden Sie die Ansicht der Urlaubskonten als Excel-Datei herunter: die Zahlen in der Spalte "Guthaben" werden Sie später noch benötigen.

Zeiterfassung aktiviern
Klicken Sie nun links unten auf "Einstellungen > Weitere..", dann rechts auf "Zeiterfassung". Aktivieren Sie die Zeiterfassung, stellen bei "Start der Zeiterfassung" das Datum des gewählten Stichtags ein und nehmen die weiteren Einstellungen vor und klicken unten auf den blauen Button "Speichern". Das Überstundenfeatur wird nun automatisch deaktiviert.

Überstundenguthaben eintragen
Klicken Sie nun links unten auf "Einstellungen > Arbeitszeitsaldo" und tragen in der Spalte "Arbeitszeit Saldo zum Start der Zeiterfassung" die Werte ein, die Sie in der Spalte "Guthaben" bei den Überstundenkonten hatten.

Ab sofort können Ihre Mitarbeiter die Arbeitszeiten im Timebutler eingeben oder über die Stempeluhr oder das Zeiterfassungsterminal erfassen und Sie nutzen die Zeiterfassung mit allen Features.

Arbeitszeiten eingeben: Eingabeformular

Sofern ein Admin in den Einstellungen für die Zeiterfassung die Eingabe der Arbeitszeiten über das Eingabeformular für die Mitarbeiter erlaubt hat, können die Arbeitszeiten wie folgt eingegeben werden:

Mitarbeiter-Nutzer

Der Mitarbeiter-Nutzer meldet sich am Timebutler an und klickt links auf "Zeiterfassung > Arbeitszeit eintragen".

Um mehrere Arbeitszeiteinträge in einem Formular einzugeben, beispielsweise für eine ganze Woche, klickt er links auf "Zeiterfassung > Arbeitszeiten eintragen".

Vorgesetzte und Admins

Der Vorgesetzte oder Admin meldet sich am Timebutler an und klickt links oben auf "MItarbeiter > Zeiterfassung > Arbeitszeit eintragen".

Um mehrere Arbeitszeiteinträge in einem Formular einzugeben, beispielsweise für eine ganze Woche, klickt er links oben auf "Mitarbeiter > Zeiterfassung > Arbeitszeiten eintragen".

Dauer oder Start/Ende-Uhrzeit eingeben

Ein Admin kann in den Einstellungen für die Zeiterfassung bei der Option "Eingabeart" einstellen, ob die Mitarbeiter nur die Arbeitszeitdauer eingeben dürfen, die Start-/Ende-Uhrzeit eingeben oder beide Möglichkeiten zur Auswahl haben.

Arbeitszeiten eingeben: Stempeluhr

Sofern ein Admin in den Einstellungen für die Zeiterfassung die Stempeluhr aktiviert hat, können Sie die Arbeitszeit über die virtuelle Stempeluhr bequem mit wenigen Mausklicks aufzeichnen.

Virtuelle Stempeluhr in der oberen Leiste

Nach der Anmeldung am Timebutler wird auf allen Seiten rechts oben ein " 00:00" für die Stempeluhr angezeigt:

Stempeluhr starten

Mit einem Klick darauf klappt die Stempeluhr herunter und Sie können auf den Button "Starten" klicken, um die Stempeluhr zu starten:

Stempeluhr läuft

In der Leiste rechts oben auf allen Seiten ist die Anzeige der Stempeluhr nun grün und signalisiert, dass die Stempeluhr läuft:

Stempeluhr pausiert

Um die Stempeluhr zu pausieren, klicken Sie auf die Zeitangabe in der Leiste und klicken dann in der Stempeluhr auf den Button "Pausieren". In der Leiste wird die Anzeige der Stempeluhr orange angezeigt und damit signalisiert, dass die Stempeluhr pausiert ist.

Stempeluhr stoppen, Arbeitszeit speichern

Zum Ende der Arbeitszeit klicken Sie wieder auf die Zeitangabe in der Leiste und klicken dann in der Stempeluhr auf "Arbeitszeit speichern". Der Arbitszeiteintrag wird gespeichert und die Leiste wird wieder blaue dargestellt mit der Anzeige " 00:00".

Unterbrechungen, Abmelden

Wenn die Stempeluhr läuft oder Sie in der Pause sind, dann können Sie sich vom Timebutler abmelden oder den Laptop/PC herunterfahren oder zu einem Kundentermin fahren. Timebutler zeichnet die Arbeitszeit im Hintergrund weiterhin auf.

Wenn Sie sich dann zu einem späteren Zeitpunkt wieder am Timebutler anmelden, wurde die Arbeitszeit weiter aufgezeichnet und Sie können die Stempeluhr stoppen und damit die Arbeitszeit speichern.

Stempeluhr Start oder Stopp vergessen?
Lesen Sie hier, wie Sie vorgehen, wenn Sie am Morgen den Start der Stempeluhr vergessen haben oder am Nachmittag das Stoppen der Stempeluhr vergessen haben.

Arbeitszeiten eingeben: Zeiterfassungsterminal

Arbeitszeit stempeln

Auf dem Zeiterfassungsterminal wird für jeden Mitarbeiter eine Kachel angezeigt. Der Mitarbeiter tippt auf die Kachel mit seinem Namen und gibt als nächstes seine persönliche PIN ein. Er bekommt nun die Stempeluhr angezeigt und kann diese starten, pausieren, die Pause beenden oder die Stempeluhr stoppen, ebenfalls mit einem Klick auf den Bildschirm.

PIN für das Zeiterfassungsterminal

Jeder Mitarbeiter kann die PIN für das Zeiterfassungsterminal einsehen und auch ändern. Dazu meldet er sich am Timebutler Nutzerkonto an, klickt links unten auf "Einstellungen > Ihr Nutzerkonto" und bekommt dann rechts oben die PIN angezeigt, zusammen mit der Möglichkeit, die eigene Wunsch-PIN einzustellen.

Wenn der Mitarbeiter die PIN nicht angezeigt bekommt, dann weil für den Mitarbeiter die Zeiterfassung nicht aktiviert ist.

Lesen Sie hier, wie Mitarbeiter ohne Email-Adresse die PIN erhalten.

Arbeitszeiteinträge ändern

Die Arbeitszeiteinträge können nachträglich geändert werden, wie folgt:

Mitarbeiter-Nutzer

Der Mitarbeiter-Nutzer meldet sich am Timebutler an und klickt links auf "Zeiterfassung > Listenansicht". Bei dem gewünschten Arbeitszeiteintrag klickt er auf das grüne Symbol mit dem Bleistift (=Bearbeiten). Nun kann er Änderungen am Arbeitszeiteintrag vornehmen und die Änderung speichern.

Ein Admin kann in den Einstellungen für die Zeiterfassung festlegen, ob die Änderung sofort übernommen wird, oder ob der Vorgesetzte über die Änderung informiert wird und die Änderung zu nächst genehmigen muss.

Vorgesetzte und Admins

Der Vorgesetzte oder Admin meldet sich am Timebutler an und klickt links oben auf "Mitarbeiter > Zeiterfassung > Listenansicht". Bei dem gewünschten Arbeitszeiteintrag klickt er auf das grüne Symbol mit dem Bleistift (=Bearbeiten). Nun kann er Änderungen am Arbeitszeiteintrag vornehmen und die Änderung speichern.

Ein Admin kann in den Einstellungen für die Zeiterfassung festlegen, dass die Arbeitszeiten nur bis zu einer bestimmten Anzahl in der Vergangenheit geändert werden dürfen, dass die Arbeitszeiteinträge zu einem bestimmten Tag im Monat für Vormonat automatisch eingefroren werden und weitere Einschränkungen.

Arbeitszeitkonto - Übersicht

Timebutler führt für jeden Mitarbeiter, für den die Zeiterfassung aktiviert ist, ein Arbeitszeitkonto. Auf diese Weise haben alle Mitarbeiter immer einen Überblick über die geforderte Arbeitszeit (Soll-Arbeitszeit), die geleistete Arbeitszeit, etwaige Abzüge und Überträge und somit den Überstundenstand zu jedem beliebigen Datum.

In dem Arbeitszeitkonto werden die Soll-Arbeitszeiten anhand der individuellen Soll-Arbeitszeiten der Wochenarbeitstage des Mitarbeiters berechnet und unter Berücksichtigung der Feiertage, Urlaub, Krankheit und weiterer Abwesenheiten . Daraus ergibt sich die bereinigte Soll-Arbeitszeit. Aus der Summe der eingetragenen Arbeitszeiteinträge ergibt sich die geleistete Arbeitszeit. Weiterhin werden die Einstellungen zum Kappen von Überstunden, dem Runden von Arbeitszeiten und den Rüstzeiten eingerechnet, woraus sich das Arbeitszeitsaldo ergibt.

Arbeitszeitkonto aufrufen

Um die Ansicht der Arbeitszeitkonten aufzurufen, melden Sie sich am Timebutler an und klicken links oben auf "Mitarbeiter > Zeiterfassung > Arbeitszeitkonten". Mitarbeiter-Nutzer klicken links auf "Zeiterfassung > Arbeitszeitkonten".

Das Arbeitszeitkonto hat zwei Ansichten:

1) Arbeitszeitsaldo im Zeitraum

In der Ansicht Arbeitszeitsaldo im Zeitraum können Sie sich anzeigen lassen, wie viel Arbeitszeit in einem bestimmten Zeitraum geleistet wurde. Hier werden die Übertrage und das Kappen der Überstunden zwischen den Monaten und Jahren nicht eingerechnet, sondern es wird lediglich die Arbeitszeit in dem Zeitraum angezeigt.

Um die Ansicht Arbeitszeitsaldo im Zeitraum anzuzeigen, rufen Sie das Arbeitszeitkonto auf (siehe oben) und klicken dann auf den Button "Arbeitszeit im Zeitraum".

2) Überstundenstand zum Stichtag

In der Ansicht Überstundenstand zum Stichtag können Sie sich den Überstundenstand der Mitarbeiter zu jedem beliebigen Datum anzeigen lassen. Darin sind auch alle historischen Daten und das Kappen von Überstunden, Rundungen, Rüstzeiten und sonstige Kürzungen eingerechnet.

Um die Ansicht Überstundenstand zum Stichtag anzuzeigen, rufen Sie das Arbeitszeitkonto auf (siehe oben) und klicken dann auf den Button "Überstundenstand zum Stichtag".

Start-Ansicht ändern
Sie können einstellen, welche der zwei Ansichten beim Aufrufen des Arbeitszeitkontos angezeigt werden soll. Rufen Sie dazu das Arbeitszeitkonto auf und klicken unterhalb der Überschrift auf den Link "Startseite ändern".

Das Arbeitszeitkonto

Arbeitszeit im Zeitraum

In der Ansicht Arbeitszeitsaldo im Zeitraum können Sie sich anzeigen lassen, wie viel Arbeitszeit in einem bestimmten Zeitraum geleistet wurde. Hier werden die Übertrage und das Kappen der Überstunden zwischen den Monaten und Jahren nicht eingerechnet, sondern es wird lediglich die Arbeitszeit in dem Zeitraum angezeigt. Lesen Sie hier, wie Sie das Arbeitszeitkonto aufrufen.

Das Arbeitszeitkonto lesen Sie am besten von links nach rechts: nahezu alle Zahlen im Arbeitszeitkonto ergeben sich durch Addieren oder Subtrahieren der Zahlen in den jeweiligen Spalten. Im Detail:

Spalte im Arbeitszeitkonto	Bedeutung
Nutzer	Name des Mitarbeiters. Mit einem Klick auf das Symbol gelangen Sie zur Kalenderansicht der Arbeitszeiteinträge.
Soll-Arbeitszeit	Die gesamte Soll-Arbeitszeit des Mitarbeiters in dem gewählten Zeitraum. Diese ergibt sich aus der Summe aller Soll-Arbeitszeiten der Kalendertage in dem Zeitraum
Feiertage	Die gesamte Anzahl Stunden an Feiertagen in dem gewählten Zeitraum. Diese ergibt sich aus der Summe aller Soll-Arbeitszeiten an allen Tagen, die als Feiertag für den Mitarbeiter festgelegt sind.
Urlaub	Die gesamte Anzahl Stunden an Urlaub in dem gewählten Zeitraum. Diese ergibt sich aus der Summe aller Soll-Arbeitszeiten an allen Tagen, an den der Mitarbeiter Urlaub eingetragen (und genehmigt) hat.
Krankheit	Die gesamte Anzahl Stunden an Krankheit in dem gewählten Zeitraum. Diese ergibt sich aus der Summe aller Soll-Arbeitszeiten an allen Tagen, an den der Mitarbeiter Krankheit eingetragen hat.
Sonstige Abwesenheiten	Die gesamte Anzahl Stunden an sonstigen Abwesenheiten in dem gewählten Zeitraum, bei denen eingestellt ist, dass sie die Soll-Arbeitszeit verringern. Diese ergibt sich aus der Summe aller Soll-Arbeitszeiten an allen Tagen, an den der Mitarbeiter eine der Abwesenheiten eingetragen hat.
Bereinigte Soll-Arbeitszeit	Die tatsächliche Soll-Arbeitszeit. Der Wert ergibt sich aus der Spalte "Soll-Arbeitszeit" abzüglich "Feiertage", "Urlaub", "Krankheit" und "Sonstige Abwesenheiten".
Arbeitszeit inkl Rüstzeit¹	Die tatsächlich geleistete Arbeitszeit. Der Wert ergibt sich aus der Summe aller Arbeitszeiteinträge des Mitarbeiters in dem Zeitraum. Darin sind die Abzüge wegen Rüstzeiten oder Runden von Überstunden noch nicht beinhaltet.
Abzug Rüstzeiten¹	Die Summe an Zeit, die wegen der Einstellung zur Rüstzeit abgezogen wird.
Rundung auf Soll-Arbeitszeit¹	Die Summe an Zeit, die wegen der Einstellung zur Rundung der Arbeitszeit abgezogen oder hinzugefügt wird.
Geleistete Arbeitszeit	Die tatsächlich geleistete Arbeitszeit nach Abzug etwaiger Rundungen und Rüstzeiten. Der Wert ergibt sich aus der Summe aller Arbeitszeiteinträge des Mitarbeiters in dem Zeitraum. Wenn Rüstzeiten oder Runden von Arbeitszeiten eingestellt sind, dann sind die Abzüge in dieser Spalte mit eingerechnet.
Saldo	Anzahl Stunden über oder unterhalb der zu leistenden Arbeitszeit. Ergibt sich aus der Differenz der Spalte "Geleistete Arbeitszeit" minus "Bereinigte-Soll-Arbeitszeit".

¹ Diese Spalten werden nur angezeigt, wenn die Einstellungen dazu aktiviert wurden.

Hilfe zu jeder Spalte
Wenn Sie im Arbeitszeitkonto mit der Maus über die Spaltenüberschriften fahren, erhalten Sie zusätzliche Informationen.

Das Arbeitszeitkonto in der Ansicht "Arbeitszeit im Zeitraum"

Überstundenguthaben zum Stichtag

In der Ansicht Überstundenguthaben zum Stichtag können Sie sich anzeigen lassen, wie viel Arbeitszeit in einem bestimmten Zeitraum geleistet wurde. In der Ansicht Überstundenstand zum Stichtag können Sie sich den Überstundenstand der Mitarbeiter zu jedem beliebigen Datum anzeigen lassen. Darin sind auch alle historischen Daten und das Kappen von Überstunden, Rundungen, Rüstzeiten und sonstige Kürzungen eingerechnet. Lesen Sie hier, wie Sie das Arbeitszeitkonto aufrufen.

Das Arbeitszeitkonto lesen Sie am besten von links nach rechts: nahezu alle Zahlen im Arbeitszeitkonto ergeben sich durch Addieren oder Subtrahieren der Zahlen in den jeweiligen Spalten von links nach rechts. Im Detail:

Spalte im Arbeitszeitkonto	Bedeutung
Nutzer	Name des Mitarbeiters. Mit einem Klick auf das Symbol gelangen Sie zur Kalenderansicht der Arbeitszeiteinträge.
Soll-Arbeitszeit	Die gesamte Soll-Arbeitszeit des Mitarbeiters in dem gewählten Zeitraum. Diese ergibt sich aus der Summe aller Soll-Arbeitszeiten der Kalendertage in dem Zeitraum
Feiertage	Die gesamte Anzahl Stunden an Feiertagen in dem gewählten Zeitraum. Diese ergibt sich aus der Summe aller Soll-Arbeitszeiten an allen Tagen, die als Feiertag für den Mitarbeiter festgelegt sind.
Urlaub	Die gesamte Anzahl Stunden an Urlaub in dem gewählten Zeitraum. Diese ergibt sich aus der Summe aller Soll-Arbeitszeiten an allen Tagen, an den der Mitarbeiter Urlaub eingetragen (und genehmigt) hat.
Krankheit	Die gesamte Anzahl Stunden an Krankheit in dem gewählten Zeitraum. Diese ergibt sich aus der Summe aller Soll-Arbeitszeiten an allen Tagen, an den der Mitarbeiter Krankheit eingetragen hat.
Sonstige Abwesenheiten	Die gesamte Anzahl Stunden an sonstigen Abwesenheiten in dem gewählten Zeitraum, bei denen eingestellt ist, dass sie die Soll-Arbeitszeit verringern. Diese ergibt sich aus der Summe aller Soll-Arbeitszeiten an allen Tagen, an den der Mitarbeiter eine der Abwesenheiten eingetragen hat.
Bereinigte Soll-Arbeitszeit	Die tatsächliche Soll-Arbeitszeit. Der Wert ergibt sich aus der Spalte "Soll-Arbeitszeit" abzüglich "Feiertage", "Urlaub", "Krankheit" und "Sonstige Abwesenheiten".
Arbeitszeit inkl Rüstzeit¹	Die tatsächlich geleistete Arbeitszeit. Der Wert ergibt sich aus der Summe aller Arbeitszeiteinträge des Mitarbeiters in dem Zeitraum. Darin sind die Abzüge wegen Rüstzeiten oder Runden von Überstunden noch nicht beinhaltet.
Abzug Rüstzeiten¹	Die Summe an Zeit, die wegen der Einstellung zur Rüstzeit abgezogen wird.
Rundung auf Soll-Arbeitszeit¹	Die Summe an Zeit, die wegen der Einstellung zur Rundung der Arbeitszeit abgezogen oder hinzugefügt wird.
Geleistete Arbeitszeit	Die tatsächlich geleistete Arbeitszeit nach Abzug etwaiger Rundungen und Rüstzeiten. Der Wert ergibt sich aus der Summe aller Arbeitszeiteinträge des Mitarbeiters in dem Zeitraum. Wenn Rüstzeiten oder Runden von Arbeitszeiten eingestellt sind, dann sind die Abzüge in dieser Spalte mit eingerechnet.
Saldo vor Abzug abgegoltene Überstunden¹	Anzahl Überstunden oder Minusstunden im Zeitraum vor dem Abzug abgegoltener Überstunden. Ergebnis aus der Spalte "Geleistete Arbeitszeit" minus "Bereinigte Soll-Arbeitszeit".
Abzug abgegoltene Überstunden¹	Anzahl Stunden, die aufgrund der Einstellung zum Kappen von Überstunden abgezogen werden.
Saldo	Die Anzahl Stunden und Minuten, die in dem Zeitraum zu viel oder zu wenig gearbeitet wurden, nach Abzug der abgegoltenen Überstunden. Ergebnis aus der Spalte "Saldo vor Abzug abgegoltene Überstunden" minus "Abzug abgegoltene Überstunden".
Saldo vom Vorjahr	Überstundenstand zum 1.1. des Jahres, übertragen vom Überstundenstand am 31.12. des Vorjahres (die Zahlen stimmen nicht überein? Lesen Sie hier, wie Sie den Überstundenstand übertragen).
Ausbezahlte Überstunden	Anzahl ausbezahlter Überstunden in dem Zeitraum.
Überstundenguthaben am tt.mm.jjjj	Das Überstundenguthaben des Mitarbeiters an dem ausgewählten Datum (inklusive aller historischen Daten, gekappten Überstunden, Rundungen, Rüstzeiten und sonstige Kürzungen)

¹ Diese Spalten werden nur angezeigt, wenn die Einstellungen dazu aktiviert wurden.

Hilfe zu jeder Spalte
Wenn Sie im Arbeitszeitkonto mit der Maus über die Spaltenüberschriften fahren, erhalten Sie zusätzliche Informationen.

Das Arbeitszeitkonto in der Ansicht "Überstundenguthaben zum Stichtag"

Arbeitszeitkonto: Monatsdetails aufklappen

Wenn Sie das Arbeitszeitkonto aufrufen und darin die Ansicht Überstundenguthaben zum Stichtag aufrufen, dann berechnet Timebutler das Überstundenguthaben auch unter Beachtung der monatlichen Kappung von Überstunden, dem Abzug von Rüstzeiten, dem Runden von Arbeitszeiten und anderen Vorgaben. Die Berechnungen wirken sich auf Kalendermonate aus, somit also auf den Übertrag von einem Monat auf den nächsten.

Aus diesem Grund können Sie bei der Ansicht "Überstundenguthaben zum Stichtag" in der Tabellenüberschrift auf einen der Buttons " Details" klicken, um die Zeilen mit den Werten jedes einzelnen Monats aufzuklappen. Auf diese Weise können Sie für jeden Monat einsehen, wie die angezeigten Werte zustande kommen.

Übertrag Überstundenguthaben in das Folgejahr

Das Überstundenguthaben (und der Resturlaub) werden absichtlich nicht vollautomatisch in das nächste Jahr übertragen. Sie können das aber einfach mit wenigen Mausklicks erledigen und brauchen das nicht mühselig ausrechnen und manuell eintragen.

Lesen Sie hier, wie Sie Überstundenguthaben und Resturlaub ins nächste Jahr übertragen.

Start der Zeiterfassung

Ein Admin kann das Startdatum der Zeiterfassung einstellen. Das ist wichtig, damit Timebutler das Arbeitszeitsaldo erst ab dem Datum berechnet und die Tage vor dem Datum ignoriert. Ohne Startdatum kann es zu einem hohen Minusstand auf dem Arbeitszeitkonto kommen.

Start der Zeiterfassung einstellen

Um das Startdatum der Zeiterfassung zu prüfen oder einzustellen, melden Sie sich mit einem Admin am Timebutler an und klicken links unten auf "Einstellungen > Weitere..", dann rechts auf "Zeiterfassung". Ändern Sie die Option "Start der Zeiterfassung" und klicken dann unten auf der Seite auf den blauen Button "Speichern".

Startdatum individuell für einen Mitarbeiter einstellen

Wenn ein Mitarbeiter neu in das Unternehmen eintritt und Sie ein Nutzerkonto für den Mitarbeiter erstellen, dann können Sie neben dem Eintrittsdatum auch das Startdatum der Zeiterfassung für diesen Mitarbeiter individuell einstellen.

Das Mitarbeiter-individuelle Startdatum kann jedoch auch nachträglich eingestellt werden: melden Sie sich mit einem Admin am Timebutler an und klicken links oben auf "Mitarbeiter > Mitarbeiter > Übersicht", dann bei dem gewünschten Mitarbeiter auf das grüne Symbol mit dem Bleistift (=Bearbeiten). Ändern Sie die Angabe im Feld "Start der Zeiterfassung" und klicken dann unten auf der Seite auf den blauen Button "Speichern".

Urlaub in Arbeitszeitguthaben wandeln

Lesen Sie hier, wie Sie Urlaub in Arbeitszeitguthaben umwandeln.

Ausbezahlte Überstunden (Zeiterfassung)

Wenn für einen Mitarbeiter Überstunden ausbezahlt wurden, dann können Sie das im Timebutler wie folgt eintragen:

Melden Sie sich mit einem Admin-Nutzer am Timebutler an und klicken links unten auf "Einstellungen > Arbeitszeitsaldo". In der Zeile des betroffenen Mitarbeiters erhöhen Sie den Wert im betroffenen Monat bei "Ausbezahlte Überstunden" um die Anzahl ausbezahlte Überstunden. Klicken Sie dann auf den blauen Button "Änderungen speichern" (rechts in der Zeile).

Wenn beispielsweise für den Monat März "0 h" eingetragen ist und Sie im März an den Mitarbeiter 40 Überstunden ausbezahlt haben, dann tragen Sie in der Spalte für März ein 40 ein und speichern die Änderung. Wenn jedoch beispielsweise bereits "15 h" eingetragen ist und Sie im gleichen Monat zusätzlich 20 Überstunden ausbezahlt haben, dann tragen Sie eine 35 ein und speichern die Änderung.

Die Änderung wird sofort im Arbeitszeitkonto des Mitarbeiters eingerechnet und reduziert den Überstundenstand.

Ausbezahlte Überstunden im Überstundenfeature
Falls Sie statt der Zeiterfassung das Überstundenfeature aktiviert haben, dann lesen Sie hier, wie Sie ausbezahlte Überstunden beim Überstundenfeature eintragen.

Kalenderansicht der Arbeitszeiteinträge aufrufen

In der Kalenderansicht der Arbeitszeiteinträge erhalten Sie einen schnellen Überblick über die Plus- und Minusstunden eines Mitarbeiter im Verlauf des Jahres, erkennen Zeiten mit viel Mehrarbeit und finden schnell die Ursachen, wenn ein Mitarbeiter einen sehr hohen Minusstand im Arbeitszeitkonto hat.

Um die Kalenderansicht aufzurufen, rufen Sie das Arbeitszeitkonto auf. Melden Sie sich dazu am Timebutler an und klicken links auf "Mitarbeiter > Zeiterfassung > Arbeitszeitkonto" bzw. "Zeiterfassung > Arbeitszeitkonto". In der Tabelle des Arbeitszeitkontos klicken Sie links neben dem Namen des gewünschten Mitarbeiters auf das Symbol mit dem Abreisskalender:

Kalenderansicht der Arbeitszeiteinträge

Details für einen Kalendertag

In der Kalenderansicht der Arbeitszeiteinträge können Sie sich die Detailinformationen zu einem Kalendertag anzeigen lassen. Fahren Sie dazu mit der Maus über die Kalendertage, dann werden zu jedem Kalendertag weitere Informationen eingeblendet.

Details zu einem Kalendertag

Arbeitszeiteinträge anzeigen und bearbeiten

In der Kalenderansicht der Arbeitszeiteinträge können Sie sich die Arbeitszeiteinträge zu einem Kalendertag anzeigen lassen und diese bearbeiten. Klicken Sie dazu mit der Maus auf einen Kalendertag und Sie bekommen die Arbeitszeiteinträge für den Tag in einem neuen Fenster angezeigt. In dem Fenster können Sie per Klick auf die Details des Arbeitszeiteintrages aufrufen und per Klick auf den Arbeitszeiteintrag bearbeiten.

Arbeitszeiteinträge an einem Kalendertag

Pausenregelung einstellen

Mit den Pausenregelungen erhalten Sie die Sicherheit, dass Ihre Mitarbeiter die Arbeitszeiten im Einklang mit den Vorgaben an Mindestpausen eintragen. Sie wählen eine Pausenregelung aus und Timebutler stellt für Sie sicher, dass die Mindestpausen erfüllt sind und die maximale Arbeitszeit an einem Kalendertag nicht überschritten wird.

Pausenregelung einstellen

Melden Sie sich als Admin am Timebutler an und klicken links unten auf "Einstellungen > Weitere..", dann rechts auf "Zeiterfassung". Bei der Option "Pausenregelung" können Sie die für Sie geeignete Pausenregelung einstellen. Klicken Sie unten auf den blauen Button "Speichern".

Pausenregelung für Mitarbeiter individuell einstellen

Neben der oben genannten allgemeinen Pausenregelung können Sie für einzelne Mitarbeiter individuell eine andere Pausenregelung einstellen oder auch deaktivieren. Lesen Sie hier, wie Sie die Pausenregelung bei einem Mitarbeiter individuell einstellen.

Eigene Pausenregelung erstellen

Die gesetzlichen Pausenregelungen für verschiedene Länder sind im Timebutler bereits hinterlegt. Wenn in Ihrem Unternehmen abweichende Pausenregelungen gelten sollen, dann können Sie eine eigene Pausenregelung erstellen.

Sie können festlegen, ob die Anwendung der Pausenregelungen verpflichtend ist oder ob die Mitarbeiter eine Wahlmöglichkeit erhalten sollen, ob die Pausenregelung angewendet werden soll oder nicht.

Wahlmöglichkeit bei der Pausenregelung

Mit den Pausenregelungen legen Sie die Mindestpausen bei bestimmten Arbeitszeiten und die maximal tägliche Arbeitszeit fest.

Der Admin kann festlegen, welche Wahlmöglichkeiten die Mitarbeiter bei den Pausenregelung haben. Melden Sie sich dazu als Admin am Timebutler an und klicken links unten auf "Einstellungen > Weitere..", dann rechts auf "Zeiterfassung".

Hier finden Sie die Einstellung "Wahlmöglichkeit bei der Pausenregelung" mit folgenden Optionen:

Wenn ein Nutzer einen Arbeitszeiteintrag eingibt, der gegen die Vorgaben in der für ihn geltenden Pausenregelung verstößt, dann zeigt Timebutler je nach Einstellung zur "Wahlmöglichkeit bei der Pausenregelung" folgendes an:

1) Wahlmöglichkeit erlauben

Option: Der Nutzer kann wählen, ob er die Änderungen am Arbeitszeiteintrag annehmen möchte oder den Arbeitszeiteintrag ohne Änderung speichern möchte.

Timebutler zeigt eine Warnmeldung und einen Vorschlag zur Anpassung der Arbeitszeit an, um die Vorgaben der Pausenreglung zu erfüllen. Der Mitarbeiter hat nun die Wahl, die notwendige Anpassung anzunehmen und den Eintrag automatisch ändern zu lassen oder er lehnt die notwendige Anpassung ab und der Arbeitszeiteintrag wird gespeichert unter Verletzung der Vorgaben aus er Pausenregelung.

2) Anpassungen müssen bestätigt werden

Option: Der Nutzer kann den Arbeitszeiteintrag nur speichern, wenn er die vorgeschlagenen Änderungen am Arbeitszeiteintrag annimmt.

Timebutler zeigt eine Fehlermeldung und einen Vorschlag zur Anpassung der Arbeitszeit an, um die Vorgaben der Pausenreglung zu erfüllen. Der Nutzer muss die Änderung annehmen, um den Arbeitszeiteintrag zu speichern. Wenn er der Änderung widerspricht, wird der Arbeitszeiteintrag nicht gespeichert.

3) Anpassungen werden automatisch durchgeführt

Option: Falls Änderungen am Arbeitszeiteintrag notwendig sind, dann werden diese automatisch angewendet und gespeichert. Der Nutzer kann/muss die Änderungen nicht bestätigen.

Timebutler zeigt keine Warn- oder Fehlermeldung an, sondern passt den Arbeitszeiteintrag automatisch an, um die Vorgaben der Pausenreglung zu erfüllen. Der Nutzer wird im Anschluss daran lediglich über die automatische Änderung informiert.

Die Einstellung zur Wahlmöglichkeit bei der Pausenregelung gilt für alle Mitarbeiter gleichermaßen und kann nicht für verschiedene Mitarbeiter unterschiedlich eingestellt werden.

Eigene Pausenregelung erstellen

Im Timebutler stehen die gesetzlichen Pausenregelungen für Arbeitnehmer in Deutschland, Österreich und Schweiz zur Auswahl zur Verfügung (jeweils für Erwachsene und für Jugendliche).

Wenn in Ihre Unternehmen aufgrund einer individuellen Betriebsvereinbarung, Branchnvorgaben oder aus anderen Gründen eine Pausenregelung mit abweichenden Vorgaben gilt, dann können Sie im Timebutler eine eigene Pausenregelung individuell erstellen.

Melden Sie sich dazu als Admin am Timebutler an, klicken links unten auf "Einstellungen > Weitere..", dann rechts auf "Pausenregelungen". Klicken Sie auf den Button "Neue Pausenregelung erstellen".

Sobald Sie die eigene Pausenregelung erstellt haben, können Sie die neue Pausenregelung aktivieren oder einzelnen Mitarbeitern zuweisen.

Pausenregelung an Mitarbeiter zuweisen

Sie können eine Standard Pausenregelung festlegen, die für alle Mitarbeiter gilt, sofern für den Mitarbeiter keine andere Einstellung vorgenommen wird.

Sie können abweichend dazu für einzelne Mitarbeiter eine andere Pausenregelung festlegen oder auch deaktivieren. Das ist beispielsweise nützlich, wenn Sie die Pausenregelung für Arbeitnehmer aktiviert haben und Berufsschüler oder Azubis haben, bei denen die Pausenregelung für Arbeitnehmer unter 18 Jahren eingestellt werden soll.

Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1)
Melden Sie sich als Admin am Timebutler an, klicken links oben auf "Mitarbeiter", dann unterhalb des kleinen "Mitarbeiter" auf "Übersicht". Klicken Sie in der Zeile bei dem gewünschten Nutzerkonto auf das grüne Symbol mit dem Bleistift (=Bearbeiten).

2)
Ändern Sie die Option "Pausenregelung" und klicken dann auf den blauen Button "Speichern" ganz unten auf der Seite.

Anwendung der Pausenregelungen

Sobald eine Pausenregelung aktiviert wurde ist, prüft Timebutler, ob die Vorgaben aus der Pausenregelung eingehalten wurden.

Wenn ein Mitarbeiter einen Arbeitszeiteintrag über die Stempeluhr oder das Zeiterfassungsterminal aufzeichnet oder über das Eingabeformular einträgt, prüft Timebutler die Eingaben auf die Einhaltung der Vorgaben aus der Pausenregelung. Wenn die Vorgaben nicht erfüllt wurden, also die Mindestpausen bei der Arbeitszeit/Anwesenheitszeit nicht eingehalten wurden oder die maximale tägliche Arbeitszeit überschritten wurde, wird die Pausenregelung angewendet.

Je nach Einstellung zur Wahlmöglchkeit bei der Pausenregelung wird die Anpassung automatisch vorgenommen, vom Mitarbeiter die Bestätigung zur Anpassung eingeholt oder dem Mitarbeiter die Wahlmöglichkeit geboten, die Anpassung v
orzunehmen oder abzulehnen.

Berechnung der Vorgaben

Timebutler berücksichtigt bei der Berechnung der Arbeitszeit alle Arbeitszeiteinträge des Kalendertages. Wenn ein Mitarbeiter also beispielsweise einen Arbeitszeiteintrag über 4 h eingibt, dann einen Arbeitszeiteintrag über 2 h und einen weiteren über 2,5 h, dann ergibt sich eine gesamte Arbeitszeit für den Tag von 8,5 h. Es wird dann also die Mindestpause angewendet, die für die Arbeitszeit ab 8,5 h gilt.

Ebenso werden die Pausen addiert: wenn bei den drei Arbeitszeiteinträgen 15 Minuten Pause, 0 Minuten Pause und 10 Minuten Pause eingetragen wurden, dann ergeben sich in Summe 25 Minuten Pause. Wenn die Mindestpause 30 Minuten beträgt, dann ergänzt Timebutler die Pause um 5 Minuten.

Pausen zwischen mehreren Arbeitszeiteinträgen
Bei mehreren Arbeitszeiteinträgen werden die Zeiträume zwischen den Einträgen als Pausen gewertet.

Fehler bei den Pausenregelungen

Hier erfahren Sie mehr zu vermeintlichen Fehlern bei den Pausenregelungen.

Meldung bei Verletzung der Pausenregelungen

Meldung in der Stempeluhr, wenn die Vorgaben aus der Pausenregelung nicht eingehalten wurden:

Meldung beim Speichern eines Arbeitszeiteintrages, wenn die Vorgaben aus der Pausenregelung nicht eingehalten wurden:

Fehler bei den Pausenregelungen

Ein Mitarbeiter hat eine Änderung aufgrund der Vorgaben einer Pausenregelung angezeigt bekommen und Sie sind der Meinung, dass die Pausenregelung falsch angewendet wurde?

Hier erfahren Sie mehr zu vermeintlichen Fehlern bei den Pausenregelungen.

Wochenarbeitstage

Für jeden Mitarbeiter können die Wochenarbeitstage und die Soll-Arbeitszeit für jeden Wochentag festgelegt werden.

Die Wochenarbeitstage und auch die Soll-Arbeitszeit können Sie beim Erstellen der Nutzerkonten eintragen. Um die Wochenarbeitstage später einzusehen oder zu ändern, melden Sie sich als Admin am Timebutler an, klicken links unten auf "Einstellungen > Arbeitstage". In der Spalte ganz rechts bekommen Sie die Wochenarbeitstage für den Mitarbeiter angezeigt. Um die Einstellung zu bearbeiten, klicken Sie bei dem gewünschten Mitarbeiter auf den blauen Button "Bearbeiten".

In der Detailansicht eines Nutzerkontos können Sie einsehen, welche Wochenarbeitstage für den Mitarbeiter eingestellt sind.

Lesen Sie hier, wie Sie mehrere Arbeitszeitmodelle einstellen, wenn ein Mitarbeiter zu einem bestimmten Datum die Wochenarbeitstage oder die Soll-Arbeitszeiten ändert, beispielsweise aufgrund einer Arbeitszeitreduzierung.

Lesen Sie hier, wie Sie bei alternierenden Arbeitstagen vorgehen, beispielsweise wenn ein Mitarbeiter in einer Woche von Montag bis Donnerstag und in er nächsten Woche von Dienstag bis Freitag arbeitet.

Soll-Arbeitszeit

Sie können für jeden Mitarbeiter und jeden Wochentag die Soll-Arbeitszeit einstellen. Auf Basis er Soll-Arbeitszeit berechnet Timebutler das Arbeitszeitkonto des Mitarbeiters.

Die Wochenarbeitstage und auch die Soll-Arbeitszeit können Sie beim Erstellen der Nutzerkonten eintragen. Um die Wochenarbeitstage später einzusehen oder zu ändern, melden Sie sich als Admin am Timebutler an, klicken links unten auf "Einstellungen > Arbeitstage". In der Spalte ganz rechts bekommen Sie die Wochenarbeitstage für den Mitarbeiter angezeigt. Um die Einstellung zu bearbeiten, klicken Sie bei dem gewünschten Mitarbeiter auf den blauen Button "Bearbeiten".

Lesen Sie hier, wie Sie mehrere Arbeitszeitmodelle einstellen, wenn ein Mitarbeiter zu einem bestimmten Datum die Wochenarbeitstage oder die Soll-Arbeitszeiten ändert, beispielsweise aufgrund einer Arbeitszeitreduzierung.

In der Detailansicht eines Nutzerkontos können Sie einsehen, welche Wochenarbeitstage und welche Soll-Arbeitszeit für den Mitarbeiter eingestellt sind.

Sie können bei den Einstellungen zu den Wochenarbeitstagen die Soll-Arbeitszeit für jeden Wochentag Montag bis Sonntag festlegen. Lesen Sie hier, wie Sie vorgehen, wenn ein Mitarbeiter nicht tägliche Soll-Arbeitszeiten hat, sondern eine wöchentliche oder monatliche Soll-Arbeitszeit.

Überstunden kappen

Mit der Kappung von Überstunden können Sie für jeden Mitarbeiter eine Überstundenregelung einstellen und festlegen, ob und wie viele Überstunden im Monat gekappt werden sollen, beispielsweise weil sie mit dem Gehalt abgegolten sind.

Optionen zum Kappen

Alle Überstunden in den nächsten Monat übertragen
Das ist die Standardeinstellung, bei der alle Überstunden übertragen werden und keine Kappung stattfindet.

Alle Überstunden sind abgegolten, weder Überstunden noch Minusstunden in den nächsten Monat übertragen
Diese Einstellung ist beispielsweise für freie Mitarbeiter geeignet oder für Mitarbeiter, die nach Stunden bezahlt werden. Hier werden keine Überstunden angesammelt und das Arbeitszeitkonto ist am Monatsanfang immer auf den Stand des letzten Monats zurückgesetzt.

Die Überstunden eines Monats sind bis zu einer bestimmten Anzahl abgegolten. Nur Überstunden oberhalb der Grenze werden in den nächsten Monat übertragen:
Wenn für einen Mitarbeiter eine bestimmte Anzahl Überstunden im Monat mit dem Gehalt abgegolten sind, dann aktivieren Sie diese Option. Nur Überstunden, die oberhalb der angegeben Grenze liegen, werden dann in den nächsten Monat übertragen.

Es werden maximal bis zu einer bestimmten Anzahl Überstunden eines Monats in den nächsten Monat übertragen.
Wenn die Mitarbeiter nur eine maximale Anzahl Überstunden je Monat vergütet bekommen, dann aktivieren Sie diese Option. Sollte der Mitarbeiter darüber hinaus weitere Überstunden leisten, werden diese zum Monatsende gekappt.

Der Überstundenstand am ersten Tag jedes Monats soll maximal einen bestimmten Wert betragen dürfen - Mehrarbeit wird gekappt
Im Gegensatz zu den vorangegangenen Optionen wird mit dieser Option die maximale Gesamtüberstunden-Höhe am Monatsanfang begrenzt. Es wird also nicht der Zuwachs je Monat begrenzt, wie in den vorangehenden Optionen, sondern der maximale Gesamt-Überstundenstand am Monatsanfang.

Kappung der Überstunden einstellen

Die Einstellung zur Kappung der Überstunden können Sie einsehen oder ändern, indem Sie sich als Admin am Timebutler anmelden, dann links unten auf "Einstellungen > Arbeitstage" klicken. In der Spalte ganz rechts bekommen Sie bei "Überstunden" die Einstellung zu dem Mitarbeiter angezeigt. Um die Einstellung zu bearbeiten, klicken Sie bei bei dem gewünschten Mitarbeiter auf den blauen Button "Bearbeiten".

In der Detailansicht eines Nutzerkontos können Sie einsehen, welche Wochenarbeitstage für den Mitarbeiter eingestellt sind.

Gekappte Überstunden im Arbeitszeitkonto

Die gekappten Überstunden werden im Arbeitszeitkonto, Ansicht "Überstundenguthaben zum Stichtag" ausgewiesen. Dort können auch die Details zu jedem Monat angezeigt werden, um die genaue Berechnung für jeden Monat zu erfahren.

Lesen Sie hier, wie Sie vorgehen, wenn sich die Einstellungen zu den gekappten Überstunden ab einem bestimmten Monat ändern.

Arbeitszeiten runden

Mit dem Runden von Arbeitszeiten können Sie erreichen, dass bei geringer Überschreitung oder Unterschreitung der Arbeitszeit an einem Kalendertag die Arbeitszeit auf die Soll-Arbeitszeit gerundet wird.

Beispielsweise könne Sie einstellen, dass ein Unterschreiten der Soll-Arbeitszeit um bis zu 5 Minuten aufgerundet wird und ein Überschreiten von bis zu 10 Minuten abgerundet wird. Bei einem Mitarbeiter mit 8 h Soll-Arbeitszeit wird eine Arbeitszeit von 7 h 55 min bis 8 h 10 min dann immer auf 8 h gerundet. Eine Arbeitszeit oberhalb oder unterhalb dieser Grenzen bleibt hingegen unverändert.

Runden der Arbeitszeit einstellen

Die Einstellung zum Runden der Arbeitszeit können Sie einsehen oder ändern, indem Sie sich als Admin am Timebutler anmelden, dann links unten auf "Einstellungen > Arbeitstage" klicken. In der Spalte ganz rechts bekommen Sie bei "Runden auf Soll-Arbeitszeit" die Einstellung zu dem Mitarbeiter angezeigt. Um die Einstellung zu bearbeiten, klicken Sie bei bei dem gewünschten Mitarbeiter auf den blauen Button "Bearbeiten".

In der Detailansicht eines Nutzerkontos können Sie einsehen, welche Rundungseinstellung für den Mitarbeiter aktiv ist:

Gerundete Arbeitszeit im Arbeitszeitkonto

Die Arbeitszeit, die wegen der Rundung abgezogen wurde, sind im Arbeitszeitkonto, Ansicht "Überstundenguthaben zum Stichtag" ausgewiesen. Dort können auch die Details zu jedem Monat angezeigt werden, um die genaue Berechnung für jeden Monat zu erfahren.

Lesen Sie hier, wie Sie vorgehen, wenn sich die Einstellungen zu der Rundung der Arbeitszeit ab einem bestimmten Monat ändern.

Rüstzeiten

Mit den Rüstzeiten stellen Sie ein, wie viele Minuten von der Arbeitszeit abgezogen werden sollen, an Tagen, an denen der Mitarbeiter gearbeitet hat.

Wenn die Mitarbeiter beispielsweise die Stempeluhr starten und dann zunächst die Arbeitskleidung anziehen müssen und die Zeit für dieses Umziehen nicht als Arbeitszeit angerechnet werden soll, dann können Sie die Rüstzeiten aktivieren. Damit wir diese Zeit von den Arbeitszeiteinträgen abgezogen.

Der Abzug der Rüstzeiten geschieht dabei nur an Kalendertagen, an denen mindestens ein Arbeitszeiteintrag eingegeben wurde. Falls an einem Arbeitstag mehrere Arbeitszeiteinträge eingegeben werden, zieht Timebutler die Rüstzeiten dennoch nur einmal ab, nicht mehrmals.

Rüstzeiten einstellen

Die Einstellung zu den Rüstzeiten können Sie einsehen oder ändern, indem Sie sich als Admin am Timebutler anmelden, dann links unten auf "Einstellungen > Arbeitstage" klicken. In der Spalte ganz rechts bekommen Sie bei "Rüstzeiten" die Einstellung zu dem Mitarbeiter angezeigt. Um die Einstellung zu bearbeiten, klicken Sie bei bei dem gewünschten Mitarbeiter auf den blauen Button "Bearbeiten".

In der Detailansicht eines Nutzerkontos können Sie die Rüstzeiten ebenfalls einsehen.

Rüstzeiten im Arbeitszeitkonto

Der Abzug aufgrund von Rüstzeiten wird im Arbeitszeitkonto, Ansicht "Überstundenguthaben zum Stichtag" ausgewiesen.

Lesen Sie hier, wie Sie vorgehen, wenn sich die Einstellungen zu den Rüstzeiten der Mitarbeiter ab einem bestimmten Monat ändern.

Arbeitszeitmodell bearbeiten

Mit dem Arbeitszeitmodell sind die folgenden Einstellengen zusammengefasst:

Wochenarbeitstage, an denen der Mitarbeiter arbeitet
Soll-Arbeitszeit für jeden Wochentag
Feiertagsregelung, die für den Mitarbeiter gelten
Einstellungen zum Umgang mit Überstunden und Arbeitszeit:

Einstellungen eines Mitarbeiters zum Arbeitszeitmodell

Aktuelles Arbeitszeitmodell einsehen

In der Detailansicht eines Nutzerkontos können Sie einsehen, welche Einstellungen für den Mitarbeiter aktiv sind.

Um die Einstellungen für alle Mitarbeiter auf einer Seite einzusehen, gehen Sie so vor, wie unten bei "Bearbeiten des Arbeitszeitmodells" beschrieben.

Bearbeiten des Arbeitszeitmodells

Alle Einstellungen des Arbeitszeitmodells können Sie wie folgt ändern: melden Sie sich als Admin am Timebutler an, klicken links unten auf "Einstellungen > Arbeitstage". In der Spalte ganz rechts bekommen Sie die Wochenarbeitstage und alle weiteren Einstellungen für den Mitarbeiter angezeigt. Um die Einstellung zu bearbeiten, klicken Sie bei dem gewünschten Mitarbeiter auf den blauen Button "Bearbeiten".

Hinweise

Arbeitszeitmodell zu einem bestimmten Termin ändern
Lesen Sie hier, wie Sie vorgehen, wenn sich die Einstellungen zu dem Arbeitszeitmodell ab einem bestimmten Monat ändern.

Alternierende Wochenarbeitstage
Lesen Sie hier, wie Sie bei alternierenden Arbeitstagen vorgehen, beispielsweise wenn ein Mitarbeiter in einer Woche von Montag bis Donnerstag und in er nächsten Woche von Dienstag bis Freitag arbeitet.

Wöchentliche oder monatliche Soll-Arbeitszeit
Sie können bei den Einstellungen zu den Wochenarbeitstagen die Soll-Arbeitszeit für jeden Wochentag Montag bis Sonntag festlegen. Lesen Sie hier, wie Sie vorgehen, wenn ein Mitarbeiter nicht tägliche Soll-Arbeitszeiten hat, sondern eine wöchentliche oder monatliche Soll-Arbeitszeit.

Mehrere Arbeitszeitmodelle - Änderung zu einem bestimmten Datum

Im Timebutler kann mit wenigen Mausklicks eingestellt werden, dass ein Mitarbeiter das Arbeitszeitmodell zu einem bestimmten Termin wechselt. Das ist beispielsweise in folgenden Fällen notwendig:

Der Mitarbeiter ändert die Wochenarbeitstage (beispielsweise "Bis 14. Mai Wochenarbeitstage Montag bis Freitag, ab 15. Mai nur noch Montag bis Donnerstag"),
Der Mitarbeiter ändert seine Soll-Arbeitszeit, beispielsweise aufgrund einer Arbeitszeitverkürzung,
Der Mitarbeiter wechselt den Standort und für ihn gelten ab einem bestimmten Datum andere Feiertage.
Wegen einer Änderung im Arbeitsvertrag gelten ab einem bestimmten Datum neue Regeln für das Kappen der Überstunden, für das Runden der Arbeitszeiten oder die Rüstzeiten

Änderung hinzufügen

Um einzustellen, dass sich das Arbeitszeitmodell zu einem bestimmten Datum ändert, gehen Sie wie folgt vor:

Melden Sie sich mit einem Admin am Timebutler an und klicken links unten auf "Einstellungen > Arbeitstage". Bei dem gewünschten Mitarbeiter klicken Sie auf den Button "Bearbeiten". Klicken Sie nun auf den blauen Button "Neuen Zeitraum hinzufügen". Oben im Feld "Gültig ab:" geben Sie das Datum ein, ab dem die Änderung gelten soll. Nun können Sie im oberen Bereich die Einstellungen zu den Wochenarbeitstagen, Soll-Arbeitszeit, Feiertagen, usw. vornehmen, die ab dem eingestellten Datum gelten soll.

Klicken Sie dann unten auf den blauen Button "Speichern".

Damit sind Sie fertig. Sie sehen nun wieder die Übersicht der Wochenarbeitstage und bei dem soeben geänderten Mitarbeiter sehen Sie nun mehrere Zeiträume. Timebutler hat im Hintergrund alle Urlaubsanträge, Abwesenheitseinträge, das Urlaubskonto und das Arbeitszeitkonto des Mitarbeiters neu berechnet.

Es kann bei dem oben genannten Vorgang immer nur ein neuer Zeitraum hinzugefügt werden. Dennoch ist es aber natürlich möglich, mehrere Zeiträume hinzuzufügen: wenn Sie mehrere neue Zeiträume benötigen, dann wiederholen Sie die oben genannten Schritte.

Alternierende Wochenarbeitstage

Manche Mitarbeiter haben alternierende Wochenarbeitstage, arbeiten also beispielsweise wochenweise im Wechsel in der einen Woche von Montag bis Donnerstag und in der darauf folgenden Woche von Dienstag bis Freitag.

Lesen Sie hier, wie Sei alternierende Wochenarbeitstage im Timebutler einstellen.

Wochen- oder Monats-Soll-Arbeitszeit

Sie können bei den Einstellungen zu den Wochenarbeitstagen die Soll-Arbeitszeit für jeden Wochentag Montag bis Sonntag festlegen.

Lesen Sie hier, wie Sie vorgehen, wenn ein Mitarbeiter nicht tägliche Soll-Arbeitszeiten hat, sondern eine wöchentliche oder monatliche Soll-Arbeitszeit.

Stempeluhrstatus aufrufen

Wenn die Zeiterfassung und die Stempeluhr oder das Zeiterfassungsterminal aktiviert ist, dann können Sie sich den Live Stempeluhrstatus der Mitarbeiter anzeigen lassen.

Admins

Admins erhalten in einem entsprechenden Kasten rechts oben auf dem Dashboard, nach der Anmeldung am Timebutler, die Zusammenfassung, wie viele Stempeluhren laufen, wie viel ruhen und wie viele in der Pause sind. Bei Klick auf den Kasten gelangt der Admin zur Ansicht des Live Stempeluhrstatus aller Mitarbeiter mit Detailinformationen über die Start-Uhrzeit, Pausen und Abwesenheiten.

Ebenso kann der Admin den Live Stempeluhrstatus aufrufen, indem er links auf "Mitarbeiter > Zeiterfassung > Stempeluhrstatus" klickt.

Vorgesetzte

Ein Vorgesetzter kann den Live Stempeluhrstatus aufrufen, indem er links auf "Mitarbeiter > Zeiterfassung > Stempeluhrstatus" klickt.

Mitarbeiter-Nutzer

Ein Mitarbeiter kann den Live Stempeluhrstatus aufrufen, indem er links auf "Kollegen > Stempeluhrstatus" klickt.

Beachten Sie, dass Mitarbeiter die Sichtrechte auf den Stempeluhrstatus freigeschaltet bekommen müssen.

Sichtrechte auf den Stempeluhrstatus

Wenn die Zeiterfassung und die Stempeluhr oder das Zeiterfassungsterminal aktiviert ist, dann kann im Timebutler der Live Stempeluhrstatus der Mitarbeiter eingesehen werden. Je nach Nutzertyp gelten unterschiedliche Sichtrechte:

Sichtrechte von Admins

Admins haben immer volle Sicht- und Bearbeitungsrechte auf alle Nutzer und somit auch auf den Live Stempeluhrstatus aller Mitarbeiter.

Sichtrechte von Vorgesetzten

Vorgesetzte haben immer Sichtrechte auf den Live Stempeluhrstatus der Mitarbeiter, auf die sie Sichtrechte haben.

Ein Admin kann erlauben, dass die Vorgesetzten den Live Stempeluhrstatus aller Mitarbeiter sehen dürfen. Dazu meldet sich ein Admin am Timebutler an, klickt links unten auf "Einstellungen > Weitere..", dann rechts auf "Zeiterfassung". Hier gibt es die Einstellung "Stempeluhrstatus aller Nutzer".

Sichtrechte für Mitarbeiter-Nutzer

Damit Mitarbeiter-Nutzer den Live Stempeluhrstatus sehen dürfen, muss die entsprechende Einstellung vom Admin freigeschaltet werden. Dazu meldet sich ein Admin am Timebutler an, klickt links unten auf "Einstellungen > Weitere..", dann rechts auf "Zeiterfassung". Hier gibt es die Einstellungen "Stempeluhrstatus für Mitarbeiter-Nutzer".

Zeiterfassungsterminal auf einem Tablet

Timebutler bietet eine vollintegrierte Zeiterfassungsterminal-Lösung.

Sie können das Zeiterfassungsterminal auf einem handelsüblichen Tablet aktivieren. Das Tablet stellen Sie am Büro- oder Firmeneingang bereit (es gibt professionelle Halterungen für Tablets) und jeder Mitarbeiter kann dann morgens am Zeiterfassungsterminal seine Zeiten stempeln, mit wenigen Klicks. Sie erhalten also ein vollwertiges Zeiterfassungsterminal für den günstigen Preis eines Tablets - und haben die Zeiten automatisch direkt im Timebutler integriert.

Das Timebutler Zeiterfassungsterminal
Startbildschirm, Anmeldung am Terminal und Stempeluhr im Terminal

Zeiterfassungsterminal einrichten

Lesen Sie hier, wie Sie das Zeiterfassungsterminal einrichten

Zeiterfassungsterminal aktivieren

Wenn Sie das Zeiterfassungsterminal auf einem Tablet einmalig aktivieren, dann bleibt es auf dem Tablet dauerhaft aktiviert und Sie müssen es kein zweites Mal aktivieren.

Gehen Sie einfach wie folgt vor:

Auf dem Tablet öffnen Sie einen Internetbrowser und rufen die Seite "www.timebutler.de/stempeluhr" auf. Folgen Sie den Erläuterungen auf der Webseite, um das Zeiterfassungsterminal auf dem Gerät zu aktivieren. Dazu müssen Sie sich mit einem Admin Nutzer anmelden.

Sobald die Aktivierung abgeschlossen ist, wird der Admin-Nutzer auf dem Gerät automatisch wieder vollständig abgemeldet. Das ist wichtig, damit kein anderer Mitarbeiter auf dem Gerät in das Nutzerkonto des Admins gelangen kann.

Nun ist das Zeiterfassungsterminal dauerhaft aktiviert. Wenn Sie das Tablet beispielsweise neu starten, dann brauchen Sie nur wieder www.timebutler.de/stempeluhr aufrufen und das Zeiterfassungsterminal ist sofort startklar, ohne erneute Aktivierung oder Anmeldung. Am besten stellen Sie den Link also als Startseite im Browser ein.

Wichtig:
Damit die Aktivierung dauerhaft beibehalten bleibt, müssen in dem Browser des Tablets die Cookies aktiviert sein. Prüfen Sie bitte, ob Cookies aktiviert sind und stellen sicher, dass die Cookies nicht automatisch gelöscht werden, beispielsweise beim Schließen des Browsers oder beim Neustart des Tablets.

Tipp:
Sie können festlegen, dass alle oder bestimmte Mitarbeiter nur am Zeiterfassungterminal die Arbeitszeit stempeln dürfen

Zeiterfassungsterminal deaktivieren

Wenn das Zeiterfassungsterminal auf einem Tablet aktiviert wurde, dann ist es dort dauerhaft aktiviert. Das Zeiterfassungsterminal kann manuell wieder deaktiviert werden.

Zeiterfassungsterminal auf einem bestimmten Tablet deaktivieren

Um das Zeiterfassungsterminal auf einem bestimmten Tablet zu deaktivieren, öffnen Sie auf dem Tablet einen Internetbrowser und rufen "www.timebutler.de" auf. Melden Sie sich als Admin
am Timebutler an. Klicken Sie links unten auf "Einstellungen > Weitere..", dann rechts auf "Zeiterfassungsterminal" (nicht auf "Zeiterfassung"). Hier finden Sie einen Kasten mit der Überschrift "Zeiterfassungsterminal auf diesem Gerät" und darin klicken Sie auf den Link "Auf diesem Gerät deaktivieren"

Alle Zeiterfassungsterminals deaktivieren

Um alle Zeiterfassungsterminals zu deaktivieren, melden Sie sich an einem beliebigen PC, Laptop, Tablet oder Smartphone als Admin am Timebutler an, klicken links unten auf "Einstellungen > Weitere..", dann rechts auf "Zeiterfassungsterminal" (nicht auf "Zeiterfassung"). Klicken Sie auf der Seite unten auf den Link "Auf allen Geräten deaktivieren"

Nur das Zeiterfassungsterminal erlauben

Sie können festlegen, dass bestimmte Mitarbeiter nur am Zeiterfassungsterminal die Stempeluhr starten dürfen (und wenn gewünscht auch nur dort stoppen dürfen). Und Sie können auch festlegen, dass bestimmte Mitarbeiter dennoch die Stempeluhr auch im persönlichen Nutzerkonto starten/stoppen dürfen, nicht bloß am Zeiterfassungsterminal.

Damit können Sie sicherstellen, dass bestimmte Mitarbeiter die Arbeitszeiten nur Stempeln können, wenn sie sich vor Ort im Büro oder der Firma befinden - und andere Mitarbeiter auch unterwegs über das Smartphone oder einen Laptop/PC die Stempeluhr bedienen dürfen, weil sie beispielsweise im Außendienst oder im Homeoffice tätig sind.

Gehen Sie dazu wie folgt vor:
Melden Sie sich als Admin am Timebutler an und klicken links unten auf "Einstellungen > Nutzergruppe". Klicken Sie auf den Button "Neue Nutzergruppe erstellen" und erstellen dann eine neue gemeinsame Nutzergruppe mit dem Namen "Stempeluhr erlaubt" (oder ähnlich). Fügen Sie dabei dieser neuen Nutzergruppe alle Mitarbeiter hinzu, die nicht nur über das Zeiterfassungsterminal stempeln sollen, sondern auch über die virtuelle Stempeluhr stempeln sollen.

Klicken Sie dann links unten auf "Einstellungen > Weitere..", dann rechts auf "Zeiterfassung", dann auf den Reiter "Zeiterfassungsterminal". Aktivieren Sie die Option "Start und Ende nur im Zeiterfassungsterminal". Daraufhin erscheint die Option, um festzulegen, dass auch das Stoppen nur im Zeiterfassungsterminal erlaubt ist - diese können Sie aktivieren oder deaktivieren. Ebenso erscheint die Option "Ausnahme für Start und Ende im Zeiterfassungsterminal". Hier wählen Sie die vorhin erstellte Nutzergruppe "Stempeluhr erlaubt" aus. Klicken Sie dann auf den Button "Speichern". Damit sind Sie fertig.

Hinweis:
Sollten Sie die neu erstellte Nutzergruppe nicht zur Auswahl angezeigt bekommen, dann weil Sie die Nutzergruppe als persönliche Nutzergruppe gespeichert haben, nicht als gemeinsame Nutzergruppe. Gehen Sie dann nochmal in die Bearbeitungsmaske für die Nutzergruppen (links unten auf "Einstellungen > Nutzergruppen"), bearbeiten die Nutzergruppe und ändern diese auf "Gemeinsame Nutzergruppe".

Hardware Zeiterfassungsterminals anbinden

Wenn Sie bereits Geräte zur Zeiterfassung im Einsatz haben oder ein Zeiterfassungsterminal anschaffen wollen, dann haben Sie folgende Möglichkeiten:

Zeiterfassungsgerät bei einem Timebutler kompatiblen Anbieter erwerben

Es gibt Anbieter von Zeiterfassungsgeräten, die Ihre Geräte für Zusammenarbeit mit Timebutler angepasst haben. Sie können sich ein unverbindliches Angebot für die Geräte zusenden lassen. Die Geräte sind in wenigen Minuten eingerichtet und voll im Timebutler integriert. Es werden verschiedene Geräte mit RFID-Chip, Pin-Eingabe, Chipkarten und vieles mehr angeboten.

Gerne teilen wir Ihnen auf Anfrage mit, von welchen Anbietern Sie passende Angebote einholen können.

Zeiterfassungsgeräte eines Drittanbieters anbinden

Sie können die Zeiterfassungsgeräte eines Drittanbieters an die Timebutler Schnittstelle (API) anbinden.

Um das Gerät an Timebutler anzubinden, muss es dazu in der Lage sein, sogenannte HTTP-Requests abzusetzen. Ob das von Ihnen gewünschte Gerät diese Möglichkeit bietet, erfragen Sie bitte bei Ihrem Hardware-Anbieter. Damit der Anbieter die Anfrage bearbeiten kann:

Unsere Schnittstelle stellt zwei verschiedene Möglichkeiten der Anbindung bereit. Die Informationen dazu findet der Anbieter im Endpunkt "timeclock" und im Endpunkt "timeimportbyevents" in unserer Dokumentation:
www.timebutler.de/go/api-dokumentation

Timebutler Zeiterfassungsterminal

Statt eine hardwarebasierte Zeiterfassung eines Drittanbieters einzusetzen, können Sie auch das Zeiterfassungsterminal verwenden, das im Timebutler integriert ist.

Sie können das Zeiterfassungsterminal auf einem handelsüblichen Tablet aktivieren. Das Tablet stellen Sie am Büro- oder Firmeneingang bereit (es gibt professionelle Halterungen für Tablets) und jeder Mitarbeiter kann dann morgens am Zeiterfassungsterminal seine Zeiten stempeln, mit wenigen Klicks. Sie erhalten also ein vollwertiges Zeiterfassungsterminal für den günstigen Preis eines Tablets - und haben die Zeiten automatisch direkt im Timebutler integriert.

Das Zeiterfassungsterminal ist kostenlos in der Timebutler Flatrate beinhaltet. Sie können es also ganz ohne Mehrkosten aktivieren.

Sie können sich hier ein erstes Bild von dem Zeiterfassungsterminal machen.

Weitere Informationen erhalten Sie, wenn Sie sich als Admin am Timebutler anmelden, dann links unten auf "Einstellungen > Weitere.." klicken, dann rechts auf "Zeiterfassung" und dann auf der Seite auf den Reiter "Zeiterfassungsterminal".

Eingaberechte für Mitarbeiter

Für Mitarbeiter kann die Eingabe von Arbeitszeiteinträgen über das Eingabeformular eingeschränkt werden, so dass nur das Aufzeichnen über die Stempeluhr im Nutzerkonto oder über das Zeiterfassungsterminal möglich ist.

Weiterhin besteht auch die Möglichkeit, Änderungen an Arbeitszeiteinträgen genehmigungspflichtig zu machen oder die Eingabe zeitlich einzuschränken beispielsweise mit dem Start frühstestens ab einer bestimmten Uhrzeit oder die Eingabe in der Vergangenheit zeitlich einzuschränken. Sie können auch festlegen, dass bestimmte Mitarbeiter nur am Zeiterfassungsterminal die Stempeluhr starten dürfen (und wenn gewünscht auch nur dort stoppen dürfen).

Lesen Sie hier, wie Sie die Einstellungen zu den Eingaberechten für Mitarbeiter ändern.

Einstellungen zum Zeiterfassungsterminal

Die Einstellungen für das Zeiterfassungsterminal rufen Sie auf, indem Sie sich als Admin am Timebutler anmelden, dann links unten auf "Einstellungen > Weitere.." klicken, dann rechts auf "Zeiterfassung", anschließend auf den Reiter "Zeiterfassungsterminal".

Aktivierung und Status

Eine Übersicht über den Aktivierungsstatus und die Möglichkeit, das Zeiterfassungsterminal auf allen Geräten zu deaktivieren, erhalten Sie, indem Sie sich als Admin am Timebutler anmelden, dann links unten auf "Einstellungen > Weitere.." klicken, dann rechts auf "Zeiterfassungsterminal".

Einstellungen zur Zeiterfassung

Die Zeiterfassung bietet umfangreiche Einstellungsmöglichkeiten, um sie an die Bedürfnisse in Ihrem Unternehmen optimal anzupassen.

Einstellungen bearbeiten

Die Einstellungen für die Zeiterfassung rufen Sie auf, indem Sie sich als Admin am Timebutler anmelden, dann links unten auf "Einstellungen > Weitere.." klicken, dann rechts auf "Zeiterfassung".

Ausgewählte Einstellungen

Eingabe über das Eingabeformular erlauben

Sie können einstellen, dass die Mitarbeiter die Arbeitszeiten nur über die virtuelle Stempeluhr oder das Zeiterfassungsterminal aufzeichnen dürfen und nicht über das Eingabeformular direkt eingeben dürfen. Dazu entfernen Sie bei der Option "Einträge eingeben" die Häkchen bei "Vorgesetzter" und/oder "Mitarbeiter".

Die Stempeluhr aktivieren Sie über die Option "Stempeluhr".

Sie können festlegen, dass bestimmte Mitarbeiter nur am Zeiterfassungsterminal die Stempeluhr starten dürfen (und wenn gewünscht auch nur dort stoppen dürfen).

Änderungen an Arbeitszeiteinträgen genehmigungspflichtig

Mit Hilfe der Einstellungen "Eigene Einträge bearbeiten" und "Eigene Einträge löschen" können Sie einstellen, ob Mitarbeiter-Nutzer die Arbeitszeiteinträge selbständig ändern oder löschen dürfen, oder ob zunächst ein Änderungs-/Storno-Antrag an den Vorgesetzten verschickt wird und der Vorgesetzte die Änderung zunächst genehmigen muss.

Mit der nächsten Option "Fremde Einträge" können Sie weiterhin einstellen, ob die Genehmigung durch den Vorgesetzten oder durch einen Admin erfolgen soll.

Wenn Sie einstellen, dass nur Admins die Änderungsanträge genehmigen, dann verschickt Timebutler die Email mit der Benachrichtigung über einen neuen Antrag wie folgt:

wenn der Vorgesetzte des Mitarbeiters ein Admin-Nutzerkonto hat, dann wird die Email nur an diesen Admin verschickt
wenn der Vorgesetzte des Mitarbeiters nicht ein Admin-Nutzerkonto hat (sondern ein Vorgesetzten-Nutzerkonto), dann wird die Email an alle Admins verschickt. Jeder der Admins kann die Genehmigung dann erteilen.

Zeitliche Einschränkungen

Es gibt verschiedene Optionen, mit denen Sie die Eingabe von Arbeitszeiten zeitlich einschränken können. Prüfen Sie die Optionen "Eingabe in der Zukunft", "Eingabe in der Vergangenheit", "Früheste Start-Uhrzeit" und auch "Arbeitszeiten-Sperre für Vormonate".

Projekte

Für die Zeiterfassung können beliebige Projekte erstellt werden. Die Mitarbeiter können dann die Arbeitszeiten auf die Projekte buchen. Am Monatsnde, Quartalsende oder auch jederzeit können die Arbeitszeiten nach Projekt ausgewertet und gruppiert werden.

Projekte bearbeiten

Um die Liste der Projekte zu bearbeiten, meldet sich ein Admin Nutzer am Timebutler an, klickt links unten auf "Einstellungen > Weitere..", dann rechts auf "Zeiterfassung", anschließend auf den Reiter "Projekte".

Bearbeiten der Kategorien durch Vorgesetzte

In den Einstellungen für die Zeiterfassung gibt es die Option "Projekte und Kategorien", mit der ein Admin festlegen kann, ob nur Admins oder sowohl Admins als auch Vorgesetzte die Liste der Projekte und Kategorien bearbeiten dürfen.

Projekt Pflichtangabe

In den Einstellungen für die Zeiterfassung gibt es die Option "Projekt Pflichtangabe" mit der festgelegt wird, ob bei Eingabe von Arbeitszeiteinträgen immer ein Projekt gewählt werden muss.

Projekte zu Mitarbeitern zuordnen

Die Projekte können absichtlich nicht auf bestimmte Mitarbeiter oder Abteilungen eingegrenzt oder zugeordnet werden. Stattdessen kann jeder Mitarbeiter selbst seine Projektfavoriten wählen, so dass er seine Arbeitszeit schnell und bequem auf das richtig Projekt buchen kann. Erfahren Sie hier mehr zu den Projektfavoriten.

Projekte über die Schnittstelle pflegen

Die Projekte können auch automatisiert über die Timebutler Schnittstelle (API) abgerufen und geändert werden.

Kategorien

Für die Zeiterfassung können beliebige Kategorien erstellt werden. Die Mitarbeiter können dann die Arbeitszeiten auf die Kategorien buchen. Am Monatsende, Quartalsende oder auch jederzeit können die Arbeitszeiten nach Kategorie ausgewertet und gruppiert werden.

Kategorien bearbeiten

Um die Liste der Kategorien zu bearbeiten, meldet sich ein Admin Nutzer am Timebutler an, klickt links unten auf "Einstellungen > Weitere..", dann rechts auf "Zeiterfassung", anschließend auf den Reiter "Kategorien".

Bearbeiten der Kategorien durch Vorgesetzte

Kategorie Pflichtangabe

In den Einstellungen für die Zeiterfassung gibt es die Option "Kategorie Pflichtangabe" mit der festgelegt wird, ob bei Eingabe von Arbeitszeiteinträgen immer eine Kategorie gewählt werden muss.

Kategorien über die Schnittstelle pflegen

Die Kategorien können auch automatisiert über die Timebutler Schnittstelle (API) abgerufen und geändert werden.

Auswerten und Herunterladen der Arbeitszeiten

Arbeitszeiteinträge und Abwesenheiten tageweise herunterladen

Im Auslastungsbericht mit der Listenansicht auf Tagesbasis bekommen Sie für jeden Kalendertag die Arbeitszeit, Pausen, Soll-Arbeitszeit, Abwesenheiten und weitere Informationen angezeigt. Die Informationen können Sie dort mit einem Mausklick herunterladen.

Lesen Sie hier mehr zum Auslastungsbericht.

Arbeitszeiteinträge herunterladen

Admins und Vorgesetzte können die Arbeitszeiteinträge als Excel- oder CSV-Datei herunterladen.

Über die Listenansicht
Melden Sie sich am Timebutler an und klicken links oben auf "Mitarbeiter > Zeiterfassung > Listenansicht". Die Ansicht können Sie wenn gewünscht über den grünen Button "Filter anzeigen" rechts oben filtern, wenn gewünscht. Klicken Sie dann auf den Button "Herunterladen".

Über das Downloadcenter
Lesen Sie hier, wie Sie Arbeitszeiteinträge über das Downloadcenter herunterladen

indem Sie die Listenansicht der Arbeitszeiteinträge aufrufen und oberhalb der Liste auf

Arbeitszeitkonten herunterladen

Im Arbeitszeitkonto können Sie sich die Arbeitszeit im Zeitraum oder das Überstundenguthaben zum Stichtag anzeigen lassen. Dort gibt es auch einen Button "Herunterladen", um die Informationen als Excel-Datei herunterzuladen.

Lesen Sie hier mehr zum Arbeitszeitkonto in den Ausprägungen Arbeitszeit im Zeitraum und Überstundenguthaben zum Stichtag.

Timebutler protokolliert auch, wenn Arbeitszeiteinträge gelöscht werden. Lesen Sie hier, wie Sie gelöschte Arbeitszeiteinträge herunterladen.

Bearbeitungshistorie der Arbeitszeiteinträge

In der Detailansicht zu einem Arbeitszeiteintrag wird unter "Bearbeitungshistorie" angezeigt, welcher Nutzer den Eintrag zu welchem Zeitpunkt eingegeben, geändert, genehmigt, abgelehnt, usw. hat.

Die Detailansicht zu einem Arbeitszeiteintrag können Sie wie folgt aufrufen:

Mitarbeiter-Nutzer

Melden Sie sich an Ihrem Nutzerkonto im Timebutler an und klicken links auf "Zeiterfassung > Listenansicht". Klicken Sie bei dem gewünschten Eintrag auf das blaue Symbol mit der Lupe, um zu der Detailansicht zu gelangen.

Vorgesetzter und Admin

Melden Sie sich an Ihrem Nutzerkonto im Timebutler an und klicken links oben auf "Mitarbeiter > Zeiterfassung > Listenansicht". Klicken Sie bei dem gewünschten Eintrag auf das blaue Symbol mit der Lupe, um zu der Detailansicht zu gelangen.

Sonderfall gelöschte Einträge

Gelöschte Arbeitsziteinträge werden in der Listenansicht nicht angezeigt. Timebutler führt aber auch Protokoll über die gelöschten Arbitszeiteinträge und zeichnet auf, wer den Eintrag zu welchem Zeitpunkt gelöscht hat.

Lesen Sie hier, wie Sie gelöschte Arbeitszeiteinträge einsehen.

Früheste Startuhrzeit bei der Zeiterfassung

Ein Admin kann die früheste Startuhrzeit bei der Zeiterfassung einstellen.

Früheste Startuhrzeit einstellen

Melden Sie sich als Admin am Timebutler an und klicken links unten auf "Einstellungen > Weitere..", dann rechts auf "Zeiterfassung". Nehmen Sie die Einstellung an der Option "Früheste Start-Uhrzeit" vor und klicken unten auf den blauen Button "Speichern".

Früheste Startuhrzeit für Mitarbeiter individuell einstellen

Wenn Sie zusätzlich für einzelne Mitarbeiter die früheste Startuhrzeit individuell einstellen oder deaktivieren möchten, dann melden Sie sich als Admin am Timebutler an und klicken links oben auf "Mitarbeiter > Mitarbeiter > Übersicht". Bei dem gewünschten Mitarbeiter klicken Sie auf den grünen Button mit dem Bleistift (=Bearbeiten). Stellen Sie die Option "Früheste Start-Uhrzeit (Zeiterfassung)" ein und klicken unten auf den blauen Button "Speichern".

Auswirkung der frühesten Startuhrzeit bei der Zeiterfassung

Eingabe von Arbeitszeiteinträgen
Die Mitarbeiter können über das Eingabeformular für neue Arbeitszeiteinträge keine Arbeitszeit mehr eingeben, die eine Start-Uhrzeit vor der frühesten Startuhrzeit hat.

Stempeluhr
Wenn ein Mitarbeiter vor der frühesten Startuhrzeit die Stempeluhr startet, dann bekommt er angezeigt, dass der Start der Stempeluhr vorgemerkt ist. Es erscheint auch ein Countdown, so dass der Mitarbeiter sieht, ab wann die Stempeluhr starten wird. Pünktlich zu der früheste Startuhrzeit wird die Stempeluhr dann automatisch gestartet.

Wenn also Mitarbeiter vor der frühesten Startuhrzeit eintreffen und die Stempeluhr starten, dann können sie sich schon mal einstempeln und brauchen später zu der besagten Uhrzeit nicht erneut die Stempeluhr aufrufen.

Kernarbeitszeit und späteste Ende-Uhrzeit

Es ist nicht notwendig oder möglich, im Timebutler die Kernarbeitszeit der Mitarbeiter einzutragen.

Stattdessen können Sie die früheste Startuhrzeit für die Zeiterfassung einstellen, sowohl für alle Mitarbeiter also auch individuell je Mitarbeiter.

Eine späteste Ende-Uhrzeit kann hingegen nicht festgelegt werden, da erfahrungsgemäß eine solche Einschränkung in der Praxis des häufigeren zu Problemen führt. Wenn ein späteste Ende-Uhrzeit gesetzt wäre und ein Mitarbeiter ausnahmsweise später am Arbeitsplatz eintrifft als üblich, dann bleibt ihm unter Umständen nicht ausreichend Zeit, um seine Soll-Arbeitszeit erfüllen zu können.

Mitarbeiter mit sehr hohem Minusstand im Arbeitszeitkonto

Wenn Sie das Arbeitszeitkonto in der Ansicht Überstundenguthaben zum Stichtag aufrufen und dort für einen oder mehrere Mitarbeiter in der Spalte "Überstundenguthaben am tt.mm.jjjj" eine sehr hohe, negative Zahl angezeigt wird, dann kann das folgende Ursachen haben:

Startdatum der Zeiterfassung nicht eingestellt

Ein Admin kann das Startdatum der Zeiterfassung einstellen. Wenn das nicht geschehen ist, dann kann es zu einem hohen negativen Überstundenstand kommen. Wenn Sie beispielsweise am 1. Mai mit der Zeiterfassung beginnen, aber kein Startdatum der Zeiterfassung eingetragen haben, dann erwartet Timebutler, dass für alle Tage von Januar bis April die Arbeitszeiten erfasst wurden. Da aber kein Mitarbeiter Arbeitszeiten vor dem 1. Mai eingetragen hat, ergeben sich sehr viele Minusstunden.

Um das Startdatum der Zeiterfassung zu prüfen oder einzustellen, melden Sie sich mit einem Admin am Timebutler an und klicken links unten auf "Einstellungen > Weitere..", dann rechts auf "Zeiterfassung". Ändern Sie die Option "Start der Zeiterfassung" und klicken dann unten auf der Seite auf den blauen Button "Speichern". Timebutler berechnet das Arbeitszeitkonto sofort neu.

Startdatum bei einem neuen Mitarbeiter nicht korrekt eingestellt

Wenn ein Mitarbeiter neu in das Unternehmen eintritt und Sie ein Nutzerkonto für den Mitarbeiter erstellen, dann können Sie neben dem Eintrittsdatum auch das Startdatum der Zeiterfassung für diesen Mitarbeiter individuell einstellen. Wenn das Startdatum der Zeiterfassung nicht angegeben wurde, dann kommt es zu dem gleichen Problem wie in dem Abschnitt oben auf dieser Seite beschrieben.

Um das Startdatum der Zeiterfassung für den Mitarbeiter zu prüfen oder einzustellen, melden Sie sich mit einem Admin am Timebutler an und klicken links oben auf "Mitarbeiter > Mitarbeiter > Übersicht", dann bei dem gewünschten Mitarbeiter auf das grüne Symbol mit dem Bleistift (=Bearbeiten). Ändern Sie die Option "Start der Zeiterfassung" und klicken dann unten auf der Seite auf den blauen Button "Speichern". Timebutler berechnet das Arbeitszeitkonto für den Mitarbeiter sofort neu.

Abwesenheiten wie Urlaub, Krankheit, Elternzeit, ... nicht eingetragen

Wenn ein Mitarbeiter eine längere Abwesenheit Urlaub, Krankheit, Elternzeit, usw. nicht einträgt, dann erfolgt im Arbeitszeitkonto keine Berücksichtigung bei der Soll-Arbeitszeit. Ein Mitarbeitr, der beispielsweise einen 8-wöchig Elternzeit nicht einträgt, wird in den 8 Wochen keine Arbeitszeiten eintragen und bekommt dann für 8 Wochen Überstunden abgezogen.

Sie können das prüfen, indem Sie die Kalenderansicht der Arbeitszeiteinträge aufrufen. Wenn über mehrere Tage die Kalendertage dunkelrot markiert sind, dann sind hier viele Minusstunden angefallen und wahrscheinlich liegt das Problem vor, dass ein Urlaubsantrag, Krankheitseintrag oder andere Abwesenheit vergessen wurde einzutragen. Tragen Sie den Urlaubs oder die Abwesenheit ein, dann wird das Arbeitszeitkonto sofort neu berechnet.

In manchen Fällen wurde der Urlaubsantrag oder Krankheitseintrag zwar eingegeben, dann aber nicht beantragt, noch nicht genehmigt oder im Status "In Bearbeitung" eingegeben. In diesem Fall muss der Eintrag beantragt und genehmigt oder in den Status "Bearbeitung abgeschlossen" gestellt werden, damit er im Arbeitszeitkonto mit eingerechnet wird.

Arbeitszeiteinträge nicht eingetragen

Wenn ein Mitarbeiter seine Arbeitszeiteinträge nicht einträgt, dann wird Timebutler bei jedem fehlenden Tag die Soll-Arbeitszeit vom Überstundenguthaben abziehen. Bei der Zeiterfassung ist es also notwendig, alle Arbeitszeiten einzutragen.

Sie können das prüfen, indem Sie die Kalenderansicht der Arbeitszeiteinträge aufrufen. Wenn über mehrere Tage die Kalendertage dunkelrot markiert sind, dann sind hier viele Minusstunden angefallen und möglicherweise liegt das Problem vor, dass vergessen wurde, für die Tage Arbeitszeiteinträge einzugeben. Klicken Sie auf einen der Tage, dann bekommen Sie angezeigt, ob und welche Arbeitszeiten eingetragen sind. Der Mitarbeiter kann die Arbeitszeiten dann einfach nachtragen, dann wird das Arbeitszeitkonto automatisch neu berechnet.

Abwesenheit verringert die Soll-Arbeitszeit nicht (beispielsweise Elternzeit, Mutterschutz, unbezahlter Urlaub, ...)

Urlaub und Krankheit wird automatisch im Arbeitszeitkonto abgezogen. Bei allen anderen Abwesenheitstypen kann eingestellt werden, ob diese auch im Arbeitszeitkonto eingerechnet werden sollen oder nicht.

Wenn beispielsweise ein Mitarbeiter 8 Wochen Elternzeit eingetragen hat und für den Abwesenheitstyp "Elternzeit" eingestellt ist, dass dieser Abwesenheitstyp nicht im Arbeitszeitkonto angerechnet werden soll, dann wird Timebutler für die 8 Wochen Überstunden im Arbeitszeitkonto abziehen.

Sie können das Problem beheben, in dem Sie einstellen, welche Abwesenheiten die Soll-Arbeitszeit im Arbeitszeitkonto verringern sollen. Lesen Sie hier, wie Sie einstellen, dass Abwesenheiten die Soll-Arbeitszeit verringern.

Arbeitszeitsaldo 1.1. entspricht nicht Arbeitszeitsaldo 31.12.

Das Überstundenguthaben wird absichtlich nicht automatisch in das nächste Jahr übertragen. Ein Admin kann die Übertragung hingegen mit wenigen Mausklicks ausführen.

Wenn also die Mitarbeiter im Arbeitszeitkonto einen Überstundenstand zum Stichtag am 31.12. haben, der nicht mit dem Wert im Arbeitszeitkonto des Folgejahres zum 1.1. übereinstimmt (Wert unter "Saldo vom Vorjahr"), dann kann das zwei Gründe haben:

Übertragung hat noch nicht stattgefunden
Möglicherweise wurden die Überstunden vom Vorjahr noch nicht in das Folgejahr übertragen.

Änderungen seit der letzten Übertragung
Möglicherweise wurden die Überstunden vom Vorjahr zwar bereits auf das Folgejahr übertragen, jedoch haben sich seit der Übertragung Änderungen an den Arbeitszeiteinträgen, Soll-Arbeitstagen, Feiertagen, usw. des Mitarbeiters im letzten Jahr ergeben. Dadurch hat sich der Überstundenstand zum 31.12. geändert und weicht nun vom Stand am 1.1. ab.

Korrektur der Werte 31.12. und 1.1.

Ein Admin kann die Überstunden mit wenigen Mausklicks übertragen. Lesen Sie hier, wie Sie automatisiert das Überstundenguthaben ins nächste Jahr übertragen.

Alternativ kann der Wert "Arbeitszeitsaldo vom Vorjahr" speziell für einen oder mehrere Mitarbeiter manuell geändert werden. Melden Sie sich dazu als Admin am Timebutler an und klicken links unten auf "Einstellungen > Arbeitszeitsaldo". Ändern Sie den Wert in der Spalte "Saldo vom Vorjahr" und speichern die Änderung. Der neue Wert wird sofort im Arbeitszeitkonto eingerechnet.

Überstundenabbau wird im Arbeitszeitkonto nicht abgezogen

Wenn ein Mitarbeiter Überstundenabbau eingibt, dann kann er die Anzahl Überstunden angeben, die abgebaut werden sollen. Es ist ein häufiger "Denkfehler", dass sich diese Stunden aus dem Überstundenabbau-Antrag auf das Arbeitszeitkonto auswirken müssten. Das ist aber nicht so, weil dann die Stunden doppelt abgezogen werden würden.

Beispiel

Ein Mitarbeiter hat für einen Mittwoch 8 h Soll-Arbeitszeit eingetragen. Er entscheidet sich, Überstunden abzubauen und gibt einen Überstundenabbau über 8 h für einen Mittwoch ein, der auch genehmigt wird. Am Freitag ruft er sein Arbeitszeitkonto auf.

1) Wenn der Überstundenabbau abgezogen werden würde (was absichtlich nicht der Fall ist):
Für den Mittwoch würde Timebutler 8 h Soll-Arbeitszeit ermitteln. Der Mitarbeiter hat 0 h Arbeitszeit eingetragen (da er ja nicht gearbeitet hat). Somit ergibt sich ein Saldo von -8 h. Nun wird auch noch der Überstundenabbau über 8 h abgezogen. Timebutler würde also ein Saldo von -16 h berechnen.

2) Wenn der Überstundenabbau im Arbeitszeitkonto ignoriert wird (so ist es eingestellt):
Für den Mittwoch würde Timebutler 8 h Soll-Arbeitszeit ermitteln. Der Mitarbeiter hat 0 h Arbeitszeit eingetragen (da er ja nicht gearbeitet hat). Somit ergibt sich ein Saldo von -8 h. Der Überstundenabbau wird dabei ignoriert, er hat keinen Einfluss auf die Berechnung.

Das heißt also:

Durch die Gegenüberstellung von Soll- und Ist-Zeit ergibt sich automatisch das Saldo und automatisch der Abzug von 8 h. Da der Mitarbeiter an dem Mittwoch keine Arbeitszeit eingibt, folgt daraus automatisch der Abzug.

Der Überstundenabbau dient somit nur zur Information und hat auch den Zweck, den freien Tag beim Vorgesetzten zu beantragen und genehmigt zu bekommen. Der Mitarbeiter könnte auch ohne Überstundenabbau an dem Mittwoch nicht arbeiten und es würden ebenso 8 h Überstundenabbau im Arbeitszeitkonto abgezogen werden.

Industrieminuten versus Stundenformat im Excel Download

In den Einstellungen für die Zeiterfassung können Sie einstellen, in welchem Anzeigeformat die Arbeitszeiten ausgegeben werden sollen:

Im Industrieminuten-Format, beispielsweise "5,75 h"
Im Format h m, beispielsweise "5 h 45 m"

Die Arbeitszeiteinträge und die Arbeitszeitkonten können Sie mit einem Mausklick als Excel-Datei herunterladen. In der Excel-Datei werden die Zeiten unabhängig von der oben genannten Einstellung immer im Industrieminuten-Format (5,75 h) angezeigt. Der Grund dafür ist, dass Excel mit dem Format 5 h 45 m nicht korrekt rechnen kann im Gegensatz zum Industrieminutenformat. Schließlich ist es auch gedanklich schwieriger, 6 h 49 m + 7 h 37 m zu rechnen im Gegensatz zu 6,82 h + 7,62 h.

Da der Download nach Excel in der Regel für die weitere Verarbeitung und Berechnung der Arbeitszeiten eingesetzt wird, sind im Excel die Zeiten immer die Industrieminuten angegeben.

Nur das Zeiterfassungsterminal erlauben

Sie können einstellen, dass bestimmte Mitarbeiter die Stempeluhr nicht im eigenen Nutzerkonto starten und stoppen dürfen, sondern nur über das Zeiterfassungsterminal an einem Tablet, bei dem Sie selbst bestimmen, wo das Tablet bereitgestellt wird. Damit können Sie sicherstellen, dass Mitarbeiter die Arbeitszeiten nur Stempeln können, wenn sie sich vor Ort im Büro oder der Firma befinden.

Lesen Sie hier, wie Sie für manche Mitarbeiter das Stempeln der Arbeitszeit nur am Zeiterfassungsterminal erlauben.

Initialen doppelt im Zeiterfassungsterminal

Bei den Einstellungen für das Zeiterfassungsterminal kann eingestellt werden, dass nicht der gesamte Name der Mitarbeiter im Zeiterfassungsterminal angezeigt wird, sondern nur die Initialen. Insbesondere wenn das Tablet mit dem Zeiterfassungsterminal am Büroeingang aufgestellt wird und dort starker Kunden- oder Lieferantenverkehr herrscht, bietet es sich aus Datenschutzgründen an, die Namen mit den Initialen zu ersetzen.

Häufig kommt es vor, dass zwei oder mehr Mitarbeiter gleiche Initialen haben. Es ist in der Regel aber nicht notwendig, bei Mitarbeitern mit gleichen Initialen eine Änderung durchzuführen, aus zwei Gründen:

Kachel immer an der gleichen Stelle
Die Sortierung der Kacheln auf dem Zeitrfassungsterminal ist immer die gleiche. Das bedeutet, wenn ein Mitarbeiter mal herausgefunden hat, welche der beiden gleichlautenden Kacheln seine Kachel ist, dann wird er auch zukünftig immer die gleiche Kachel wählen. Ob er die richtige Kachel hat findet er einfach heraus, indem er auf die Kachel klickt und seine PIN ausprobiert.

Die Kacheln sind zudem farblich unterschiedlich gestaltet, was den Wiedererkennungswert sehr erhöht.

Initialen werden automatisch ergänzt
Darüber hinaus ergänzt Timebutler die Initialen automatisch um den zweiten Buchstaben des Vornamens, wenn es zwei Kacheln mit gleichen Initialen gibt. In en meisten Fällen werden die Initialen dadurch eindeutig.

Starten der Stempeluhr vergessen

Wenn ein Mitarbeiter mit der Arbeit beginnt und erst später bemerkt, dass er die Stempeluhr nicht gestartet hat, dann hat er folgende Möglichkeiten:

1) Arbeitszeit über das Eingabeformular eingeben

Sofern der Admin den Mitarbeitern oder Vorgesetzten die Eingabe von Arbeitszeiteinträgen über das Eingabeformular erlaubt hat, Arbeitszeiteinträge über das Eingabeformular einzugeben, kann der Nutzer die Arbeitszeit eintragen.

2) Stempeluhr später starten

1. Stempeluhr später starten
Wenn der Mitarbeiter bemerkt hat, dass er den Start der Stempeluhr vergessen hat, kann er das sofort nachholen und die Stempeluhr starten. Am Nachmittag zum Ende des Arbeitstages stoppt er die Stempeluhr. Mit dem Stoppen der Stempeluhr wird der Arbeitszeiteintrag gespeichert, mit einer Startuhrzeit, die später als die tatsächliche Startuhrzeit ist.

2. Eintrag bearbeiten
In dem Fenster für die Stempeluhr wird ein Link "Zur Listenansicht" angezeigt. Der Mitarbeiter kann auf den Link klicken und gelangt zur Listenansicht der Arbeitszeiteinträge. Der neue Eintrag steht oben in der Liste. Bei dem Eintrag klickt er auf den grünen Button mit dem Bleistift (=Bearbeiten). Nun kann er die Startuhrzeit bearbeiten.

3. Änderung wird genehmigt
In den Einstellungen für die Zeiterfassung ist festlegt, ob Änderungen am Arbeitszeiteintrag sofort übernommen werden oder ob diese vom Vorgesetzten genehmigt werden müssen. Falls die Änderung genehmigungspflichtig ist, wird der Vorgesetzte per Email informiert und kann die Änderung mit einem Mausklick erlauben oder ablehnen.

Stoppen der Stempeluhr vergessen

Wenn ein Mitarbeiter die Stempeluhr zum Arbeitsbeginn gestartet hat, am Ende des Arbeitstages jedoch vergisst, die Stempeluhr zu stoppen, dann geschieht folgendes:

1. Automatischer Stopp um Mitternacht
Um Mitternacht prüft Timebutler, ob die Stempeluhren noch läuft. Timebutler prüft dann die Stempeluhr und setzt die Ende-Uhrzeit so, dass die individuelle Soll-Arbeitszeit des Mitarbeiters für den Wochentag erfüllt ist. Falls auch eine Pausenregelung für den Mitarbeiter eingestellt ist, ergänzt Timebutler den Arbeitszeiteintrag um die notwendige Mindestpause und setzt die Ende-Uhrzeit entsprechend weiter nach hinten.

Der Arbeitszeiteintrag wird mit dem Zusatz "Automatisch gestoppt" gespeichert.

2. Benachrichtigung an den Mitarbeiter
Der Mitarbeiter erhält eine Email von Timebutler mit dem Hinweis über den automatisch gestoppten Arbeitszeiteintrag und weiteren Details, wie die Ende-Uhrzeit berechnet wurde. In der Email gibt es einen Button "Zeiteintrag korrigieren", auf den der Nutzer klicken kann.

3. Ende-Uhrzeit korrigieren
Der Mitarbeiter gelangt nach dem Klick auf den Button "Zeiteintrag korrigieren" aus der Email zu der Bearbeitungsmaske für den Arbeitszeiteintrag und kann die Ende-Uhrzeit ändern.

In den Einstellungen für die Zeiterfassung ist festlegt, ob Änderungen am Arbeitszeiteintrag sofort übernommen werden oder ob diese vom Vorgesetzten genehmigt werden müssen. Falls die Änderung genehmigungspflichtig ist, wird der Vorgesetzte per Email informiert und kann die Änderung mit einem Mausklick erlauben oder ablehnen.

4. Markierung wird entfernt
Nach der Änderung der Ende-Uhrzeit wird auch der Zusatz "Automatisch gestoppt" entfernt. Damit ist sichergestellt, dass nur Arbeitszeiteinträge markiert sind, die um Mitternacht gestoppt wurden und vom Mitarbeiter noch nicht korrigiert wurden. Der Vorgesetzte und der Mitarbieter erkennt im Timebutler damit sofort, welche Einträge noch überarbeitet werden sollten.

Kein Stopp bei Nachtschichten
Das Stoppen der Stempeluhr findet nicht statt, wenn ein Admin die Option für Nachtschichten aktiviert hat und die Stempeluhr nach 12:00 Uhr Mittags gestartet wurde. Damit ist sichergestellt, dass bei einem Mitarbeiter mit Nachtschicht, der beispielsweise um 21:00 Uhr mit der Arbeit beginnt, nicht schon um Mitternacht die Stempeluhr automatisch gestoppt wird.

Pausenregelung rechnet falsch

Die Anwendung der Pausenregelungen sind etwas komplizierter, als es auf den ersten Blick erscheint. Es gibt mehrere Gründe, wieso manchmal der Eindruck entsteht, als hätte Timebutler die Pausenregelungen falsch angewendet.

Pausen zwischen mehreren Arbeitszeiteinträgen

Bei mehreren Arbeitszeiteinträgen werden die Zeiträume zwischen den Einträgen als Pausen interpretiert.

Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise einen Arbeitszeiteintrag von 8:00 - 12:00 Uhr (=4 h) eingibt und einen weiteren von 13:00 Uhr - 18:00 Uhr (=5 h) und dabei keine Pause eingegeben hat, so wird Timebutler dennoch bei den Arbeitszeiteinträgen die Pausen bei 0 min belassen. Die Zeit von 12:00 - 13:00 Uhr gilt dann als Pause, und diese war ja auch tatsächlich arbeitsfrei, so dass zwar 9 h gearbeitet wurde, darin aber 1 h Pause gemacht wurde.

Anwesenheitszeit versus Arbeitszeit

Für einen Mitarbeiter ist folgende Pausenregelung eingestellt:

Bis 8 h Arbeitszeit: keine Mindestpause
Ab 8 h bis 9 h Arbeitszeit: mindestens 30 Minuten Pause
Mehr als 9 h Arbeitszeit: mindestens 45 Minuten Pause

Fall 1)
Der Mitarbeiter gibt einen Arbeitszeiteintrag ohne Pause ein mit Start 8:00 Uhr und Ende 16:17 Uhr, somit also 8 Stunden und 17 Minuten.

Oftmals wird nun fälschlicherweise angenommen, dass bei diesem Arbeitszeiteintrag 30 Minuten Pause hinzugefügt werden müssen. Das ist nicht korrekt. Wenn von den 8 h 17 min Arbeitszeit insgesamt 30 min in eine Pause gewandelt werden, dann ergibt sich eine Arbeitszeit von 7 h 47 min. Bei einer Arbeitszeit von 7 h 47 min gilt aber die Regel, dass keine Mindestpause erforderlich ist.

Stattdessen dürfen nur 17 min Arbeitszeit in eine Pause gewandelt werden. Damit ergibt sich als korrekte Anpassung: 8 h Arbeitszeit und 17 min Pause - und damit ist die Pausenregelung erfüllt.

Fall 2)
Der Mitarbeiter gibt einen Arbeitszeiteintrag ohne Pause ein mit Start 8:00 Uhr und Ende 17:22 Uhr, somit also 9 Stunden und 22 Minuten.

Oftmals wird nun fälschlicherweise angenommen, dass bei diesem Arbeitszeiteintrag 45 Minuten Pause hinzugefügt werden müssen. Das ist nicht korrekt. Wenn von den 9 h 22 min Arbeitszeit insgesamt 45 min in eine Pause gewandelt werden, dann ergibt sich eine Arbeitszeit von 8 h 37 min. Bei einer Arbeitszeit von 8 h 37 min gilt aber nur eine Mindestpause über 30 min Pause, nicht über 45 min Pause.

Es dürfen alsonur 30 min Arbeitszeit in eine Pause gewandelt werden. Damit ergibt sich als korrekte Anpassung: 8 h 52 min Arbeitszeit und 30 min Pause - und damit ist die Pausenregelung erfüllt.

Grund für die falsche Annahme
Der "Denkfehler" in den beiden Fällen ist, dass die Zeit von Eintreffen im Büro bis zum Verlassen des Büros als Arbeitszeit interpretiert wird und darauf die Pausenregelung angewendet. Sobald aber die Pausenregelung angewendet wurde ergibt sich oftmals, dass eine andere Vorgabe aus der Pausenregelung angewendet werden muss, da sich die Arbeitszeit geändert hat. Die Zeit vom Eintreffen im Büro und dem Verlassen ist also nicht die Arbeitszeit, sondern es ist die Anwesenheitszeit, innerhalb der die Arbeitszeit und die Pausenzeit derart beinhaltet sein muss, dass die Pausenregelung erfüllt ist.

Timebutler rechnet korrekt

Timebutler beachtet alle diese Vorgaben und berechnet die notwendigen Anpassungen an den Arbeitszeiteinträgen. Sie aktivieren die Pausenregelungen und überlassen Timebutler den Rest.

Features der Überstundenverwaltung

Timebutler bietet eine vollwertige Überstundenverwaltung. Jeder Mitarbeiter kann seine Überstunden und Überstundenabbau erfassen und Timebutler führt automatisch das Überstundenkonto. Es kann festgelegt werden, dass Überstunden genehmigungspflichtig sind. Mit Hilfe der Begrenzungen kann das maximale Überstundenguthaben limitiert werden.

Hier erhalten Sie einen Überblick über die Features der Überstundenverwaltung.

Überstundenfeature oder Zeiterfassung

Es gibt im Timebutler das Überstundenfeature und das Zeiterfassungsfeature. Es ist nicht möglich, beide Features gleichzeitig zu aktivieren.

Lesen Sie hier, wieso das Zeiterfassungsfeature und das Überstundenfeature nicht gleichzeitig aktiviert werden können.

Überstundenverwaltung aktivieren

Die Überstundenverwaltung können Sie im Timebutler mit wenigen Mausklicks aktivieren. Dabei ist es sinnvoll, die Mitarbeiter vor der Aktivierung zu informieren, damit die Überstunden und Überstundenabbau dann auch korrekt erfasst werden.

Wichtig
Wenn Sie das Zeiterfassungsfeature aktiviert haben, dann wird beim Aktivieren des Überstundenfeatures das Zeiterfassungsfeature automatisch und sofort deaktiviert. Lesen Sie hier, wieso das Überstundenfeature und Zeiterfassungsfeature nicht gleichzeitig aktiviert sein können.

Überstundenfeature aktivieren

Melden Sie sich als Admin am Timbutler an und klicken links unten auf "Einstellungen > Weitere..", dann rechts auf "Globale Einstellungen". Aktivieren Sie die Option "Erfassung von Überstunden und Überstundenabbau".

Damit ist das Überstundenfeature für alle Mitarbeiter aktiviert und ab sofort stehen in der linken Navigationsleiste die Links zum EIntragen von Überstunden und Überstundenabbau zur Verfügung, ebenso der Link zum Überstundenkonto.

In den oben genannten Globalen Einstellungen prüfen/ändern Sie bitte auch die folgenden Optionen:

Eingabeberechtigung von Überstunden für Admins
Eingabeberechtigung von Überstunden für Vorgesetzte

Überstunden Start-Guthaben einstellen

Klicken Sie links unten auf "Einstellungen > Urlaubsanspruch". Hier können Sie in der Spalte "Überstundenguthaben vom Vorjahr" das Überstunden Start-Guthaben der Mitarbeiter einstellen (wird nur angezeigt, wenn das Überstundenfeature aktiviert ist).

Überstunden genehmigungspflichtig

Lesen Sie hier, wie Sie einstellen können, dass Überstunden genehmigungspflichtig sind.

Überstunden eingeben

Bei Überstundenfeature geben die Mitarbeiter lediglich die Überstunden und den Überstundenabbau ein, nicht die vollständigen Arbeitszeiten. Wenn also ein Mitarbeiter seine Soll-Arbeitszeit von beispielsweise 8 h geleistet hat, braucht er keine Eingabe tätigen. Timebutler führt für jeden Mitarbeiter ein Überstundenkonto und rechnet darin die Überstunden und den Überstundenabbau automatisch ein, zusammen mit dem Überstundenstand vom Vorjahr.

Um Überstunden einzutragen, gehen Sie wie folgt vor:

Mitarbeiter-Nutzer melden sich am Timebutler an und klicken links auf "Überstunden > Überstunden eintragen". Alternativ können die Überstunden wie die anderen Abwesenheitseinträge über die Kalenderansicht eingegeben werden.

Vorgesetzte und Admins melden sich am Timebutler an und klicken links oben auf "Mitarbeiter > Überstunden > Überstunden eintragen". Alternativ können die Überstunden wie die anderen Abwesenheitseinträge über die Kalenderansicht eingegeben werden. Um eigene Überstunden einzugeben kann links oben auf "Eigene Daten > Überstunden > Überstunden eintragen" geklickt werden.

Genehmigung von Überstunden

Überstundeneinträge sind standardmäßig nicht genehmigungspflichtig. Sie können einstellen, dass Überstundeneinträge genehmigungspflichtig sind.

Überstundenabbau

Bei Überstundenfeature geben die Mitarbeiter lediglich die Überstunden und den Überstundenabbau ein, nicht die vollständigen Arbeitszeiten. Wenn also ein Mitarbeiter seine Soll-Arbeitszeit von beispielsweise 8 h geleistet hat, braucht er keine Eingabe tätigen. Timebutler führt für jeden Mitarbeiter ein Überstundenkonto und rechnet darin die Überstunden und den Überstundenabbau automatisch ein, zusammen mit dem Überstundenstand vom Vorjahr.

Um Überstundabbau zu beantragen, gehen Sie wie folgt vor:

Mitarbeiter-Nutzer melden sich am Timebutler an und klicken links auf "Überstunden > Überstundenabbau". Alternativ kann der Überstundenabbau wie die anderen Abwesenheitseinträge über die Kalenderansicht eingegeben werden.

Vorgesetzte und Admins melden sich am Timebutler an und klicken links oben auf "Mitarbeiter > Überstunden > Überstundenabbau". Alternativ kann der Überstundenabbau wie die anderen Abwesenheitseinträge über die Kalenderansicht eingegeben werden. Um eigenen Überstundenabbau einzugeben kann links oben auf "Eigene Daten > Überstunden > Überstundenabbau" geklickt werden.

Genehmigung von Überstundenabbau

Überstundenabbau ist immer genehmigungspflichtig durch den Vorgesetzten.

Überstunden genehmigungspflichtig

Sie können einstellen, ob die Mitarbeiter Überstunden eingeben können und diese sofort im Überstundenkonto eingerechnet werden oder ob Überstundeneinträge zunächst vom Vorgesetzten genehmigt werden müssen.

Auch für andere Abwesenheitstypen kann eingestellt werden, ob diese genehmigungspflichtig sind oder nicht, beispielsweise für Homeoffice oder Dienstreise. Um also Überstunden als genehmigungspflichtig einzustellen, gilt die gleiche Vorgehensweise wie bei allen anderen Abwsenheitstypen. Lesen Sie hier, wie Sie Überstunden als genehmigungspflichtig festlegen.

Nicht für die Zeiterfassung gültig
Beachten Sie bitte, dass die hier beschriebene Genehmigungspflicht von Überstunden nur für das Überstundenfeature gilt, nicht für das Zeiterfassungsfeature. Im Zeiterfassungsfeature geben die Mitarbeiter die Arbeitszeiten vollständig ein und Timebutler berechnet die Überstunden automatisch, so dass die Mitarbeiter keine Überstundeneinträge eingeben.

Überstunden und Überstundenabbau löschen

Um Überstundeneinträge oder Überstundenabbau-Anträge zu löschen, gehen Sie wie folgt vor:

Mitarbeiter-Nutzer melden sich am Timebutler an und klicken links auf "Abwesenheiten > Listenansicht". Bei dem gewünschten Eintrag klickt er auf das rote Symbol mit dem Papierkorb.

Vorgesetzte und Admins melden sich am Timebutler an und klicken links oben auf "Mitarbeiter > Abwesenheiten > Listenansicht". Bei dem gewünschten Eintrag klickt er auf das rote Symbol mit dem Papierkorb.

Nur Admins oder Vorgesetzte können Überstundeneinträge oder Überstundenabbau-Anträge löschen. Wenn ein Mitarbeiter-Nutzer einen Überstundeneintrag oder Überstundenabbau-Antrag löschen möchte, dann wird stattdessen eine Storno-Anfrage an den Vorgesetzten verschickt. Der Vorgesetzte kann den Storno-Antrag genehmigen (=Eintrag wird gelöscht) oder ablehnen.

Überstundenkonto anzeigen

Überstundenkonto aufrufen

Um das Überstundenkonto aufzurufen, gehen Sie wie folgt vor:

Mitarbeiter-Nutzer melden sich am Timebutler an und klicken links auf "Überstunden > Überstundenkonto".

Vorgesetzte und Admins melden sich am Timebutler an und klicken links oben auf "Mitarbeiter > Überstunden > Überstundenkonten". Um das eigene Überstundenkonto aufzurufen kann links oben auf "Eigene Daten > Überstunden > Überstundenkonto" geklickt werden. Mit einem Klick auf den Button "Herunterladen" kann die Ansicht als Excel-Datei heruntergeladen und weiterverarbeitet oder versendet werden.

Übertrag von Überstunden ins nächste Jahr

Im Überstundenkonto wird unter "Überstundenguthaben vom Vorjahr" das Überstundensaldo zum 31.12. des Vorjahres angezeigt und somit das Überstundenguthaben aus dem Vorjahr in das Urlaubskonto des nächsten Jahres übertragen. Das Überstundenguthaben (und der Resturlaub) werden absichtlich nicht vollautomatisch in das nächste Jahr übertragen. Lesen Sie hier, wie Sie Überstunden ins Folgejahr übertragen.

Überstundenkonto herunterladen

Um das Überstundenkonto als Excel- oder CSV-Datei herunterzuladen, gehen Sie wie folgt vor:

Melden Sie sich als Admin am Timebutler an und klicken links oben auf "Mitarbeiter > Überstunden > Überstundenkonten". Um das eigene Überstundenkonto aufzurufen kann links oben auf "Eigene Daten > Überstunden > Überstundenkonto" geklickt werden.

Mit einem Klick auf den Button "Herunterladen" kann die Ansicht als Excel-Datei heruntergeladen und weiterverarbeitet oder versendet werden.

Ausbezahlte Überstunden (Überstundenfeature)

Wenn für einen Mitarbeiter Überstunden ausbezahlt wurden, dann können Sie das im Timebutler wie folgt eintragen:

Erstellen Sie für den Mitarbeiter einen Überstundenabbau-Antrag und genehmigen diesen sofort. Die Überstunden werden umgehend vom Überstundenkonto abgezogen und reduzieren den Überstundenstand des Mitarbeiters.

In dem Überstundenabbau-Antrag tragen Sie die Anzahl Überstunden ein, die ausbezahlt wurden. Im Feld "Bemerkung" können Sie eine entsprechende Anmerkung eingeben, beispielsweise "Ausbezahlt am tt.mm.jjjj". Damit auch für die Kollegen zusätzlich erkennbar ist, dass es sich nicht um freie Zeit handelt, sondern um ausbezahlte Überstunden, können Sie ein markantes Datum einstellen, beispielsweise immer den 1. Januar des Jahres.

Ausbezahlte Überstunden in der Zeiterfassung
Falls Sie statt dem Überstundenfeature die Zeiterfassung aktiviert haben, dann lesen Sie hier, wie Sie ausbezahlte Überstunden bei der Zeiterfassung eintragen.

Einstellung für die Begrenzung

Mit den Begrenzungen kann bei aktiviertem Überstundenfeature eine Überstunden-Grenze und eine Fehlstunden-Grenze festgelegt werden.

Erfahren Sie hier mehr zu den Begrenzungen.

Abwesenheitseinträge

Über das Downloadcenter können die Abwesenheitseinträge der Mitarbeiter bequem mit wenigen Mausklicks als Excel-Datei oder CSV-Datei heruntergeladen werden.

Um die Abwesenheitseinträge herunterzuladen, melden Sie sich als Admin oder Vorgesetzter am Timebutler an, klicken links auf "Berichte", dann darunter auf "Downloadcenter". Klicken Sie dann auf den Reiter "Abwesenheitseinträge".

Beachten Sie:
Das Berichtscenter steht Admin-Nutzern immer zur Verfügung. Vorgesetzte können auf das Berichtscenter nur zugreifen, wenn Admins den Zugriff darauf freigeschaltet haben. Mitarbeiter-Nutzer haben hingegen keinen Zugriff auf das Berichtscenter.

Arbeitszeiteinträge

Über das Downloadcenter können die Arbeitszeiteinträge der Mitarbeiter bequem mit wenigen Mausklicks als Excel-Datei oder CSV-Datei heruntergeladen werden.

Um die Arbeitszeiteinträge herunterzuladen, melden Sie sich als Admin oder Vorgesetzter am Timebutler an, klicken links auf "Berichte", dann darunter auf "Downloadcenter". Klicken Sie dann auf den Reiter "Arbeitszeiten".

Urlaubskonten

Über das Downloadcenter können die Urlaubskonten der Mitarbeiter bequem mit wenigen Mausklicks als Excel-Datei oder CSV-Datei heruntergeladen werden.

Um die Urlaubskonten herunterzuladen, melden Sie sich als Admin oder Vorgesetzter am Timebutler an, klicken links auf "Berichte", dann darunter auf "Downloadcenter". Klicken Sie dann auf den Reiter "Urlaubskonten".

Mitarbeiterdaten

Über das Downloadcenter können die Daten der Mitarbeiter bequem mit wenigen Mausklicks als Excel-Datei oder CSV-Datei heruntergeladen werden.

Um die Mitarbeiterdaten herunterzuladen, melden Sie sich als Admin oder Vorgesetzter am Timebutler an, klicken links auf "Berichte", dann darunter auf "Downloadcenter". Klicken Sie dann auf den Reiter "Mitarbeiterdaten".

Gelöschte Abwesenheitseinträge

Über das Downloadcenter können die gelöschten Abwesenheitseinträge bequem mit wenigen Mausklicks als Excel-Datei oder CSV-Datei heruntergeladen werden.

Um die gelöschten Abwesenheitseinträge herunterzuladen, melden Sie sich als Admin oder Vorgesetzter am Timebutler an, klicken links auf "Berichte", dann darunter auf "Downloadcenter". Klicken Sie dann auf den Reiter "Gelöschte Abwesenheitseinträge".

Hinweis:
Timebutler protokolliert welcher Nutzer, wann welchen Abwesenheitseintrag gelöscht hat, damit die Bearbeitungshistorie lückenlos nachvollzogen werden kann. Auch für bestehende Abwesenheitseinträge wird die Bearbeitungshistorie protokolliert, um die Änderungen nachvollziehen zu können.

Gelöschte Arbeitszeiteinträge

Über das Downloadcenter können die gelöschten Arbeitszeiteinträge bequem mit wenigen Mausklicks als Excel-Datei oder CSV-Datei heruntergeladen werden.

Um die gelöschten Arbeitszeiteinträge herunterzuladen, melden Sie sich als Admin oder Vorgesetzter am Timebutler an, klicken links auf "Berichte", dann darunter auf "Downloadcenter". Klicken Sie dann auf den Reiter "Gelöschte Arbeitszeiteinträge".

Hinweis:
Timebutler protokolliert welcher Nutzer, wann welchen Arbeitszeiteintrag gelöscht hat, damit die Bearbeitungshistorie lückenlos nachvollzogen werden kann. Auch für bestehende Arbeitszeiteinträge wird die Bearbeitungshistorie protokolliert, um die Änderungen nachvollziehen zu können.

Berichtscenter aufrufen und auswerten

Im Berichtscenter können Sie Daten der Mitarbeiter auswerten und grafisch aufbereiten lassen. Melden Sie sich als Admin oder Vorgesetzter am Timebutler an, klicken links auf "Berichte", dann darunter auf "Berichtscenter". Nehmen Sie die gewünschten Einstellungen vor, um die Berichte anzeigen zu lassen.

Sie haben die Auswahl zwischen verschiedenen Berichtstypen:

Diagramm (Summen)
Diagramm (Durchschnitt je Mitarbeiter)
Kumuliert
Listenansicht

Zugriff für Vorgesetzte und Mitarbeiter

Das Berichtscenter steht Admin-Nutzern immer zur Verfügung. Vorgesetzte können auf das Berichtscenter nur zugreifen, wenn Admins den Zugriff darauf freigeschaltet haben. Mitarbeiter-Nutzer haben hingegen keinen Zugriff auf das Berichtscenter.

Um Vorgestzen den Zugriff zum Berichtscenter freizuschalten, melden Sie sich als Admin am Timebutler an, klicken links unten auf "Einstellungen > Weitere..", dann rechts auf "Globale Einstellungen". Prüfen/ändern Sie die Option "Vorgesetzter darf Berichte verwenden".

Auslastungsbericht - Kumulierter Bericht

Der Auslastungsbericht in den zwei Variationen kumulierter Bericht und Listenansicht auf Tagesbasis sind nützliche und häufig aufgerufene Auswertungen.

Melden Sie sich als Admin am Timebutler an und klicken links auf "Berichte > Auslastungsbericht". Wählen Sie die Option "Berichtstyp: Kumuliert" und klicken auf den blauen Button "Anzeigen". Sie können den Bericht auch per Klick auf den entsprechenden Button als Excel-Datei oder CSV-Datei herunterladen.

Im kumulierten Bericht erhalten Sie die Information über die Summe der Arbeitstage/Urlaubstage für alle Abwesenheiten in dem gewählten Zeitraum. Diese Zahlen sind monatsscharf berechnet. Wenn also ein Urlaubsantrag im Mai startet und in den Juni ragt, Sie den kumulierten Bericht für Mai aufrufen, dann werden nur die Urlaubstage des Urlaubsantrages in dem Bericht eingerechnet, die in den Mai fallen. Für die rmittlung der Rückstellungen ist es in manchen Fällen notwendig, eine monatssscharfe Auswertung zu erhalten.

Auslastungsbericht - Listenansicht auf Tagesbasis

Der Auslastungsbericht in den zwei Variationen kumulierter Bericht und Listenansicht auf Tagesbasis sind nützliche und häufig aufgerufene Auswertungen.

Bericht zur Listenansicht auf Tagesbasis aufrufen

Melden Sie sich als Admin am Timebutler an und klicken links auf "Berichte > Auslastungsbericht". Wählen Sie die Option "Berichtstyp: Listenansicht auf Tagesbasis" und klicken auf den blauen Button "Anzeigen". Sie können den Bericht auch per Klick auf den entsprechenden Button als Excel-Datei oder CSV-Datei herunterladen.

In diesem Auslastungsbericht erhalten Sie eine tageweise Auswertung für die gewählten Mitarbeiter der Arbeitstage und Abwesenheiten. Falls das Zeiterfassungsfeature aktiviert ist, dann werden hier auch die kumulierten Arbeitszeit-Informationen je Kalendertag angezeigt (Soll-Arbeitszeit, geleistete Arbeitszeit, Pausen, usw.).

Start- und Ende-Uhrzeit der Arbeitszeiteinträge

In diesem Bericht werden die Start- und Ende-Uhrzeiten der Arbeitszeiteinträge nicht ausgegeben. Der Grund dafür ist, dass die Mitarbeiter je Kalendertag einen oder auch mehrere Arbeitszeiteinträge eingeben können. Wenn ein Mitarbeiter für einen Kalendereintrag beispielsweise drei Arbeitszeiteinträge eingibt, dann müsste in dem Bericht in der einen Zeile für den einen Kalendertag drei verschiedene Start- und Ende-Uhrzeiten ausgegeben werden (ebenso drei geleistete Zeiten, drei Salden, drei Pausen, ...). Das Ergebnis wäre unübersichtlich. Außerdem würde eine solche Anzeige beim Download nach Excel problematisch, da in einer Excel-Zelle mehrere Werte eingetragen wären und die Zahlen nicht mehr verarbeitet und verrechnet werden können.

Die Details zu der Start- und Ende-Uhrzeit für jeden Arbeitszeiteintrag können Sie sich stattdessen in der Listenansicht der Arbeitszeiteinträge anzeigen lassen und auch herunterladen. Melden Sie sich dazu am Timebutler an und klicken links oben auf "Mitarbeiter > Zeiterfassung > Listenansicht".

Mitarbeiter

Der Nutzertyp Mitarbeiter-Nutzer ist für die meisten Mitarbeiter im Unternehmen das passende Nutzerkonto. Mitarbeiter-Nutzer sehen immer die eigenen Urlaubs- und Abwesenheitseinträge sowie die eigenen Arbeitszeiteinträge, das eigene Urlaubskonto und das eigene Überstunden- oder Arbeitszeitkonto.

Sie haben keine Weisungsbefugnis und dürfen somit für andere Mitarbeiter keine Einträge eingeben oder verändern und auch keine Urlaubsanträge oder Abwesenheitsanträge genehmigen.

Im Kalender sehen Mitarbeiter die Kollegen mit dem gleichen Vorgesetzten. Sie haben jedoch nur Einblick in die Kalenderansicht der Abwesenheiten, nicht auf fremde Urlaubskonten, Arbeitszeit- und Überstundenkonten oder Detailansichten fremder Einträge. Ebenso sehen Sie keine Stammdaten oder sonstige Details fremder Kollegen.

Ein Admin kann die Sichtrechte und Eingaberechte von allen Nutzern oder individuell von einzelnen Nutzern einschränken oder erweitern. Die Rechte eines bestimmten Nutzers werden in der Detailansicht des Nutzerkontos angezeigt.

Vorgesetzte

Der Nutzertyp Vorgesetzter ist -dem Namen entsprechend- für Vorgesetzte im Unternehmen vorgesehen. Vorgesetzte haben Mitarbeiter zugeordnet und sehen deren Urlaubs- und Abwesenheitseinträge, Arbeitszeiteinträge, Urlaubskonten, Stammdaten und Überstunden- oder Arbeitszeitkonten.

Vorgesetzte sind weisungsbefugt und dürfen somit für die ihnen zugeordneten Mitarbeiter Einträge eingeben, bearbeiten und löschen und Urlaubsanträge und Abwesenheitsanträge genehmigen und ablehnen.

Im Kalender sehen Vorgesetzte die zugeordneten Mitarbeiter und haben Einblick in die Detailansicht der Einträge und auch der Stammdaten der Mitarbeiter.

Jeder Nutzer im Timebutler hat immer einen oder mehrere Vorgesetzte zugeordnet, so auch ein Vorgesetzter. Die Anträge des Vorgesetzten werden also von seinem Vorgesetzten genehmigt.

Administratoren

Administratoren haben die gleichen Eigenschaften wie Vorgesetzte, können jedoch zusätzlich bestimmte Einstellungen vornehmen, die sich auf all Nutzer im Timebutler auswirken und die kein anderer Nutzer bearbeiten darf. Sie haben immer Sichtrechte, Bearbeitungsrechte und Genehmigungsrechte auf alle Nutzer, alle Einträge, alle Urlaubskonten, Arbeitszeitkonten, Stammdaten und sonstige Daten im Timebutler.

Viele Einstellungen können nur von Administratoren geändert werden, beispielsweise die Zuordnung von Mitarbeitern zu Vorgesetzten, Urlaubssperren, Feiertage, die Änderung der Rechte für andere Nutzerkonten, Abwesenheitstypen und deren Zusatzfelder, Globale Einstellungen und vieles mehr.

Dennoch haben Administratoren auch ein eigenes Urlaubskonto, Überstundenkonto oder Arbeitszeitkonto. Administratoren haben auch einen Vorgesetzten zugeordnet, der die Urlaubsanträge des Administrators genehmigt. Ebenso können einem Administrator Mitarbeiter zugeordnet sein, so dass er als Vorgesetzter für die Mitarbeiter gilt.

Üblicherweise erhalten die Mitarbeiter aus der Personalabteilung und die Geschäftsführer Admin-Rechte. In einem Unternehmen mit beispielsweise 230 Mitarbeitern werden in der Regel 3-5 Administrator-Konten erstellt, 10-20 Vorgesetzte und 200 Mitarbeiter-Nutzerkonten.

Da viele Einstellungen und Änderungen nur von Administratoren vorgenommen werden können, sollte stets mehr als ein Administrator vorhanden sein. Es können beliebig viele Administratoren erstellt werden.

Nutzertyp ändern

Sie können bei einem bestehenden Nutzerkonto den Nutzertyp ändern. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

Nutzertyp ändern

Melden Sie sich als Admin am Timebutler an und klicken links oben auf "Mitarbeiter", dann unterhalb des kleinen "Mitarbeiter" auf "Übersicht". Bei dem gewünschten Nutzerkonto klicken Sie auf den grünen Button mit dem Bleistift (=Bearbeiten). Ändern Sie oben bei "Nutzertyp" die Auswahl auf den gewünschten Nutzertyp. Klicken Sei dann unten auf den blauen Button "Speichern", um die Änderung zu speichern.

Fehlermeldung: Mitarbeiter zugeordnet

Wenn Sie einen Vorgesetzten oder Admin zum Mitarbeiter-Nutzer ändern möchten und dem Vorgesetzten / Admin noch Mitarbeiter zugeordnet sind, dann erhalten Sie eine Fehlermeldung. Sie müssen dann zunächst alle Mitarbeiter des Vorgesetzten / Admins einem anderen Vorgesetzten zuordnen. Danach können Sie den Nutzertyp zum Mitarbeiter-Nutzer ändern.

Eigenes Admin-Nutzerkonto ändern

Es ist nicht möglich, dass ein Admin sein eigenes Admin-Nutzerkonto zu einem Vorgesetzten- oder Mitarbeiter-Nutzerkonto ändert. Damit wird sichergestellt, dass immer mindestens ein Nutzer mit Admin-Rechten vorhanden ist. Stattdessen meldet sich ein anderer Admin-Nutzer an und ändert das Nutzerkonto wie oben beschrieben.

Wenn der Nutzer gerade an seinem Timebutler Nutzerkonto angemeldet ist, während der Admin die Änderung durchführt, dann wirkt sich die Änderung erst nach der nächsten Ab- und Anmeldung des Nutzers aus.

Überblick in der Nutzerkonto-Detailansicht

In der Detailansicht zu einem Nutzerkonto erhalten Sie alle Informationen zu dem Nutzerkonto im Überblick, darunter:

Stammdaten
Sichtrechte, Eingaberechte und Bearbeitungsrechte des Nutzers
Zugeordnete Vorgesetzte
Urlaubskonto Überblick
Wochenarbeitstage
Pausenregelung (nur bei aktivierter Zeiterfassung)

Die Detailansicht zu einem Nutzerkonto können Sie aufrufen, indem Sie sich als Admin oder Vorgesetzter am Timebutler anmelden, dann links oben auf "Mitarbeiter" klicken, dann unterhalb des kleinen "Mitarbeiter" auf "Übersicht". Klicken Sie nun bei dem gewünschten Nutzerkonto auf das blaue Symbol mit der Lupe.

Sichtrechte

Die Nutzertypen haben folgende Sichtrechte:

		Mitarbeiter	Vorgesetzter
Eigene Einträge
	Alle eigenen Daten (Abwesenheiten, Arbeitszeiten, Urlaubskonten, usw.)
Daten von Mitarbeitern aus dem Team (gleicher Vorgesetzter)
	Abwesenheitseinträge - Kalenderansicht	¹
	Abwesenheitseinträge - Listenansicht
	Abwesenheitseinträge - Detailansicht
	Urlaubskonten
	Arbeitszeiteinträge und Arbeitszeitkonten
	Überstundenkonten
	Stammdaten der Nutzerkonten
Daten von Mitarbeitern anderer Vorgesetzter
	Abwesenheitseinträge - Kalenderansicht	/ ^{1, 2}	/ ²
	Abwesenheitseinträge - Listenansicht		/ ²
	Abwesenheitseinträge - Detailansicht		/ ²
	Urlaubskonten		/ ^{2, 3}
	Arbeitszeiteinträge und Arbeitszeitkonten		/ ^{2, 4}
	Überstundenkonten		/ ²
	Stammdaten der Nutzerkonten		/ ²

Legende

	Sichtrechte
	Keine Sichtrechte
/	Per Standard keine Sichtrechte / Sichtrechte können freigeschaltet werden
¹ ¹	Ein Admin kann die Sichtrechte für Mitarbeiter erweitern oder einschränken: Sichtrechte für alle Mitarbeiter-Nutzer auf andere Nutzer vollständig deaktivieren (in den Globale Einstellungen) Sichtrechte für einen bestimmten Mitarbeiter auf andere Nutzer vollständig deaktivieren oder erweitern (in der Bearbeitungsmaske für das Nutzerkonto) Sichtrechte auf weitere Nutzer freischalten Sichrechte aller Nutzer auf alle Nutzer freischalten (Option "Sichtbarkeit auf alle Nutzer" in den Globalen Einstellungen) Abwesenheitstypen maskieren Sichtrechte auf Krankheitseinträge einschränken Fremde Einträge in der Vergangenheit ausblenden (in den Globalen Einstellungen) und weitere Optionen...
²	Ein Admin kann die Sichtrechte für Vorgesetzte und Mitarbeiter erweitern: Sichtrechte auf weitere Nutzer freischalten Sichrechte aller Nutzer auf alle Nutzer freischalten (Option "Sichtbarkeit auf alle Nutzer" in den Globalen Einstellungen)
³	Ein Admin kann die Sichtrechte auf Urlaubskonten von Mitarbeitern anderer Vorgesetzter deaktivieren (Option "Sichtrechte für Vorgesetzte auf Urlaubsanspruch der erweiterten Sichtrechte" in den Globalen Einstellungen)
⁴	Ein Admin kann die Sichtrechte auf Arbeitszeitn von Mitarbeitern anderer Vorgesetzter deaktivieren (Option "Sichtrechte für Vorgesetzte auf Arbeitszitn der erweiterten Sichtrechte" in den Globalen Einstellungen)

Eingaberechte und Bearbeitungsrechte

Die Nutzertypen haben folgende Eingaberechte:

		Mitarbeiter	Vorgesetzter	Administrator
Einträge für sich selbst eingeben und bearbeiten
	Urlaub, Abwesenheiten, Überstunden, Überstundenabbau
	Arbeitszeiteinträge	¹	¹
	Stempeluhr (falls aktiviert)	²	²	²
	Zeiterfassungsterminal (falls aktiviert)
Daten von Mitarbeiter aus dem Team (gleicher Vorgesetzter)
	Urlaub, Abwesenheiten, Überstunden, Überstundenabbau	/ ³	/ ⁴
	Arbeitszeiteinträge		/ ⁴
	Stempeluhr (falls aktiviert)
	Zeiterfassungsterminal (falls aktiviert)
Daten von Mitarbeitern anderer Vorgesetzter
	Urlaub, Abwesenheiten, Überstunden, Überstundenabbau	/ ³	/ ⁴
	Arbeitszeiteinträge		/ ⁴
	Stempeluhr (falls aktiviert)
	Zeiterfassungsterminal (falls aktiviert)
Nutzerkonten und Einstellungen
	Nutzerkonten erstellen oder ändern		/ ⁵
	Einstellungen vornehmen (Urlaubsanspruch, Feiertage, Zeiterfassung, …)

Legende

	Eingaberechte
	Keine Eingaberechte
/	Per Standard Eingaberechte / Eingaberechte können eingeschränkt werden
/	Per Standard keine Eingaberechte / Eingaberechte können freigeschaltet werden
¹	Ein Admin kann die Eingaberechte für Mitarbeiter und Vorgesetzte verbieten oder einschränken: Zeiterfassung auf Abteilungen oder Mitarbeiter einschränken Eingabe von Arbeitszeiteinträgen über das Eingabeformular verbieten Zeitliche Einschränkungen, beispielsweise auf früheste Startuhrzeit, auf Eingabe in der Vergangenheit/Zukunft, Arbeitszeiten-Sperre für Vormonate
²	Ein Admin kann einstellen, dass bestimmte Nutzer die Stempeluhr nicht nutzen dürfen und nur im Zeiterfassungsterminal stempeln dürfen.
³	Ein Admin kann einzelnen Mitarbeitern die Eingaberechte erweitern, damit diese auch für andere Mitarbeiter Abwesenheiten, Urlaubsanträgen, Überstunden und Überstundenabbau eingeben können.
⁴	Ein Admin kann einstellen, dass Vorgesetzte keine Einträge für andere Nutzer eingeben dürfen (Option "Vorgesetzter darf Abwesenheiten für andere Nutzer eintragen" in den Globalen Einstellungen)
⁵	Ein Admin kann einstellen, dass Vorgesetzte keine Nutzerkonten erstellen oder Stammdaten ändern dürfen (Option "Nutzerrechte für Vorgesetzte und Admins" in den Globalen Einstellungen)

Recht auf Genehmigung von Anträgen

Die Nutzertypen haben folgende Recht zur Genehmigung von Anträgen:

		Vorgesetzter
Eigene Anträge
	Urlaubsanträge
	Abwesenheitsanträge, Überstunden und Überstundenabbau
	Änderungsanträge für Arbeitszeiteinträge
Anträge der eigenen Mitarbeiter
	Urlaubsanträge	/ ¹
	Abwesenheitsanträge, Überstunden und Überstundenabbau	/ ¹
	Änderungsanträge für Arbeitszeiteinträge	/ ¹
Anträge von Mitarbeitern anderer Vorgesetzter
	Urlaubsanträge
	Abwesenheitsanträge, Überstunden und Überstundenabbau
	Änderungsanträge für Arbeitszeiteinträge
Anträge in Vertretung während Abwesenheit des Vorgesetzten
	Urlaubsanträge	/ ²
	Abwesenheitsanträge, Überstunden und Überstundenabbau	/ ²
	Änderungsanträge für Arbeitszeiteinträge

Legende

	Genehmigungsrechte
	Keine Genehmigungsrechte
/	Per Standard Genehmigungsrechte / Genehmigungsrechte können eingeschränkt werden
¹	Ein Admin kann die Genehmigung von Anträgen durch Vorgesetzte einschränken: Vorgesetzten kann die Genehmigung von Anträgen verboten werden (Option "Vorgesetzte dürfen Anträge genehmigen" in den Globalen Einstellungen). Zeitliche Einschränkung zum Löschen von Urlaubsanträgen (Option "Vorgesetzter darf vergangene Urlaubsanträge löschen / stornieren" und "Vorgesetzter darf zuküftige Urlaubsanträge löschen / stornieren" in den Globalen Einstellungen).
²	Ein Admin kann die Genehmigung von Anträgen durch einen Vertreter deaktivieren (Option "Vertreter dürfen Anträge genehmigen" in den Globalen Einstellungen)

Sichtrechte auf Attest-Informationen

Zu jedem Krankheitseintrag kann mit Hilfe des Attest Status im Timebutler gespeichert werden, ob das ärztliche Attest beim Arbeitgeber eingegangen ist. Ein Admin kann die Sichtrechte auf den Attest-Status festlegen.

Sichtrechte auf Krankheitseinträge einschränken

Es ist möglich, die Sichtrechte auf fremde Krankheitseinträge für Mitarbeiter-Nutzer teilweise oder ganz einzuschränken. In diesem Fall haben die Mitareiter-Nutzer keine Sichtrechte auf die Attest-Informationen. Lesen Sie hier, wie Sie für Mitarbeiter-Nutzer die Sichtrechte auf Krankheitseinträge einschränken.

Sichtrechte auf Attest-Status einstellen

Melden Sie sich als Admin am Timebutler an und klicken links unten auf "Einstellungen > Weitere..", dann rechts auf "Globale Einstellungen". Prüfen/ändern Sie die Option "Anzeige der Attest-Information bei Krankheit".

Sichtrechte auf Krankheitseinträge einschränken

Ein Admin kann die Sichtrechte auf Krankheitseinträge einschränken, insbesondere für Mitarbeiter Nutzer.

Lesen Sie hier, wie Sie die Sichtrechte auf Krankheitseinträge einschränken.

Sichtrechte erweitern

Jeder Mitarbeiter hat je nach Nutzertyp unterschiedliche Sichtrechte. Ein Admin kann die Sichtrechte erweitern, wie folgt:

Sichtrechte auf Abteilungen, Mitarbeiter oder Nutzergruppen erweitern

Admins haben Sichtrechte auf alle Nutzer und alle Abwesenheiten und Einträge. Vorgesetzte und Mitarbeiter haben hingegen Sichtrechte nur auf die Mitarbeiter mit dem gleichen Vorgesetzten. Sie können die Sichtrechte für jeden Vorgesetzten und Mitarbeiter individuell erweitern.

Melden Sie sich dazu als Admin am Timebutler an und klicken links unten auf "Einstellungen > Sichtrechte". Hier können Sie für jeden Nutzer erweiterte Sichtrechte auf Abteilungen, einzelne Mitarbeiter oder auch Nutzergruppen freischalten.

Sichtrechte für Mitarbeiter: nach Abteilung oder Vorgesetztem

Ein Admin kann einstellen, ob die Mitarbeiter-Nutzer die Kollegen mit dem gleichen Vorgesetzten oder dem gleichen Abteilungsnamen sehen dürfen. Melden Sie sich dazu als Admin am Timebutler an und klicken links unten auf "Einstellungen > Weitere..", dann rechts auf "Globale Einstellungen". Prüfen/ändern Sie nun die Option "Mitarbeiter sehen Kollegen mit dem gleichen Vorgesetzten oder Abteilung" (unten auf der Seite).

Sichtrechte am Nutzerkonto individuell einstellen

Die Sichtrechte können auch für einzelne Mitarbeiter-Nutzer individuell geändert werden, am Nutzerkonto des Mitarbeiters. Folgende Optionen stehen zur Verfügung:

Standardeinstellung: darf die Kollegen gemäß der Auswahl in den "Globalen Einstellungen" sehen (gleicher Vorgesetzter oder gleiche Abteilung)
Darf die Kollegen sehen, die den gleichen Vorgesetzten haben, unabhängig vom Abteilungsnamen.
Darf die Kollegen sehen, die den gleichen Abteilungsnamen haben, unabhängig vom Vorgesetzten.
Darf keine anderen Kollegen sehen.

Um die Einstellung am Nutzerkonto zu ändern, melden Sie sich mit einem Admin am Timebutler an, klicken links oben auf "Mitarbeiter > Mitarbeiter > Übersicht", dann bei dem gewünschten Mitarbeiter auf das grüne Symbol mit dem Bleistift (=Bearbeiten). Ändern Sie die Option "Sichtrechte".

Sichtrechte für alle Mitarbeiter auf alle Mitarbeiter freischalten

In kleinen Unternehmen kommt oftmals der Wunsch auf, allen Mitarbeitern Sichtrechte auf alle Kollegen freizuschalten. Das können Sie mit wenigen Mausklicks erledigen. Melden Sie sich dazu als Admin am Timebutler an und klicken links unten auf "Einstellungen > Weitere..", dann rechts auf "Globale Einstellungen". Prüfen/ändern Sie nun die Option "Sichtbarkeit auf alle Nutzer" (unten auf der Seite).

Die Sichtrecht, die ein Mitarbeiter hat, können Sie in der Detailansicht des Nutzerkontos einsehen.

Eingaberechte erweitern

Jeder Mitarbeiter hat je nach Nutzertyp unterschiedliche Eingabe- und Bearbeitungsrechte.

Eingaberechte für Mitarbeiter-Nutzer erweitern

Mitarbeiter-Nutzer dürfen nur für sich selbst Urlaub und Abwesenheiten eingeben. Ein Admin kann für einzelne Mitarbeiter das Recht auf Eingabe von Urlaub und Abwesenheiten auch für andere Mitarbeiter freischalten.

Um die Einstellung am Nutzerkonto zu ändern, melden Sie sich mit einem Admin am Timebutler an, klicken links oben auf "Mitarbeiter > Mitarbeiter > Übersicht", dann bei dem gewünschten Mitarbeiter auf das grüne Symbol mit dem Bleistift. Ändern Sie die Einstellung bei "Eingaberecht".

Folgende Optionen stehen zur Verfügung:

Standard für Mitarbeiter-Nutzer: darf für keine anderen Nutzer Einträge eingeben.
Darf für alle Nutzer Einträge eingeben, auf die er Sichtrechte hat (inkl. Sichtrechte aus den "Erweiterten Sichtrechten").
Eingaberecht für alle Nutzer: darf für alle Nutzer im Unternehmen Einträge eingeben.
Kein Eingaberecht: darf für keinen anderen Nutzer Einträge eingeben.

Eingaberechte nach Abwesenheitstyp festlegen

Admins können immer jeden Abwesenheitstyp eingeben. Für jeden Abwesenheitstyp kann festgelegt werden, ob auch Mitarbeiter-Nutzer oder Vorgesetzte diese eingeben dürfen.

Melden Sie sich als Admin am Timebutler an, klicken links unten auf "Einstellungen > Weitere.." und dann rechts auf "Abwesenheitstypen". Sie sehen in der Übersicht die Einstellungen für jeden Abwesenheitstyp, ob er genehmigungspflichtig ist. Um einen Abwesenheitstyp zu bearbeiten, klicken Sie in der Zeile des gewünschten Abwesenheitstyps auf den grünen Button "Bearbeiten". Sie können nun Änderungen an den Einstellungen vornehmen und die Änderungen speichern.

Es kann auch für jeden Abwesenheitstyp eingestellt werden, ob die Einträge genehmigungspflichtig sind.

Maskierung von Abwesenheiten

Ein Admin kann einstellen, dass Mitarbeiter-Nutzer fremde Abwesenheitseinträge zwar im Kalender angezeigt bekommen, im Kalender jedoch nur ein neutrales "Abwesend" angezeigt wird ohne Hinweis auf den Abwesenheitstyp.

Die Maskierung kann für jeden Abwesenheitstyp individuell aktiviert werden. Lesen Sie hier, wie Sie die Maskierung aktivieren.

Vorgesetzte zuordnen

Sie können für jeden Nutzer im Timbutler einen Vorgesetzten zuordnen, oder auch mehrere Vorgesetzte. Vorgesetzte erhalten dadurch Sichtrechte, Bearbeitungsrechte und das Recht zur Genehmigung von Anträgen der Mitarbeiter. Wenn ein Mitarbeiter einen Urlaubsantrag oder einen anderen genehmigungspflichtigen Abwesenheitseintrag eingibt, dann startet automatisch der Genehmigungsworkflow. Der oder die Vorgesetzte(n) werden per Email über den neuen Antrag benachtrichtigt und können den Antrag genehmigen oder ablehnen.

Vorgesetzten-Zuordnung bearbeiten

Um die Zuordnung der Mitarbeiter zu Vorgesetzten einzusehen oder zu bearbeiten, melden Sie sich als Admin am Timebutler an und klicken links unten auf "Einstellungen > Vorgesetzte".

Geschäftsführer / Eigene Vorgesetzte

Jedem Mitarbeiter muss immer mindestens ein Vorgesetzte zugeordnet werden. Manche Mitarbeiter haben keinen Vorgesetzten, beispielsweise die Geschäftsführung. In diesem Fall legen Sie als den Vorgesetzten des Geschäftsführers einfach den Geschäftsführer selbst fest. Wenn der Geschäftsführer einen Urlaubsantrag für sich eingibt, dann erkennt Timebutler, dass der Geschäftsführer sein eigener Vorgesetzter ist. Es startet dann nicht der Genehmigungsworkflow, sondern der Urlaubsantrag wird sofort auf "Genehmigt" gesetzt.

Mehrere Vorgesetzte

Sie können jedem Nutzer einen oder auch mehrere Vorgesetzte zuordnen.

Lesen Sie hier, wie Sie den Mitarbeitern mehrere Vorgesetzte zuordnen.

Zweck und Nutzen der Nutzergruppen

Sie können beliebige Nutzer in Nutzergruppen zusammenfassen. Die Nutzergruppen haben folgenden Zweck:

Filtermöglichkeit

Timebutler bietet in vielen Ansichten eine Filtermöglichkeit, beispielsweise in der Kalenderansicht oder der Listenansicht der Abwesenheiten und Arbeitszeiteinträge. Sobald Sie mindestens eine Gruppe erstellt haben, bekommen Sie im Filter auch die Option der Nutzergruppen angezeigt. Damit können Sie die Ansicht auf eine Nutzergruppe filtern.

Da in einer Nutzergruppe beliebige Mitarbeiter aus verschiedensten Abteilungen oder Standorten zusammengefasst werden können, haben Sie auf diese Weise die Möglichkeit, die Ansichten auf eine ganz individuelle Mitarbeitergruppe zu filtern. Sie können beispielsweise eine Nutzergruppe "Planungsteam Sommerfest" mit Mitarbeitern aus verschiedensten Abteilungen und Standorten erstellen und dann die Kalenderansicht auf diese Mitarbeiter filtern.

Zur Erweiterung von Sichtrechten

Sie können die Sichtrechte von Mitarbeitern und Vorgesetzten auf weiter Abteilungen, einzelne Mitarbeiter oder auch Nutzergruppen erweitern. Sobald Sie also mindestens eine Nutzergruppe erstellt haben, können Sie bei den Einstellungen für die Erweiterten Sichtrechten auch Nutzergruppen freischalten.

Keine automatischen Sichtrechte
Wenn Sie eine Nutzergruppe erstellen, dann erhalten die Mitarbeiter aus der Nutzergruppe nicht automatisch auch Sichtrechte aufeinander.

Beispiel: Mitarbeiter Schmitt hat Sichtrechte auf Meier und Müller. Sie erstellen nun eine Nutzergruppe mit den Mitarbeitern Schmitt, Huber und Hoffmann. Damit erhält Mitarbeiter Schmitt nicht Sichtrechte auf Huber und Hoffmann, sondern hat weiterhin nur Sichtrechte auf Meier und Müller.

Verwendung bei vielen Einstellungen

Im Timebutler können viele Einstellungen auf Mitarbeiter, Abteilungen, Standort und auch Nutzergruppen eingeschränkt werden, beispielsweise die Begrenzungen, bei der Übertragung von Resturlaub, im Downloadcenter und viele weitere.

Erfassung von Arbeitszeit nur im Zeiterfassungsterminal

Sie können festlegen, dass bestimmte Mitarbeiter nur am Zeiterfassungsterminal die Stempeluhr starten dürfen (und wenn gewünscht auch nur dort stoppen dürfen). Dazu benötigen Sie eine Nutzergruppe.

Nutzergruppen erstellen und bearbeiten

Jeder Nutzer kann Nutzergruppen erstellen und bearbeiten. Dazu meldet sich der Nutzer an seinem Nutzerkonto am Timebutler an und klickt links unten auf "Einstellungen > Nutzergruppen".

Persönliche Nutzergruppen sind Nutzergruppen, die nur der Besitzer der Nutzergruppe angezeigt bekommt und auswählen kann.
Gemeinsame Nutzergruppen sind Nutzergruppen, die auch jeder andere Nutzer angezeigt bekommt und auswählen kann.

Nur Admins haben die Berechtigung, globale Nutzergruppen zu erstellen und zu ändern. Vorgesetzte und Mitarbeiter-Nutzer können nur persönliche Nutzergruppen erstellen.

Corporate Design und Firmenlogo bearbeiten

Mit dem Corporate Design Manager können Sie Timebutler an die Farben Ihres Unternehmens anpassen und auch Ihr Unternehmens-Logo einbinden.

Um das Corporate Design zu bearbeiten, melden Sie sich als Admin am Timebutler an, klicken links unten auf "Einstellungen > Weitere..", dann rechts auf "Corporate Design", anschließend auf den Button "Corporate Design bearbeiten".

Corporate Design dauerhaft aktivieren

Sie können festlegen, ob die Mitarbeiter direkt nach der Anmeldung Timebutler in Ihrem Corporate Design angezeigt bekommen sollen oder im Standarddesign.

Melden Sie sich dazu als Admin am Timebutler an, klicken links unten auf "Einstellungen > Weitere..", dann rechts auf "Corporate Design". In dem Kasten "Designvorgabe nach Login" können Sie die gewünschte Einstellung vornehmen.

Auswahl der Anzeigesprache

Jeder Nutzer kann selbst entscheiden, in welcher Sprache er Timebutler verwendet. Dazu klickt der Nutzer auf einer beliebigen Seite im Timebutler oben rechts auf das Symbol mit der Weltkugel und wählt seine Wunschsprache.

Timebutler kann in einer der folgenden Sprachen verwendet werden:

Deutsch
Englisch UK: britisches Englisch und Datumsformat dd/mm/yyyy
Englisch US: US-Englisch und Datumsformat mm/dd/yyyy

Hinweis:
Bei jedem Nutzerkonto kann auch eine Sprache ausgewählt werden. Mit dieser Auswahl wird jedoch nur festgelegt, in welcher Sprache Timebutler an den Nutzer Emails versendet und hat keinen Einfluss darauf, für welche Sprach sich der Nutzer bei der Verwendung von Timebutler entscheidet.

Spracheinstellung im Nutzerkonto für die Emails

Bei jedem Nutzerkonto kann eine Sprache eingestellt werden. Mit dieser Auswahl wird festgelegt, in welcher Sprache Timebutler an den Nutzer Emails versendet.

Sprache für den Versand der Emails ändern

Um die Sprache zu ändern, melden Sie sich mit einem Admin am Timebutler an, klicken links oben auf "Mitarbeiter", dann unterhalb des kleinen "Mitarbeiter" auf "Übersicht". Klicken Sie bei dem gewünschten Nutzer auf das grüne Symbol mit dem Bleistift (=Bearbeiten). Ändern Sie die Auswahl bei "Sprache" und speichern die Änderung per Klick unten auf den blauen Button "Speichern".

Hinweis:
Diese Einstellung zur Sprache im Nutzerkonto hat keinen Einfluss darauf, in welcher Sprache der Nutzer Timebutler verwendet. Der Nutzer kann die Sprache für die Anzeige stattdessen jederzeit selbst wählen.

Globale Einstellungen bearbeiten

Die Globalen Einstellungen bieten vielfältige Möglichkeiten, um Timebutler an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anzupassen.

Bei der ersten Anmeldung am Timebutler sind die Optionen in den Globalen Einstellungen so gesetzt, dass sie für die meisten Unternehmen richtig sind. Es ist dennoch sinnvoll, die Optionen zu Beginn durchzugehen und möglicherweise bei manchen Optionen eine andere Einstellung zu wählen. In der Regel müssen die Globalen Einstellungen nur einmalig zu Beginn geprüft und eingestellt werden und danach ist keine Änderung mehr notwendig.

Um die Globalen Einstellungen zu ändern, melden Sie sich mit einem Admin Nutzer am Timebutler an, klicken links unten auf "Einstellungen > Weitere..", dann rechts auf "Globale Einstellungen".

Feiertage an Mitarbeiter zuordnen

Feiertage beim Erstellen eines Nutzerkontos

Wenn Sie ein einzelnes Nutzerkonto erstellen, dann gibt es eine Option "Feiertagsregelung", bei der Sie die gewünschte Feiertagsregelung auswählen können.

Feiertage beim Massenimport von Nutzerkonten

Beim Massenimport von Nutzerkonten können Sie in der Excel-Datei zwischen den verschiedenen Feiertagsregelungen wählen, die im Timebutler voreingestellt sind.

In der Excel-Datei werden jedoch die von Ihnen erstellen Feiertagsregelungen für weitere Länder nicht zur Auswahl angeboten. Sie können dann aber wie folgt vorgehen:

1. Standard-Feiertagsregelung festlegen
In den Standard-Einstellungen für neue Nutzer stellen Sie die gewünschte Feiertagsregelung ein.

2. Auswahl in der Excel-Vorlage
In der Excel-Datei für den Massenimport der Nutzerkonten wählen Sie in der Spalte "Feiertagsregelung" die Option "- Standard Feiertagsregelung -" aus.

Wechsel der Feiertage zu einem bestimmten Datum

Wenn sich die Feiertage für einen Mitarbeiter zu einem bestimmten Datum ändern, beispielsweise weil er den Standort wechselt, dann können Sie das im Timebutler problemlos einstellen, mit Hilfe mehrerer Zeiträume für das Arbeitszeitmodel.

Beachten Sie auch die Standard-Einstellungen für neue Nutzer. Darin können Sie festlegen, welche Feiertagsregelung beim Erstellen neuer Nutzerkonten automatisch vorausgewählt sein soll. Insbesondere wenn Sie eine abweichende Feiertagsregelung als Standard einsetzen, sollten Sie diese bei den Standard-Einstellungen festlegen, damit beim Erstellen der Nutzerkonten nicht versehentlich eine falsche Feiertagsregelung ausgewählt wird.

Feiertage hinzufügen

Sie können beliebige, neue Feiertagsregelungen für weitere Länder erstellen und dann auch beliebige Feiertage hinzufügen.

Melden Sie sich mit einem Admin am Timebutler an und klicken links unten auf "Einstellungen", dann darunter auf "Weitere..", dann rechts auf "Feiertage" (nicht auf Feiertagsregelung). Sie sehen eine Liste an Feiertagen, die von Timebutler bereitgestellt werden und automatisch berechnet werden. Insbesondere die variablen Feiertage wie Ostermontag, Karfreitag, usw. werden von Timebutler automatisch für jedes Jahr berechnet.

Die meisten Feiertage, die Sie benötigen, sind in dieser Liste sicherlich bereits vorhanden. Es gibt aber oftmals noch einzelne Feiertage, die in der Liste nicht aufgeführt sind, wie beispielsweise spezielle Nationalfeiertage bestimmter Länder.

Klicken Sie auf der Seite auf den Button "Neuer Feiertag" und erstellen den gewünschten Feiertag. Dabei können Sie wählen

der Feiertag gilt nur in einem bestimmten Jahr
der Feiertag gilt jedes Jahr am gleichen Datum
der Feiertag gilt jedes Jahr am gleichen Datum jedoch nur ab einem bestimmten Jahr

Neue Feiertage haben zunächst keine Auswirkung auf Ihre Mitarbeiter. Den Mitarbeiter werden die Feiertage nicht direkt zugeordnet, sondern stattdessen werden den Mitarbeitern Feiertagsregelungen zugeordnet. Eine Feiertagsregelung ist die Zusammenfassung bestimmter Feiertage zu einer Gruppe.

Damit also ein Feiertag für einen oder mehrere Mitarbeiter gilt, müssen Sie diesen Feiertag in einer neuen Feiertagsregelung zusammen mit allen anderen Feiertagen, die für den Mitarbeiter gelten sollen, hinzufügen und dann die Feiertagsregelung den Mitarbeitern zuordnen. Lesen Sie hier, wie Sie einen oder mehrere Feiertage hinzufügen.

Es ist auch möglich, die neuen Feiertag zu einer bestehenden Feiertagsregelung hinzuzufügen.

Heilig Abend, Silvester, Altweiber, und weitere hinzufügen

Sie können für jeden Mitarbeiter die gültigen Feiertage festlegen.

Ebenso können Sie beliebige Feiertage zuordnen, beispielsweise Heilig Abend, Silvester, Rosenmontag, Altweiber und andere. Diese Feiertage sind keine gesetzlichen Feiertage, deswegen sind sie nicht Bestandteil der Feiertagsregelungen, die im Timebutler bereits hinterlegt sind.

Um Heilig Abend, Silvester, Altweiber oder weitere Feiertage hinzuzufügen, gehen Sie wie folgt vor:

1.
Melden Sie sich mit einem Admin am Timebutler an und klicken links unten auf "Einstellungen", dann darunter auf "Weitere..", dann rechts auf "Feiertagsregelung".

2.
Klicken Sie auf den Button "Neue Feiertagsregelung erstellen". Geben Sie einen Namen für die Feiertagsregelung ein, zum Beispiel "Feiertage XY GmbH".

3.
Nun müssen alle gewünschten Feiertage aktiviert werden, die für das Land gelten. Das geschieht in zwei Schritten:

Schritt 1: Bei der Option "Zugehörige Feiertage" können Sie ein der vorhandenen Feiertagsregelungen auswählen, die Ihren gewünschten Feiertagen am nächsten kommt. Wenn Ihr Firmenstandort beispielsweise in Frankfurt liegt, dann wählen Sie "Deutschland - Hessen" aus. Alle Feiertage, die in dem gewählten Bundesland gelten, werden nun für Sie vorausgewählt. Das erspart Ihnen die mühselige Auswahl der Feiertage.

Schritt 2: Nun setzen Sie auch die Häkchen bei den Feiertagen, die zusätzlich gelten sollen, also beispielsweise bei "Heilig Abend" (halber Tag oder ganzer Tag) oder "Silvester" (halber Tag oder ganzer Tag). Klicken Sie dazu in der Liste die gewünschten Feiertage an, um diese zu markieren.

4.
Klicken Sie anschließend unten auf den Button "Speichern". Die Feiertagsregelung wird nun gespeichert.

9.
Timebutler bietet Ihnen als nächstes an, die neue Feiertagsregelung bestimmten Nutzern zuzuordnen. Sie können die neue Feiertagsregelung also schon den passenden Nutzern zuordnen. Sie können den Punkt aber auch überspringen und erst später die Feiertagsregelung den Nutzerkonten zuordnen.

Sobald die Feiertagsregelung überarbeitet wurde, berechnet Timebutler alle Urlaubsanträge und alle Urlaubskonten der Mitarbeiter unter Berücksichtigung der neuen Feiertage neu.

Wenn die Feiertagsregelung als Standard auch für zukünftige Nutzerkonten gelten soll, dann ist es sinnvoll, die Feiertagsregelung bei den Standard-Einstellungen für neue Nutzer zu hinterlegen.

Feiertagsregelungen für weitere Länder

Sie können im Timebutler problemlos beliebige Feiertage festlegen und diese zu einer Feiertagsregelung zusammenfassen . Für die deutschen Bundesländer, Österreich, Schweiz, UK und USA stehen bereits fertige Feiertagsregelungen zur Auswahl.

Wenn Sie für weitere Länder Feiertagsregelungen benötigen, erstellen Sie einfach je Land eine Feiertagsregelung, wie folgt am Beispiel für Spanien:

1.
Ermitteln Sie zunächst, welche Feiertage in dem von Ihnen gewünschten Land gelten, in dem Beispiel wäre das also Spanien. Sie können sich im Internet informieren oder die Kollegen im Unternehmensstandort des Landes teilen Ihnen die Feiertage mit.

2.
Melden Sie sich mit einem Admin am Timebutler an und klicken links unten auf "Einstellungen", dann darunter auf "Weitere..", dann rechts auf "Feiertage" (nicht auf Feiertagsregelung).

3.
Sie sehen eine Liste an Feiertagen, die von Timebutler bereitgestellt werden und automatisch berechnet werden. Insbesondere die variablen Feiertage wie Ostermontag, Karfreitag, usw. werden von Timebutler automatisch für jedes Jahr berechnet.

Die meisten Feiertage, die Sie benötigen, sind in dieser Liste sicherlich bereits vorhanden. So ist es auch für Spanien. Es gibt aber oftmals noch einzelne Feiertage, die in der Liste nicht aufgeführt sind, wie beispielsweise spezielle Nationalfeiertage in dem Land.

In Spanien gilt beispielsweise der Nationalfeiertag am 12. Oktober. Klicken Sie auf der Seite auf den Button "Neuer Feiertag" und erstellen einen Feiertag "Fiesta nacional de España", der jedes Jahr am 12.10. stattfinden soll.

4.
Wiederholen Sie Schritt 3 für alle Feiertage, die Sie benötigen und die in der Liste der Feiertage noch nicht aufgeführt sind.

5.
Klicken Sie nun links unten auf "Einstellungen", dann darunter auf "Weitere..", dann rechts auf "Feiertagsregelung".

6.
Klicken Sie auf den Button "Neue Feiertagsregelung erstellen". Geben Sie einen Namen für die Feiertagsregelung ein, zum Beispiel "Feiertage Spanien".

7.
Nun müssen alle gewünschten Feiertage aktiviert werden, die für das Land gelten. Klicken Sie dazu die gewünschten Feiertage an, um diese zu markieren.

8.
Klicken Sie anschließend unten auf den Button "Speichern". Die Feiertagsregelung wird nun gespeichert.

9.
Timebutler bietet Ihnen an, die neue Feiertagsregelung bestimmten Nutzern zuzuordnen. Sie können die neue Feiertagsregelung also schon den passenden Nutzern zuordnen. Sie können den Punkt aber auch überspringen und erst später die Feiertagsregelung den Nutzerkonten zuordnen.

Wenn Sie für weitere Länder Feiertagsregelungen benötigen, dann wiederholen Sie die oben genannten Schritte für jedes Land, für das Sie eine Feiertagsregelung benötigen.

Berechnung des Urlaubsanspruchs

Wenn ein Mitarbeiter unterjährig in das Unternehmen eintritt oder unterjährig das Unternehmen verlässt, dann hat er für das Kalenderjahr weniger Urlaubsanspruch.

Timebutler kann den anteiligen Urlaubsanspruch automatisch berechnen. Die Vorgaben für die Berechnung des Urlaubsanspruchs können Sie individuell einstellen.

Melden Sie sich als Admin am Timebutler an, klicken links unten auf "Einstellungen > Weitere..", dann rechts auf "Berechnung des Urlaubsanspruchs" und nehmen die Einstellungen vor.

Mehrstufiger Genehmigungsworkflow

Sie können jedem Nutzer einen oder auch mehrere Vorgesetzte zuordnen und damit einen mehrstufigen Genehmigungsworkflow einstellen.

Lesen Sie hier, wie Sie den Mitarbeitern mehrere Vorgesetzte zuordnen.

Standard-Einstellungen für neue Nutzer

Sie können festlegen, welche Einstellungen vorausgewählt sein sollen, wenn Sie neue Nutzerkonten erstellen. Insbesondere beim Massenimport von Nutzerkonten sind diese Standardeinstellungen wichtig, da Sie auf diese Weise bequem Nutzer mit verschiedenen Arbeitszeitmodellen importieren können.

Die Standard-Einstellungen können Sie bearbeiten, indem Sie sich mit einem Admin am Timebutler anmelden, dann links unten auf "Einstellungen > Weitere.." klicken, dann auf der Seite auf "Standard-Einstellungen für neue Nutzer".

Sie haben hier verschiedene Optionen für die Feiertagsregelung, den Jahresurlaub und die Wochenarbeitstage.

Falls das Zeiterfassungsfeature aktiviert ist, können Sie auch die Standard Einstellungen für das Kappen von Überstunden, für Runden von Arbeitszeiten und für die Rüstzeiten einstellen.

Insbesondere beim Massenimport von Nutzerkonten sind die Standard Einstellungen wichtig. Damit kann festgelegt werden, welche Standard Feiertagsregelung den Nutzerkonten zugeordnet werden soll und es können Nutzer mit verschiedenen Arbeitszeitmodellen importiert werden.

Email Kopien an die Personalabteilung oder weitere Personen

Timebutler verschickt bei verschiedenen Gelegenheiten Email Benachrichtigungen an die Vorgesetzten und Mitarbeiter. Beispielsweise wird der Vorgesetzte informiert, wenn ein Mitarbeiter einen Urlaubsantrag oder einen genehmigungspflichtigen Abwesenheitseintrag eingegeben hat.

Sie können einstellen, dass zusätzlich auch die Personalabteilung oder sonstige Email-Empfänger benachrichtigt werden.

Melden Sie sich dazu als Admin am Timebutler an, klicken links unten auf "Einstellungen > Weitere..", dann rechts auf "Kopien der Informations-Emails". Tragen Sie hier die gewünschten Empfänger-Email-Adressen ein. Sie können den Empfang der Benachrichtigung auch auf Mitarbeiter nur bestimmter Abteilungen oder Standorte eingrenzen.

Der Empfänger erhält dann zunächst eine Email mit einem Link zur Bestätigung, dass er die Benachrichtigungs-Emails erhalten möchte. Erst nach der Bestätigung ist der Versand der Benachrichtigungs-Emails aktiviert.

Da nur bei genehmigungspflichtigen Anträgen Emails verschickt werden, ist es nicht möglich, dass die Emfänger auch bei nicht-genehmigungspflichtigen Abwesenheiten benachrichtigt werden.

Eine Ausnahme gibt es: Sie können die Benachrichtigung bei Krankheitseinträgen aktivieren.

Automatisches Löschen von Daten

Die Datenschutzgrundverordnung legt unter anderem fest, dass persönliche Daten nicht länger aufbewahrt und verarbeitet werden sollen, als notwendig. Timebutler hilft Ihnen dabei, diese Vorgabe zu erfüllen: Sie können im Timebutler einstellen, dass die Daten nach einer bestimmten Zeit automatisch gelöscht werden.

Einstellungen für das automatische Löschen

Sie können festlegen, wie lange die persönlichen Daten aufbewahrt werden und wann sie automatisch gelöscht werden sollen. Melden Sie sich als Admin am Timebutler an, klicken links unten auf "Einstellungen > Weitere..", dann rechts auf "Automatisches Löschen von Daten".

Protokoll über automatische Löschvorgänge

Auf der Seite erhalten Sie unter "Protokoll über automatische Löschvorgänge" auch den Einblick, welche Löschvorgänge durchgeführt wurden und wer die Einstellung zu welchem Zeitpunkt geändert hat.

Welche Daten werden gelöscht?

Es werden lediglich die Bewegungsdaten der Mitarbeiter gelöscht, die älter als der eingestellte Zeitraum sind:

Abwesenheitseinträge
Arbeitszeiteinträg
Überstundeneinträge und Überstundenabbau-Anträge
Urlaubsanspruchswerte
Urlaubssperren
Arbeitszeiten Änderungsanträge

Die Nutzerkonten werden hingegen nicht gelöscht.

Welche Daten werden nicht gelöscht?

Es werden nur die Daten gelöscht, wie oben beschrieben. Weitere Daten werden nicht gelöscht, beispielsweise:

Nutzerkonten
Einstellungen
Feiertage, Feiertagsregelungen
Nutzergruppen
usw.

Wann werden die Daten gelöscht?

Wenn Sie die Einstellungen zum Aufbewahren/Löschen der Daten ändern, dann werden innerhalb der folgenden 48 Stunden die betroffenen Daten gelöscht.
Weiterhin wird regelmäßig und automatisch eine Löschroutine ausgeführt, die alte Daten ermittelt und automatisch löscht, gemäß Ihren Einstellungen.

Die Daten werden gemäß Vorgaben aus dem Datenschutz unwiderruflich gelöscht. Wir können die gelöschten Daten nicht wiederherstellen. Stellen Sie also sicher, dass Sie nicht einen zu kurzen Zeitraum einstellen.

Mitteilung erstellen

Mit Hilfe der Mitteilungszentrale kann ein Vorgesetzter eine Mitteilung an sein Team senden oder ein Admin aus der Personalabteilung eine Mitteilung an bestimmte Mitarbeiter oder an alle Mitarbeiter im Unternehmen senden.

Die Empfänger der Mitteilung bekommen dann auf allen Seiten im Timebutler rechts oben bei dem Symbol mit dem Briefumschlag einen Hinweis auf ungelesene Nachrichten angezeigt. Mit Klick darauf können die Mitarbeiter die offenen Mitteilungen einsehen und lesen.

Um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter die Mitteilung lesen, besteht die Möglichkeit, beim Erstellen der Mitteilung eine Benachrichtigungs-E-Mail an alle Empfänger senden zu lassen.

Mitarbeiter über neue Mitteilungen informieren

Wenn ein Admin oder ein Vorgesetzter eine Mitteilung in der Mitteilungszentrale erstellt, dann werden die Empfänger der Mitteilung bei der nächsten Anmeldung im Timebutler rechts oben bei dem Symbol mit dem Briefumschlag einen Hinweis auf ungelesene Nachrichten angezeigt bekommen.

Um sicher zu stellen, dass die Empfänger die Mitteilung lesen, kann bei Erstellen der Mitteilung die Option "Benachrichtigungs-E-Mail an alle Empfänger senden" aktiviert werden. Timebutler wird dann Benachrichtigungs-E-Mail an alle Empfänger senden mit einem Link, der direkt zur Mitteilungszentrale und somit zur ungelesenen Nachricht führt.

Geburtstage und Firmenjubiläen bearbeiten

Geburtstag und Eintrittsdatum bei neuen Nutzerkonten eintragen

Beim Erstellen eines neuen Nutzerkontos gibt es das Feld "Geburtstag" sowie "Eintrittsdatum", in dem Sie die Informationen eintragen können.

Ebenso gibt es in der Excel-Datei für den Massenimport von Nutzerkonten zwei Spalten "Geburtstag" sowie "Eintrittsdatum".

Geburtstag und Eintrittsdatum bei einem bestehenden Nutzerkonten ändern

Um das Geburtsdatum oder das Eintrittsdatum bei einem bestehenden Nutzerkonto zu ändern, melden Sie sich als Admin am Timebutler an klicken links oben auf "Mitarbeiter", dann unterhalb des kleinen "Mitarbeiter" auf "Übersicht". Klicken Sie nun bei dem gewünschten Nutzerkonto auf das grüne Symbol mit dem Bleistift (=Bearbeiten). In der Bearbeitungsmaske für das Nutzerkonto gibt es nun die zwei Felder "Geburtstag" sowie "Eintrittsdatum", in dem Sie die Änderungen vornehmen können. Klicken Sie anschließend unten auf den blauen Button "Speichern".

Anzeige von Geburtstagen und Firmenjubiläen

Lesen Sie hier, wo die Geburtstage und Firmenjubiläen angezeigt werden.

Anzeige von Geburtstagen und Firmenjubiläen

Für jeden Mitarbeiter kann der Geburtstag und das Eintrittsdatum eingetragen werden. Timebutler berechnet daraus automatisch die Geburtstagtermine und Firmenjubiläen und informiert über bevorstehende Termine.

Lesen Sie hier, wie Sie die Geburtstage und das Eintrittsdaten eingeben. Die Geburtstage und Firmenjubiläen werden im Timebutler wie folgt angezeigt:

Dashboard

Im Dashboard (Startseite nach der Anmeldung im Timebutler) erhalten Admins und Vorgesetzte die anstehenden Geburtstage und Firmenjubiläen der Mitarbeiter angezeigt, auf die sie Sichtrechte haben.

Mitarbeiter-Nutzern werden die Geburtstage und Firmenjubiläen im Dashboard nicht angezeigt.

Im dem Kasten für die Geburtstage und Firmenjubiläen wird rechs oben ein Symbol mit einem Zahnrad angezeigt. Mit einem Klick darauf kann eingestellt werden, wie viele Tage in die Zukunft/Vergangenheit anstehende Geburtstage und Firmenjubiläen auf dem Dashboard angezeigt werden sollen.

Kalender

Für Admins und Vorgesetzte werden im Kalender die Geburtstage und Firmenjubiläen durch ein Geschenk-Symbol / Trophäen-Symbol angezeigt. Wenn die Maus über den Kalendertag geführt wird, erscheint, dann werden zusätzliche Informationen in einem kleinen Fenster angezeigt.

Ein Admin kann festlegen, ob auch Mitarbeiter-Nutzer die Geburtstage und Firmenjubiläen im Kalender angezeigt bekommen. Die Geburtstage werden dann jedoch ohne Jahreszahl ausgegeben (beispielsweise "Geburtstag am 5.3."). Für diese Einstellung gibt es die Option "Mitarbeiter sehen Geburtstage und Firmenjubiläen der Kollegen" in den Globalen Einstellungen.

Geburtstage und Firmenjubiläen herunterladen

Im Timebutler können die Geburtstagstermine und die Eintrittstermine der Mitarbeiter hinterlegt werden. Aus den Eintrittsterminen kann Timebutler die Firmenjubiläen berechnen.

Die Geburtstage und Firmenjubiläen werden im Dashboard und im Kalender angezeigt.

Um eine Liste der Geburtstage und Firmenjubiläen (genauer: der Eintrittstermine) der Mitarbeiter herunterzuladen, melden Sie sich als Admin oder als Vorgesetzter am Timebutler an, klicken links oben auf "Mitarbeiter", dann unterhalb des kleinen "Mitarbeiter" auf "Übersicht". Klicken Sie auf den Button "Herunterladen" und laden die Daten als Excel-Datei herunter. In der Excel-Datei finden Sie dann zwei Spalten "Geburtstag" und "Eintrittsdatum".

Preismodell

Für die Nutzung von Timebutler gilt ein einfaches und günstiges Preismodell.

Hier gelangen Sie zum Preismodell.

Hier gelangen Sie zu den häufigen Fragen zum Preismodell.

Flatrate

Für die Nutzung von Timebutler gilt eine einfach zu verstehende Flatrate: Sie erhalten Timebutler in der Flatrate und alle Features sind uneingeschränkt freigeschaltet. Es gibt keine Zusatzkosten zur Freischaltung bestimmter Features, zur Einrichtung von Timebutler oder sonstige Kosten. Mit der Flatrate sind alle Leistungen abgedeckt und Sie haben vollständige Planungssicherheit.

Hier gelangen Sie zum Preismodell.

Hier gelangen Sie zu den häufigen Fragen zum Preismodell.

Nutzungszeitraum

Wenn Sie sich am Timebutler neu anmelden, dann erhalten Sie 6 Wochen kostenlosen Nutzungszeitraum freigeschaltet. Um Timbutler darüber hinaus zu verwenden, bestellen Sie einfach online eine Nutzungsverlängerung.

Das Ende Ihres aktuellen Nutzungszeitraum können Sie jederzeit einsehen, indem Sie sich als Admin am Timebutler anmelden und links unten auf "Kontostand > Kontostand" klicken. Timebutler wird die Admins rechtzeitig vor dem Ende des Nutzungszeitraums benachrichtigen, um eine Nutzungsverlängerung zu bestellen.

Sie können jederzeit eine Verlängerung bestellen, unabhängig davon, wie lange Ihr Nutzungszeitraum noch gilt. Der neue Nutzungszeitraum startet immer mit dem letzten Folgetag des aktuellen Nutzungszeitraums, so dass die Zeit bis zum Ende des aktuellen Nutzungszeitraum immer erhalten bleibt.

Hinweise:

Wenn Sie die SEPA Lastschrift aktiviert haben, dann wird der Nutzungszeitraum automatisch verlängert. Sie bekommen dann den aktuellen Abrechnungszeitraum angezeigt.
Wenn Sie eine andere Zahlungsart gewählt haben, dann haben Sie eine bestimmte Anzahl Monat erworben und Sie bekommen das Ende des aktuellen Nutzungszeitraums angezeigt.

Bestellung

Sie können jederzeit online bequem eine Nutzungsverlängerung bestellen.

Wenn Sie die SEPA Lastschrift aktivieren, dann wird der Nutzungszeitraum automatisch verlängert und die Beträge automatisch abgebucht. Sie arbeiten dann unterbrechungsfrei mit Timebulter.

Wenn Sie ein andere Zahlungsart wählen, dann erwerben Sie eine bestimmte Anzahl Monate, um die Ihr Nutzungszeitraum verlängert wird. In diesem Fall müssen Sie stets vor Ablauf des aktuellen Nutzungszeitraums eine Verlängerung bestellen.

Um eine Nutzungsverlängerung zu bestellen, gehen Sie wie folgt vor:

1)
Melden Sie sich als Admin am Timebutler an, klicken links unten auf "Kontostand > Kontostand" und dann auf der Seite auf den Button "Jetzt eine Verlängerung bestellen" (nur Admins haben die Berechtigung, Bestellungen einzugeben).

2)
Im nächsten Schritt bekommen Sie die aktuelle Rechnungsadresse angezeigt (sofern bereits hinterlegt) und können diese bestätigen oder ändern/eintragen.

3)
Im nächsten Schritt bekommen Sie die verschiedenen Zahlungsarten zur Auswahl angeboten. Wählen Sie die für Sie passende Zahlungsart.

4)
Folgen Sie den Erläuterungen auf der Webseite, um die Bestellung abzuschließen.

Zahlungsarten

Bei der Bestellung einer Nutzungsverlängerung für Timebutler können Sie zwischen verschiedenen Zahlungsarten wählen:

Automatische Zahlung per SEPA Lastschrift

Die SEPA Lastschrift brauchen Sie nur einmalig aktivieren. Danach werden die Beträge automatisch eingezogen und die Rechnung für Sie bereitgestellt (zum Herunterladen oder auch automatisch per Email verschickt).

Vorteile bei der SEPA Lastschrift: Sie können Timebutler unterbrechungsfrei verwenden und brauchen nicht nach Ablauf jedes Nutzungszeitraums eine neue Bestellung eingeben. Die Anzahl Monate für den Abrechnungszeitraum können Sie selbst wählen und auch später jederzeit ändern.

Zahlung auf Rechnung, per Paypal, Kreditkarte und andere

Bei der Wahl der Zahlungsarten Rechnung, Paypal, Kreditkarte und andere erwerben Sie eine bestimmte Anzahl Monate für die Nutzungsverlängerung. Der Nutzungszeitraum wird dann um die Anzahl bestellter Monate verlängert. Nach Ablauf dieser Monate ist es erforderlich, dass Sie erneut eine Nutzungsverlängerung bestellen.

Umsatzsteuer bei Bestellung aus dem Ausland

Wenn Sie eine Rechnungsanschrift außerhalb Deutschlands haben, dann besteht in den meisten Fällen die Möglichkeit, dass die Umsatzsteuer (=Mehrwertsteuer) auf der Rechnung mit 0% ausgewiesen wird.

Damit auf der Rechnung die Umsatzsteuer mit 0% ausgewiesen wird ist es notwendig, dass Sie bei der Bestellung Ihre Umsatzsteuer-ID angeben.

Bei Bestellungen von außerhalb Deutschlands wird die Bestellung aus buchhalterischen Gründen von unserem Partner MyCommerce abgewickelt. MyCommerce ist ein internationaler Zahlungsdienstleister, der täglich tausende Zahlungen weltweit verarbeitet. Sie werden dann im Verlauf des Bestellvorgangs zu dem Bestellformular von MyCommerce weitergeleitet. Auf dem Bestellformular geben Sie die Umsatzsteuer-ID ein, indem Sie folgende Optionen anklicken:

1)
Wählen Sie zunächst bei "Land" Ihr Land aus (siehe Bild unten, Pfeil 1)

2)
Klicken Sie auf den Link "Mehr Eingabefelder anzeigen" (siehe Bild unten, Pfeil 2)

3)
Klicken Sie auf den Link "Ust-IdNr. eingeben " (siehe Bild unten, Pfeil 3)

Vertragsunterlagen

Um Timebutler zu nutzen, schließen Sie keinen schriftlichen Vertrag mit Unterschrift zur Nutzung ab. Stattdessen:

Es gelten unsere Nutzungsbedingungen, AGB und Datenschutzbestimmungen, denen das Unternehmen bei der Anmeldung im Timebutler zustimmt.

Wenn Sie bereits Timebutler Nutzer sind und die SEPA-Lastschrift aktiviert haben und nun die Informationen zu dem SEPA-Lastschriftmandat abrufen möchten: melden Sie sich mit einem Admin Nutzer am Timebutler an, klicken links unten auf "Kontostand", dann darunter auf das kleine "Kontostand". Auf der Seite klicken Sie im Kasten "Ihre Kontoverbindung" auf den Button "SEPA-Mandat anzeigen" (nur verfügbar, wenn die SEPA-Lastschrift aktiviert ist).

Lesen Sie hier, wie Sie den Vertrag zur Auftragsverarbeitung einsehen oder abschließen oder die technisch-organisatorischen Maßnahmen.

Rechnung automatisch zusenden lassen

Sie können einstellen, dass neue Rechnungen automatisch per Email an Ihre Wunsch-Email-Adresse verschickt wird.

Die Email-Adresse können Sie während der Bestellung angeben.

Um die bestehende Email-Adresse einzusehen, nachträglich einzutragen oder zu ändern, gehen Sie wie folgt vor:

1)
Melden Sie sich als Admin am Timebutler an - nur Admins haben die Berechtigung, diese Änderung vorzunehmen. Falls Sie keinen Admin-Nutzer im Timebutler haben, können Sie einen Admin darum bitten.

2)
Klicken Sie links unten auf "Kontostand > Kontostand".

3)
Auf der Seite bekommen Sie im Kasten rechts oben mit der Überschrift "Ihre Rechnungsadresse" auch die Email-Adresse angezeigt, an die neue Rechnungen verschickt werden. Um die Email-Adresse zu ändern, klicken Sie auf den Button "Bearbeiten".

Rechnung herunterladen

Alle Rechnungen, die von uns ausgestellt werden, stehen jederzeit für Sie in Ihrem Timebutler Nutzerkonto zum Download zur Verfügung. Das gilt auch für Rechnungen aus Vorjahren.

Um eine Rechnung herunterzuladen, gehen Sie wie folgt vor:

1)
Melden Sie sich als Admin am Timebutler an - nur Admins haben die Berechtigung, Rechnungen online einzusehen und herunterzuladen. Falls Sie keinen Admin-Nutzer im Timebutler haben, können Sie einen Admin darum bitten.

2)
Klicken Sie links unten auf "Kontostand > Rechnungen".

3)
Hier bekommen Sie eine Auflistung der Rechnungen aus dem aktuellen Jahr. Um die Rechnungen aus den Vorjahren aufzurufen, klicken Sie auf der Seite auf einen der blauen Buttons oben links, um zu einem anderen Jahr zu wechseln.

Wenn Ihnen hier keine Rechnungen angezeigt werden oder Sie eine Rechnung vermissen, dann lesen Sie hier, wie Sie eine fehlende Rechnung finden.

Rechnung fehlt

Alle Rechnungen, die von uns ausgestellt werden, stehen jederzeit für Sie in Ihrem Timebutler Nutzerkonto zum Download zur Verfügung. Lesen Sie hier, wie Sie die Rechnungen herunterladen können.

Wenn auf der Seite zum Herunterladen der Rechnung eine Rechnung fehlt, dann kann das folgende Gründe haben:

Vorgängerjahr
Auf der Seite zum Herunterladen der Rechnungen werden zunächst Rechnungen des aktuellen Jahres angezeigt. Wenn Sie eine Rechnung aus einem vergangenen Jahr suchen, dann klicken Sie auf der Seite auf den blauen Button mit der Jahreszahl, um zu dem Jahr zu wechseln.

Bereitstellung erst bei Lastschrifteinzug
Wenn Sie die SEPA-Lastschrift als Zahlungsart aktiviert haben, dann wird die Rechnung frühestens am Tag der Lastschrift von Ihrem Konto bereitgestellt. Vor dem Lastschrifteinzug steht die Rechnung noch nicht bereit.

Noch keine Bestellung aufgegeben
Möglicherweise haben Sie noch keine Bestellung aufgegeben und deswegen wurde keine Rechnung bereitgestellt.

Zahlung per Kreditkarte, über MyCommerce oder aus dem Ausland
Wenn Sie bei der Bestellung die Zahlung per Kreditkarte gewählt haben oder aus dem deutschen Ausland bestellt haben, dann ist MyCommerce / Shareit Ihr Vertragspartner, von dem Sie die Rechnung erhalten. In diesem Fall können wir keine Rechnung ausstellen, deswegen finden Sie zu der Bestellung keine Rechnung im Timebutler Nutzerkonto zum Download.

Stattdessen wurde die Rechnung von MyCommerce automatisch und umgehend nach Zahlungseingang per Email an die Email-Adresse verschickt, die bei der Bestellung angegeben wurde. Bitte prüfen Sie oder der Kollege nochmal den Posteingang und auch das Mail-Spam-Postfach auf eine Email von MyCommerce oder Shareit vom Tag der Bestellung. In dieser Email finden Sie die Rechnung als PDF-Datei im Anhang.

Lesen Sie hier, wie Sie die Rechnung von MyCommerce nochmal anfordern können.

Rechnung nochmal anfordern

Wenn Sie eine Rechnung fehlt, dann können Sie die Rechnung bequem online herunterladen. Lesen Sie hier, wie Sie eine fehlende Rechnung finden können und wie Sie die Rechnung herunterladen können.

Ein Admin kann auch eine Email-Adresse angeben, an die zukünftig automatisch neue Rechnungen per Email geschickt werden. Lesen Sie hier, wie Sie einstellen können, dass neue Rechnungen per Email verschickt werden.

Rechnung von MyCommerce anfordern

Wenn Sie bei der Bestellung die Zahlung per Kreditkarte gewählt haben oder aus dem deutschen Ausland bestellt haben, dann ist MyCommerce / Shareit Ihr Vertragspartner, von dem Sie die Rechnung erhalten. In diesem Fall können wir keine Rechnung ausstellen, deswegen finden Sie zu der Bestellung keine Rechnung im Timebutler Nutzerkonto zum Download.

Stattdessen wurde die Rechnung von MyCommerce automatisch und umgehend nach Zahlungseingang per Email an die Email-Adresse verschickt, die bei der Bestellung angegeben wurde. Bitte prüfen Sie oder der Kollege nochmal den Posteingang und auch das Mail-Spam-Postfach auf eine Email von MyCommerce oder Shareit vom Tag der Bestellung. In dieser Email finden Sie die Rechnung als PDF-Datei im Anhang.

Falls Sie die Rechnung oder Email nicht finden und die Rechnung bei MyCommerce neu anfordern möchten, gehen Sie bitte wie folgt vor:

1.
Rufen Sie die folgende Seite auf:
https://www.mycommerce.com/shopper-support/

2.
Wenn Sie ein Nutzerkonto bei MyCommerce haben, dann klicken Sie auf der Seite auf den Button "CUSTOMER SELF-SERVICE LOGIN". Melden Sie sich mit Ihrem Nutzernamen und Passwort an Ihrem Nutzerkonto an.

Wenn Sie kein Nutzerkonto bei MyCommerce haben, dann klicken Sie auf der Seite auf den Button "FIND MY ORDER". Melden Sie sich mit der Email-Adresse, die Sie bei der Bestellung angegeben haben und den letzten 4 Ziffern der Kreditkarte an, die Sie bei der Bestellung angegeben haben.

3.
Wenn Sie sich nun erfolgreich an Ihrem MyCommerce Nutzerkonto angemeldet haben, dann finden Sie einen Bereich, um die bisherigen Bestellungen einzusehen (in der Regel rechts oben auf "Mein Konto"). Sie können die Bestellung aufrufen und dort gibt es auch einen Link, mit dem Sie die Rechnung zu der Bestellung herunterladen können.

Falls Sie keine Zugangsdaten zum MyCommerce Nutzerkonto haben sollten oder sich nicht anmelden können, dann können Sie alternativ auch eine Email mit Ihrem Anliegen an den Kundensupport von MyCommerce senden. Der MyCommerce Kundenservice wird Ihnen die Rechnung dann gerne nochmal per Email zusenden. Schreiben Sie dazu eine Email an den MyCommerce Kundenservice: "MyCommerceClientSupportEMEA@digitalriver.com"

Änderung Rechnungsadresse und Umfirmierung

In diesem Artikel ist beschrieben, wie Sie die Rechnungsadresse für zukünftige Rechnungen ändern. Wenn Sie erfahren möchten, wie Sie die Adresse bei einer bestehenden Rechnung ändern, dann lesen Sie im nächsten Artikel, wie Sie eine bestehende Rechnung korrigieren lassen.

Änderung Rechnungsadresse / Firmierung für zukünftige Rechnungen

Wenn Ihr Unternehmen einen neuen Firmennamen erhalten hat oder sich die Rechnungsanschrift geändert hat, dann gehen Sie wie folgt vor:

1)
Melden Sie sich als Admin am Timebutler an. Nur Admins haben die Berechtigung, diese Änderung vorzunehmen. Falls Sie keinen Admin-Nutzer im Timebutler haben, können Sie einen Admin darum bitten.

2)
Klicken Sie links unten auf "Kontostand > Kontostand".

3)
Auf der Seite bekommen Sie im Kasten rechts oben mit der Überschrift "Ihre Rechnungsadresse" Ihre aktuelle Rechnungsadresse angezeigt. Klicken Sie auf den Button "Bearbeiten" und ändern die Rechnungsadresse.

4)
Wenn Sie die SEPA Lastschrift aktiviert haben und sich auch Ihre Bankverbindung geändert hat, dann ändern Sie auch die Angaben zu Ihrer Bankverbindung.

5)
Ab sofort verwenden wir nur noch die neue Rechnungsadresse bei zukünftigen Rechnungen.

Rechnung korrigieren lassen

In diesem Artikel ist beschrieben, wie Sie die Rechnungsadresse bei einer bestehenden Rechnung korrigieren lassen. Im vorherigen Kapitel ist beschrieben, wie Sie die Rechnungsadresse für zukünftige Rechnungen ändern können.

Sie haben eine Rechnung erhalten, auf der die Rechnungsadresse fehlerhaft ist oder der Umsatzsteuersatz wegen Verkauf ins Ausland falsch ausgewiesen wurde? Gehen Sie wie folgt vor, um eine Korrektur der Rechnung zu veranlassen:

Änderung Rechnungsadresse / Firmierung für eine bestehende Rechnung

Prüfen sie zunächst, ob die Rechnung von uns ausgestellt wurde oder von unserem Partner für die Zahlungsabwicklung MyCommerce ausgestellt wurde, wie folgt: wenn auf der Rechnung MyCommerce oder ShareIt als Rechungsaussteller genannt ist, dann wurde die Rechnung von MyCommerce ausgestellt und nur MyCommerce kann die Rechnung ändern (siehe weiter unten).

Wenn die Rechnung von uns ausgestellt wurde:
Schreiben Sie uns eine kurze Mitteilung über unser Kontaktformular. Nennen Sie uns dabei bitte die korrigierte, vollständige Rechnungsanschrift und die Rechnungsnummer, zu der Sie eine Änderung wünschen.

Wenn die Rechnung von MyCommerce ausgestellt wurde:
Die Rechnung wurde von MyCommerc ausgestellt, deswegen kann nur MyCommerce die Rechnung korrigieren. Gehen Sie wie folgt vor:

1.
Rufen Sie die folgende Seite auf:
www.mycommerce.com/shopper-support/

2.
Wenn Sie ein Nutzerkonto bei MyCommerce haben, dann klicken Sie auf der Seite auf den Button "CUSTOMER SELF-SERVICE LOGIN". Melden Sie sich mit Ihrem Nutzernamen und Passwort an Ihrem Nutzerkonto an.

Wenn Sie kein Nutzerkonto bei MyCommerce haben, dann klicken Sie auf der Seite auf den Button "FIND MY ORDER". Melden Sie sich mit der Email-Adresse, die Sie bei der Bestellung angegeben haben und den letzten 4 Ziffern der Kreditkarte an, die Sie bei der Bestellung angegeben haben.

3.
Wenn Sie sich nun erfolgreich an Ihrem MyCommerce Nutzerkonto angemeldet haben, dann finden Sie einen Bereich, um die bisherigen Bestellungen einzusehen (in der Regel rechts oben auf "Mein Konto"). Sie können die Bestellung aufrufen. Dort sollte es einen Link/Button geben, um eine Änderung der Rechnungsadresse zu beantragen und/oder die Umsatzsteuer-ID nachzutragen.

Falls es keine solche Möglichkeit gibt, ist es am einfachsten, wenn Sie eine Email an MyCommerce senden und die neue Rechnungsanschrift und/oder Umsatzsteuer-ID mitteilen. Schreiben Sie dazu eine Email an den MyCommerce Kundenservice: "MyCommerceClientSupportEMEA@digitalriver.com"

Sollten Sie dennoch Probleme mit dem Erhalt der Rechnung haben, geben Sie uns gern Bescheid, damit wir prüfen können, wie wir Ihnen weiterhelfen können.

Änderung der Bankverbindung

Wenn Ihr Unternehmen eine neue Bankverbindung erhalten hat oder Sie die Bankverbindung für die SEPA Lastschrift ändern möchten, dann gehen Sie wie folgt vor:

1)
Melden Sie sich als Admin am Timebutler an. Nur Admins haben die Berechtigung, diese Änderung vorzunehmen. Falls Sie keinen Admin-Nutzer im Timebutler haben, können Sie einen Admin darum bitten.

2)
Klicken Sie links unten auf "Kontostand > Kontostand".

3)
Auf der Seite bekommen klicken Sie im Kasten "Ihre Kontoverbindung" auf den blauen Button "Kontoverbindung bearbeiten".

4)
Sie können nun die Angaben zu der Kontoverbindung ändern und die Änderungen speichern. Auf der nächsten Seite bestätigen Sie bitte das SEPA-Lastschriftmandat.

5)
Wenn wir ein schriftliches SEPA Lastschriftmandat von Ihnen benötigen, dann wird Timebutler Sie automatisch und rechtzeitig darauf hinweisen.

6)
Wenn sich auch Ihre Anschrift oder Firmierung geändert hat, dann ändern Sie auch die Angaben zu Ihrer Rechnungsanschrift.

Bitte beachten Sie:
Aufgrund des langen Vorlaufs der SEPA-Lastschriften bei den Finanzinstituten werden die Lastschriften bereits am 15. des Monats bei der Bank eingereicht. Stellen Sie bitte sicher, dass bis spätestens zum 15. des Abrechnungsmonats die korrekte Bankverbindung eingetragen ist. Änderungen an der Bankverbindung, die nach dem 15. vorgenommen werden, können erst beim Zahlungslauf des Folgemonats berücksichtigt werden.

Support und Kontaktmöglichkeiten

So erreichen Sie uns:

Support und allgemeine Fragen

Wenn Sie Fragen haben oder Support bei der Einrichtung oder der Verwendung von Timebutler benötigen, erreichen Sie unsere freundlichen Supportmitarbeiter immer schnell über unser online Kontaktformular. Sie erhalten während der Bürozeiten innerhalb kurzer Zeit eine Antwort auf Ihre Frage.

Bei Fragen, die besser telefonisch besprochen werden können, rufen wir auch gerne zurück.

Der Support ist in der Flatrate beinhaltet. Sie erhalten also stets ohne Zusatzkosten professionelle Hilfe von uns.

Beratungsgespräch

Wenn Sie Timebutler neu entdeckt haben und ein Beratungsgespräch wünschen, dann können Sie gern einen Beratungstermin mit uns vereinbaren.

Supportbedarf

Wir bieten Timebutler seit über 22 Jahren an und wissen aus Erfahrung, dass die Unternehmen nur zu Beginn, bei der Einrichtung von Timebutler vereinzelt Fragen haben. Viele Unternehmen richten Timebutler dank der einfachen Bedienung sogar selbständig ein, und haben dabei keinen Supportbedarf.

Wenn Timebutler eingerichtet ist und alle Mitarbeiter Timebutler verwenden, dann treten so gut wie keine Fragen mehr auf. Trotz der mehr als 200.000 Nutzer im Timebutler erhalten wir nur sehr wenige Supportanfragen. Sie werden also vielleicht nur bei der Einrichtung von Timebutler einzelne Fragen haben, im späteren Regelbetrieb dann aber so gut wie keine mehr. In jedem Fall hilft Ihnen unser freundlicher Support immer gerne weiter.

Kündigungsfristen

Je nach gewählter Zahlungsart gelten folgende Kündigungsfristen:

Kündigungsfrist bei Lastschrift

Wenn Sie die Lastschrift einrichten, können Sie die Anzahl Monate für den Abrechnungszeitraum wählen (1, 3, 6 oder 12 Monate). Sie können dann jederzeit ohne Angabe von Gründen zum Ende des aktuellen Abrechnungszeitraums kündigen. Danach werden keine weiteren Lastschriften mehr eingezogen.

Beispiel 1:
Sie haben eine Lastschrift mit 1 Monat Abrechnungszeitraum eingerichtet. Sie können nun jederzeit zum Monatsende kündigen. Die Lastschrift für den aktuellen Monat wird noch ausgeführt, danach finden keine weiteren Lastschriften mehr statt.

Beispiel 2:
Sie haben eine Lastschrift mit 6 Monaten Abrechnungszeitraum eingerichtet. Im ersten Monat wird die Lastschrift für die 6 Monate eingezogen. Im fünften Monat kündigen Sie die Lastschrift. Sie können Timebutler dann noch die restlichen zwei Monate des Abrechnungszeitraums weiter nutzen und es finden keine weiteren Lastschriften statt.

Die Kündigung können Sie jederzeit online mit wenigen Mausklicks in Ihrem Nutzerkonto durchführen. Lesen Sie hier, wie Sie die Lastschrift kündigen.

Kündigung bei anderen Zahlungsarten

Wenn Sie eine andere Zahlungsart als die Lastschrift wählen, beispielsweise die Zahlung auf Rechnung, per Paypal oder per Kreditkarte, dann erwerben Sie einen festgelegten Zeitraum für die Nutzung der Software, beispielsweise 3, 6 oder 12 Monate.

Dabei handelt es sich um eine einmalige Verlängerung und nicht um ein Abonnement. Wenn Sie nach Ablauf dieses Nutzungszeitraums nicht erneut eine Verlängerung bestellen, treten keine weiteren Kosten auf.

Eine Kündigung ist in diesem Fall also nicht notwendig und auch nicht möglich. Beachten Sie jedoch, dass eine Rückerstattung von teilweise nicht genutzten Zeiträumen nicht möglich ist. Wenn Sie beispielsweise eine Verlängerung um 6 Monate erwerben und nach 5 Monaten die Software nicht weiter nutzen, wird der eine ungenutzte Monat nicht zurückerstattet.

Lesen Sie hier, was mit den Daten nach der Kündigung passiert.

Kündigen

Wenn Sie Timebutler nicht weiter verwenden möchten, dann würden wir uns über eine Mitteilung, wieso Sie Timebutler nicht weiter verwenden möchte freuen. Oftmals übersehen die Unternehmen ein Feature im Timebutler und wir können Ihnen weiterhelfen.

Sie können Timebutler abhängig von der Zahlungsart oder dem Zeitraum wie folgt kündigen:

Kündigung während des Testzeitraums nach der ersten Anmeldung

Ein Kündigung ist in diesem Fall nicht notwendig und nicht möglich. Sie haben mit der ersten Anmeldung einen mehrwöchigen, kostenlosen Testzeitraum erhalten. Sofern Sie nicht aktiv eine Nutzungsverlängerung bestellen, endet der Testzeitraum automatisch und es entstehen Ihnen keine Kosten.

Kündigung bei aktivierter SEPA Lastschrift

Melden Sie sich als Admin am Timebutler an und klicken links unten auf "Kontostand > Kontostand". Auf der Seite klicken Sie auf den Button "Einzugsermächtigung kündigen" und folgen dann den Erläuterungen auf der Webseite.

Kündigung bei allen anderen Zahlungsarten

Wenn Sie eine andere Zahlungsart als die Lastschrift gewählt haben, beispielsweise die Zahlung auf Rechnung, per Paypal oder per Kreditkarte, dann erwerben Sie einen festgelegten Zeitraum für die Nutzung der Software, beispielsweise 3, 6 oder 12 Monate.

Dabei handelt es sich um eine einmalige Verlängerung und nicht um ein Abonnement. Wenn Sie nach Ablauf dieses Nutzungszeitraums nicht erneut eine Verlängerung bestellen, treten keine weiteren Kosten auf und der Nutzungszeitraum endet automatisch.

Sie brauchen und können in diesem Fall nicht kündigen, da der Nutzungszeitraum automatisch endet.

So finden Sie heraus, welche Zahlungsart Sie aktiviert haben:
Melden Sie sich als Admin am Timebutler an und klicken links unten auf "Kontostand > Kontostand". Wenn Sie auf der Seite die Informationen zur SEPA Lastschrift angezeigt bekommen, dann haben Sie die SEPA Lastschrift aktiviert. Falls die SEPA Lastschrift nicht angezeigt wird, dann befinden Sie sich entweder im Testzeitraum oder haben Ihre letzte Bestellung über eine andere Zahlungsart ausgeführt.

Erfahren Sie hier alle Details zu den Kündigungsfristen.

Erfahren Sie hier, was mit Ihren Daten nach der Kündigung geschieht.

Zugriff nach der Kündigung

In den folgenden Fällen kann es dazu kommen, dass der Nutzungszeitraum für Timebutler abläuft:

1. Bestellung oder Überweisung zu spät ausgeführt
Timebutler benachrichigt Sie rechtzeitig auf das Ende des aktuellen Nutzungszeitraums. Möglicherweise wurde die Bestellung jedoch zu spät eingegeben oder bei Zahlung auf Rechnung trifft die Überweisung zu spät ein.

2. Keine Bestellung ausgeführt oder gekündigt
Wenn Sie sich dafür entscheiden, Timebutler nicht weiter zu verwenden, können Sie die SEPA Lastschrift kündigen bzw. einen Nutzungszeitraum nicht verlängern.

Wenn der Nutzungszeitraum -beabsichtigt oder unbeabsichtigt- abgelaufen ist, dann gilt folgendes:

Weiterhin möglich:
Jeder Nutzer kann sich weiterhin an seinem Timebutler Nutzerkonto anmelden und alle Daten einsehen, herunterladen, ausdrucken und exportieren.

Nicht mehr möglich:
Es können keine neuen Einträge mehr eingegeben werden, keine Anträge genehmigt oder abgelehnt, keine bestehenden Einträge geändert oder gelöscht werden, keine Änderungen an den Nutzerkonten oder Einstellungen vorgenommen werden. Es können also keine Daten mehr eingegeben, geändert oder gelöscht werden.

Um wieder vollen Zugriff auf Timebutler zu erhalten, können Sie auch nach Ablauf des Nutzungszeitaum jederzeit eine Verlängerung bestellen.

Lesen Sie hier, was mit Ihren Daten geschieht, wann Ihre Daten gelöscht werden, wenn Sie Timebutler dauerhaft nicht verwenden.

Automatisches Löschen der Daten

Wenn Ihr Nutzungszeitraum abgelaufen ist und Sie Timebutler mehrere Wochen nicht genutzt haben, dann werden die Nutzerkonten und alle Daten nach vorheriger Warnung automatisch gelöscht.

Erfahren Sie hier wann die Daten automatisch gelöscht werden und wie Sie das verhindern können.

Siehe Kapitel Datenschutz

Hier gelangen Sie zu den Informationen rund um den Vertrag zur Auftragsverarbeitung und zu den Informationen zum Datenschutz.

Überblick zum Datenschutz

Der Schutz und die Sicherheit Ihrer Daten ist uns sehr wichtig. Selbstverständlich verarbeiten wir Ihre Daten im Einklang mit der Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO).

Wir haben einen eigenen Bereich erstellt, in dem Sie sich umfassend zum Thema Datenschutz informieren können. Klicken Sie hier um mehr über den Datenschutz bei Timebutler zu erfahren.

DSGVO, Datenschutzgrundverordnung

Selbstverständlich verarbeiten wir Ihre Daten im Einklang mit der Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO).

Die Timebutler Server werden in einem Rechenzentrum des Marktführers Host Europe GmbH (Köln) unter entsprechenden Sicherheitsvorkehrungen betrieben. Ihre Daten bleiben also gemäß den Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung innerhalb der EU und werden nicht in Drittstaaten verarbeitet.

Als Arbeitgeber sind Sie verpflichtet, für die Verarbeitung personenbezogener Daten Ihrer Mitarbeiter mit dem Datenverarbeiter einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung abzuschließen. Hier gelangen Sie zu den Informationen zum Vertrag zur Auftragsverarbeitung

Wir haben einen eigenen Bereich erstellt, in dem Sie sich umfassend zum Thema Datenschutz informieren können. Klicken Sie hier um mehr über den Datenschutz bei Timebutler zu erfahren.

Standort des Timbutler Servers

Die Timebutler Server werden in einem Rechenzentrum des Marktführers Host Europe GmbH (Köln, Deutschland) unter entsprechenden Sicherheitsvorkehrungen betrieben. Das Rechenzentrum befindet sich in Straßburg, Frankreich. Host Europe hat diesen Standort aus technischen Gründen gewählt, weil Straßburg an das deutsche Internet-Backbone besser angebunden ist als die meisten deutschen Standorte. Ihre Daten bleiben somit immer innerhalb der EU und werden nicht in Drittstaaten verarbeitet. Damit erfüllen Sie die Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung zur Verarbeitung der Daten innerhalb der EU.

Die Kommunikation des Internet-Browsers mit den Timebutler Servern erfolgt ausschließlich über eine geschützte Verbindung (per SSL / https). Die Timebutler Server lehnen jeden unverschlüsselten Verbindungsaufbau ab und verweisen auf die sichere Kommunikationsmöglichkeit. Auf diese Weise werden bei einem nicht sicheren Verbindungsaufbau niemals persönliche Daten übertragen.

Ausschluss Drittstaaten / USA

Der Europäische Gerichtshof hat im Juli 2020 mit dem "Schrems II Urteil" das sogenannte Privacy Shield-Abkommen für ungültig erklärt. Dadurch gelten die USA bzgl. des Datenschutzes nicht mehr als sicheres Drittland außerhalb der EU, und es wurde festgestellt, dass die USA kein angemessenes Schutzniveau für personenbezogene Daten gewährleistet.

Die Timebutler Server werden im Rechenzentrum des Marktführers Host Europe GmbH (Köln) betrieben und somit werden die Daten im Einklang mit der Datenschutzgrundverordnung nur innerhalb der EU verarbeitet. Eine Übertragung von Daten in Drittstaaten außerhalb der EU erfolgt nur in wenigen Ausnahmen und nur mit Ihrer Zustimmung:

1)
Im Timebutler gibt es die Möglichkeit, ein Nutzer sein Nutzerkonto mit einem Google-, Microsoft- oder Slack-Konto zu verknüpfen, um ein automatische Anmeldung am Timebutler zu ermöglichen. Mit dieser Verknüpfung werden Daten an die drei genannten Unternehmen in den USA geschickt. Bei der Verknüpfung der Nutzerkonten werden Sie deutlich um Ihre Zustimmung gebeten und nur dann erfolgt eine Kommunikation zu den drei Unternehmen. Dabei werden nur technische Daten übertragen, keine Informationen über beispielsweise Urlaubsanträge, Arbeitszeitsalden, usw. Wenn Sie sich für die Verknüpfung entscheiden, dann setzt das voraus, dass Sie ein Nutzerkonto bei Google, Microsoft oder Slack haben und diese Seiten sowieso schon im Vorfeld besucht haben.

2)
Wenn ein Admin eine Nutzungsverlängerung bestellt, dann stehen verschiedene Zahlungsarten zur Verfügung. Wenn Sie beispielsweise die Zahlungsart Paypal wählen, dann werden Sie zur Zahlseite von Paypal weitergeleitet, einem amerikanischen Unternehmen. Wenn Sie die Zahlungsart Kreditkarte wählen, werden Sie ebenfalls zu der Zahlungsseite des Zahlungsdienstleisters weitergeleitet, in der Regel auch ein amerikanisches Unternehmen. Auch in diesem Fall gilt: Sie entscheiden sich explizit für diese Zahlungsart und für das Weiterleiten zu der Seite des amerikanischen Zahlungsanbieters. Auch in diesem Fall werden keine keine Informationen über beispielsweise Urlaubsanträge, Arbeitszeitsalden, usw. weitergegeben.

Wir haben einen eigenen Bereich erstellt, in dem Sie sich umfassend zum Thema Datenschutz informieren können. Klicken Sie hier um mehr über den Datenschutz bei Timebutler zu erfahren.

Automatische Datensicherung

Um Ihre Daten bestmöglich zu schützen haben wir eine automatisierte und überwachte Datensicherung im Einsatz.

Jede Nacht wird vollautomatisch eine Sicherungskopie aller Timebutler Daten erstellt. Die Sicherungskopie wird auf getrennten Servern gespeichert, die speziell für die Aufbewahrung von Backups konzipiert sind. Die Daten werden mit einem sicheren Verschlüsselungsalgorithmus geschützt. In dem unwahrscheinlichen Fall, dass Dritte Zugriff zu der Sicherungskopie erhalten, sind die Daten für die Dritten ohne die Verschlüsselungs-Datei und ohne Kenntnis des Passwortes nicht entschlüsselbar und somit wertlos.

Die Sicherungskopien werden im Einklang mit der Datenschutzgrundverordnung nur für einen begrenzten Zeitraum aufbewahrt und dann automatisiert gelöscht. Wir haben weitere Informationen zu dem Löschkonzept und dem Wiederanlaufkonzept zusammengestellt.

Die Sicherungen und das automatische Löschen wird überwacht und im Falle eines Fehlers wird unsere Systemadministration automatisiert und umgehend benachrichtigt.

Daten herunterladen und Backup

Ihre Daten sind im Timebutler sicher. Dank unserer automatisierten und überwachten Datensicherung stellen wir sicher, dass Ihre Daten vor Verlust geschützt sind.

Selbstverständlich können Sie die Daten dennoch jederzeit herunterladen und eine eigene Kopie der Daten in Ihrem Unternehmen speichern. Über das Timebutler Download-Center können Sie alle Daten jederzeit herunterladen. Melden Sie sich dazu als Admin am Timebutler an und klicken links auf "Berichte > Downloadcenter", um die Daten herunterzuladen.

Sie können ebenfalls die Schnittstelle (API) verwenden, um die Daten automatisiert herunterzuladen (zur technischen Dokumentation der API).

Vertrag zur Auftragsverarbeitung

Die DS-GVO (Datenschutz Grundverordnung) erlaubt im Gegensatz zum vorherigen Bundesdatenschutzgesetz, den Vertrag direkt online mit wenigen Mausklicks abzuschließen. Dadurch ist es nicht notwendig, den Vertrag unterschrieben per Post zu versenden. Wir bieten aber natürlich beide Varianten an. Sie können also selbst entscheiden, ob Sie den Vertrag per Post versenden möchten oder bequem online abschließen.

Wenn Sie bereits ein Nutzerkonto auf www.timebutler.de haben, dann können Sie den Vertrag hier online einsehen und abschließen:
www.timebutler.de/avv

Wenn Sie noch kein Nutzerkonto haben oder den Vertrag vorab einsehen/weiterleiten möchten, dann können Sie vorab den Vertrag als PDF Datei hier einsehen:
www.timebutler.de/avv-print

Im Vertrag zur Auftragsverarbeittung sind die TOMs (Technisch-organisatorische Maßnahmen) referenziert. Über folgenden Link gelangen Sie direkt zu den TOMs:
www.timebutler.de/avv/tom

Technisch organisatorische Maßnahmen

Im Vertrag zur Auftragsverarbeitung sind die TOMs (Technisch-organisatorische Maßnahmen) referenziert.

Über folgenden Link gelangen Sie direkt zu den TOMs:
www.timebutler.de/avv/tom

API aktivieren

Timebutler bietet eine Schnittstelle (API) mit vielen Features, unter anderem:

Mitarbeiterdaten abrufen
Abwesenheitseinträge, Arbeitszeiten, Urlaubsanspruchsdaten, Arbeitstage, der Mitarbeiter abrufen
Stempeluhr für die Zeiterfassung steuern oder Arbeitszeiteinträge importieren
Hardware-Zeiterfassungsterminals von Drittanbietern anbinden
Projekte und Kategorien für die Zeiterfassung herunterladen und ändern
und andere..

Damit können Sie die Daten aus Timebutler automatisiert auslesen und beispielsweise in Drittsoftware wie Datev oder SAP oder Ihr ERP importieren lassen, Emails generieren, Benachrichtigungen an Mitarbeiter verschicken, usw. Um die Schnittstelle abzufragen ist es notwendig, dass Sie ein Programm schreiben (lassen), das die Schnittstelle abruft. Ein erfahrener Programmierer kann innerhalb weniger Minuten ein Programm schreiben, dass die standardisierte Timebutler-Schnittstelle abfragt.

Ein Admin kann die Timebutler Schnittstelle aktivieren oder deaktivieren. Um die Schnittstelle zu aktivieren, melden Sie sich als Admin am Timebutler an und klicken dann auf einer beliebigen Seite im Timebutler unten im Footer Bereich auf den Link "Schnittstelle (API)". Dort bekommt der Admin dann auch den API-Token angezeigt. Dieser API-Token ist der Schlüssel zum Abfragen der Daten über die Schnittstelle. Ihr Programmierer benötigt also diesen API-Token, um die Schnittstelle abfragen zu dürfen. Weiterhin benötigt Ihr Programmierer die technische Dokumentation der API.

Der Admin kann jederzeit einen neuen API-Token erzeugen. Damit wird der alte API-Token ungültig, so dass mit dem alten API-Token kein Zugriff auf die Schnittstelle und Daten mehr möglich ist.

Technische Dokumentation zur API

Wenn Sie ein Programm schreiben (lassen), das die Timebutler Schnittstelle abfragt, dann benötigen Sie die technische Dokumentation zur API.

Hier gelangen Sie zur technischen Dokumentation der Timebutler API.

Kalender ausdrucken

Auf jeder Seite besteht die Möglichkeit, die Seite auszudrucken. Um eine Seite auszudrucken, können Sie die Druckfunktion Ihres Browsers benutzen oder Sie klicken auf das Symbol mit dem Drucker oben auf allen Seiten im Timebutler.

Durch die intelligente Druckfunktion werden automatisch stets nur die relevanten Bereiche der Seite ausgedruckt. So werden beispielsweise nicht die linke oder obere Navigationsleiste ausgedruckt, ebenso nicht viele der angezeigten Navigationselemente oder Buttons.

Kalender mit Farben ausdrucken

Wenn Sie eine Kalenderansicht ausdrucken, werden die farblichen Markierungen der Abwesenheiten in der Regel zunächst nicht ausgedruckt. Der Grund dafür ist, dass die farbliche Markierung eine Hintergrundeigenschaft ist und Hintergründe beim Ausdruck in der Regel nicht mit ausgedruckt werden.

Damit die Farben auch mit ausgedruckt werden, aktivieren Sie in den Optionen Ihres Internetbrowsers das Drucken von Hintergrundfarben. Je nach Internetbrowser gehen Sie wie folgt vor:

Chrome Browser
Rufen Sie die Funktion zum Drucken der Seite auf. Sie bekommen eine Vorschau des Ausdrucks angezeigt und können beispielsweise den Drucker wählen. Im linken unteren Bereich gibt es eine Option "Hintergrundfarben Drucken". Aktivieren Sie diese Option vor dem Ausdruck.

Firefox Browser
Gehen Sie auf das Menü "Datei > Seite einrichten", anschließend auf den Reiter "Format & Optionen". Dort aktivieren Sie die Option "Hintergrund drucken (Farben und Bilder)".

Internet Explorer bis Version 10
Gehen Sie auf das Menü "Extras > Internetoptionen", anschließend auf den Reiter "Erweitert". In dem Fenster mit den Optionen suchen Sie nach der Option "Hintergrundfarben und -bilder drucken" und aktivieren diese Option.

Internet Explorer ab Version 11
Gehen Sie auf das Menü "Datei > Druckvorschau...". Anschließend klicken Sie in dem Fenster mit der Druckvorschau oben in der Menüleiste auf das Symbol mit dem Zahnrad. Es öffnet sich ein kleines Fenster mit Titel "Seite einrichten". Aktivieren Sie hier die Option "Hintergrundfarben und -bilder drucken".

Edge Browser
Der Edge Browser unterstützt das Drucken der Hintergrundfarben leider nicht. Bitte nutzen Sie für den Ausdruck einen anderen Browser.

Andere Browser
Bei jedem Browser gibt es in den Optionen oder im Druckmenü eine Option, um auch Hintergrundfarben auszudrucken. Suchen und aktivieren Sie diese Option vor dem Ausdruck.

Single Sign On (SSO) mit Microsoft, Google, Slack, Oauth und Azure

Sie können Ihr Timebutler Nutzerkonto mit einem Drittdienst verknüpfen. Damit ist dann eine automatische Anmeldung ohne Nutzername und Passwort möglich.

Lesen Sie hier, wie Sie die automatische Anmeldung per Google-, Microsoft- oder Slack-Konto aktivieren.

Timbutler App im AppStore oder PlayStore

Es gibt absichtlich keine Timebutler App im Google Play Store oder Apple AppStore - aus vielen verschiedenen Gründen. Sie benötigen keine App, denn:

Jeder Nutzer kann auf dem Smartphone oder Tablet einfach einen Browser öffnen und timebutler.de aufrufen. Timebutler ist für alle Endgeräte optimiert. Sie können bei der Anmeldung die Option "Angemeldet bleiben" aktivieren, dann gelangen Sie bei zukünftigen Aufrufen direkt in Ihr Timebutler Nutzerkonto, ohne Eingabe von Nutzername und Passwort.

Ebenso können Sie die Seite als Icon auf dem Smartphone ablegen. Dann haben Sie auf dem Smartphone ein Icon, klicken darauf und gelangen sofort in Ihr Timebutler Nutzerkonto - wie bei einer App. Bei Klick auf das Icon gelangen Sie also sofort in Ihr Timebutler Nutzerkonto, sind angemeldet und können alle Features uneingeschränkt nutzen.

Timebutler Kalender abonnieren

Sie können in einem Dritt-Kalender wie Outlook, Google Calendar und anderen den Timebutler Kalender abonnieren. Die Urlaubsanträge und Abwesenheitseinträge aus Timebutler werden dann in Ihrem Kalender angezeigt und automatisch aktualisiert.

Lesen Sie hier, wie Sie den Timebutler Kalender in einem anderen Kalender abonnieren.

Export der Daten

Sie können alle Daten aus Timebutler bequem exportieren, als Excel-Datei oder als CSV-Datei. Das CSV Format dient zum Übertragen der Daten in eine andere Software, da die meisten Drittanbieter CSV Daten einlesen können, beispielsweise Datev, SAP oder andere.

Sie haben drei Möglichkeiten:

1) Download über das Downloadcenter

Wenn Sie sich als Admin auf www.timebutler.de anmelden und links auf "Berichte > Downloadcenter" klicken, können Sie alle Daten herunterladen.

2) Download der Daten

In einer beliebigen Listenansicht (Abwesenheiten, Urlaubskonten, Krankheitseinträge, Arbeitszeiteinträge, Arbeitszeitkonten, Nutzerliste, usw.) finden Sie im oberen Bereich einen Button "Herunterladen". Damit können Sie die Daten mit einem Mausklick als Excel-Datei oder CSV-Datei herunterladen.

3) Abruf über die API

Timebutler bietet eine Schnittstelle (API). Über die API können Sie mit Hilfe eines kleinen Programms automatisiert Ihre Daten abfragen und auslesen. Hier erhalten Sie weitere Informationen zur Schnittstelle (API).

Teilzeitmitarbeiter

Nutzer mit verschiedenen Arbeitszeitmodellen importieren

Wenn Sie eine Vielzahl an Nutzerkonten im Timebutler erstellen möchten, dann bietet sich der Nutzerkonten Massenimport per Excel-Datei-Upload an, um nicht jedes Nutzerkonto einzeln eintragen zu müssen.

Oftmals haben die Mitarbeiter verschiedene Arbeitszeitmodelle, beispielsweise "Montag bis Freitag 8h" oder "Montag bis Donnerstag 8,5 h, Freitag 6 h" oder auch "Montag und Mittwoch und Donnerstag 6 h". Um Nutzerkonten mit verschiedenen Arbeitszeitmodellen zu importieren, gehen Sie wie folgt vor:

1) Arbeitszeitmodell einstellen

Beim Massenimport der Nutzerkonten über den Excel-Datei-Upload wird das Arbeitszeitmodell verwendet, das in den Standard-Einstellungen für neue Nutzer festgelegt ist. Legen Sie also zunächst bei den Standard-Einstellungen das gewünschte Arbeitszeitmodell fest.

2) Mitarbeiter mit dem eingestellten Arbeitszeitmodell importieren

Nun führen Sie den Massenimport derjenigen Nutzerkonten durch, bei denen das Arbeitszeitmodell gilt, dass Sie in Schritt 1) festgelegt haben.

3) Für andere Arbeitszeitmodelle wiederholen

Wiederholen Sie nun die Schritte 1) und 2) für Mitarbeiter, bei denen ein anderes Arbeitszeitmodell gilt.

Aktionen rückgängig machen

Ein Admin kann im Timebutler bestimmte Aktionen mit einem Mausklick rückgängig machen:

Melden Sie sich dazu als Admin am Timebutler an, klicken links unten auf "Einstellungen > Weitere..", dann rechts auf "Aktionen rückgängig machen".

Beachten Sie:

Es können nur Aktionen rückgängig gemacht werden, die bis vor maximal 14 Tagen ausgeführt wurden. Nach diesem Zeitraum können die Einträge nur einzeln gelöscht werden. Das gilt dann auch für die einzelnen Einträge der Serieneinträge.
Jeder Admin kann nur die eigenen Aktionen rückgängig machen, keine fremden Aktionen.
Für Vorgesetzte und Mitarbeiter-Nutzer besteht die Möglichkeit, diese Aktionen rückgängig zu machen, (absichtlich) nur in einer eingeschränkten Version: nur direkt nach der Ausführung kann die Aktion rückgängig gemacht werden, beispielsweise wenn ein Mitarbeiter-Nutzer versehentlich einen falschen Zeitraum bei einem Serieneintrag eingestellt hat.

Benachrichtigung bei Krankheit

Wenn sich ein Mitarbeiter krank meldet, also einen Krankheitseintrag im Timebutler eingibt oder wenn ein bestehender Krankheitseintrag gelöscht wird, dann kann Timebutler den Vorgesetzten und die Personalabteilung oder weitere Personen automatisch per Email informieren.

Um die Benachrichtigung bei Krankheit zu aktivieren, gehen Sie wie folgt vor:

1)
Melden Sie sich als Admin am Timebutler an.

2)
Klicken Sie links unten auf "Einstellungen > Weitere..", dann rechts auf "Globale Einstellungen"

3)
Prüfen/ändern Sie die Option "Informations E-Mail bei Eingabe und Löschen von Krankheitseinträgen" und speichern die Änderung.

4)
Sie können nun auch weitere Email-Adressen benachrichigen lassen, beispielsweise von Mitarbeitern aus der Personalabteilung. Fügen Sie dazu einen Eintrag bei den Kopien der Informations-Emails ein.

Damit sind Sie fertig: wenn ein Mitarbeiter einen Krankheitseintrag eingibt oder löscht, werden der oder die Vorgesetzte(n) und die Empfänger der Email-Kopien benachrichtigt.

Mit Kalender synchronisieren

Um den Timebutler Kalender zu abonnieren, gehen Sie wie folgt vor:

1)
Öffnen Sie den Dritt-Kalender (Outlook, Google Calendar, usw.), wechseln in die Kalenderansicht und rufen die Funktion zum Abonnieren eines Internet Kalenders auf. Je nach Kalender und Softwareversion ist die Klickstrecke eine andere, so dass hier keine detaillierte Anleitung angezeigt werden kann.

2)
Die Kalendersoftware fragt Sie nun nach der Abonnement URL (auch ICal-URL oder WebCal-URL oder ICS-URL). Melden Sie sich in Ihrem Nutzerkonto am Timebutler an und klicken rechts oben auf das Symbol mit dem Abreißkalender (zwischen dem Symbol mit dem Globus und dem Symbol mit dem Briefumschlag). Auf der Seite bekommen Sie verschiedene Einstellungsmöglichkeiten für das Kalenderabonnement angeboten. Wählen Sie die gewünschten Einstellungen und klicken dann auf den Button "Abonnement Link anzeigen". Kopieren Sie den angezeigten Abonnement Link.

3)
Wechseln Sie wieder zu der Kalendersoftware und fügen dort den kopierten Abonnement Link ein.

4)
Nun ist der Timebutler Kalender abonniert und die Einträge werden automatisch synchronisiert.

Der Drittkalender (Outlook, Google Calendar, usw.) entscheidet selbst, wann und wie oft es sich mit Timebutler synchronisiert. Die Drittkalender bieten in der Regel keine Möglichkeit, dieses Intervall einzusehen oder zu ändern. Es kann also Minuten bis mehrere Stunden dauern, bis Änderungen im Timebutler Kalender auch in Ihrem Kalender sichtbar sind. Die sekundenaktuelle Ansicht kann jederzeit im Timebutler aufgerufen werden. Sie können den Link zur Timebutler-Kalenderansicht in Ihrem Browser als Favorit speichern und erreichen den Kalender auf diese Weise mit einem Mausklick.

Falls die automatische Aktualisierung des Kalenders nicht funktioniert oder falls es Einträge im Timebutler-Kalender gibt, die nicht zum Drittkalender übertragen werden, dann finden Sie hier Lösungen zu Problemen mit der Kalendersynchronisation.

Falls Sie eine neuere Outlook-Version im Einsatz haben und bei der Aktualisierung des Outlook-Kalender Warnmeldungen erscheinen, dann finden Sie hier Informationen zu Warnmeldungen bei der Kalendersynchronisation mit Outlook.

Mit Kalender synchronisieren - Fehlerursachen

Wenn Sie den Timebutler-Kalender in einem eigenen Kalender (beispielsweise Outlook, Google Calendar, usw.) abonniert haben, dann werden die Abwesenheiten aus Timebutler automatisch in den eigenen Kalender synchronisiert. Wenn es im Timbutler Einträge gibt, die in Ihrem eigenen Kalender nicht angezeigt werden, der Kalender also nicht oder nicht vollständig aktualisiert wird, dann kann das folgende Ursachen haben:

1) Falscher Abwesenheits-Status

Der fehlende Eintrag ist nicht im Status "Bearbeitung abgeschlossen" oder "Genehmigt". Nur Einträge mit diesen zwei Statuswerten werden synchronisiert. Wenn der fehlende Eintrag beispielsweise im Status "Beantragt" ist, dann wird er absichtlich nicht synchronisiert.

2) Noch nicht synchronisiert

Der fehlende Eintrag wurde erst vor kurzem im Timebutler eingeben oder genehmigt. Der Drittkalender (Outlook, Google Calendar, usw.) entscheidet selbst, wann und wie oft es sich mit Timebutler synchronisiert. Sie können dieses Intervall nicht ändern oder einsehen. Es kann also Minuten bis mehrere Stunden dauern, bis Änderungen im Timebutler Kalender auch in Ihrem Kalender sichtbar sind. Warten Sie ein paar Stunden ab und prüfen dann, ob der Eintrag in den eigenen Kalender synchronisiert wurde.

3) Mitarbeiter nicht ausgewählt

Der fehlende Eintrag gehört möglicherweise zu einem Mitarbeiter, deren Einträge Sie nicht in Ihren eigenen Kalender abonniert haben. Beispielsweise kann ein Admin die Einträge aller Mitarbeiter, die Einträge des eigenen Teams oder nur die eigenen Einträge abonnieren. Wenn der Admin die Einträge seines Teams abonniert, dann werden die Einträge von anderen Mitarbeitern nicht synchronisiert. Wenn der vermisste Eintrag also von einem Nutzer stammt, der nicht in seinem Team ist, dann wird der Eintrag nicht synchronisiert.

Um sicherzustellen, dass Sie die richtigen Einstellungen gewählt haben, löschen Sie den Kalender in Ihrem Drittkalender (Outlook, Google Calendar, usw.) und abonnieren den Timebutler-Kalender erneut.

4) Abwesenheit nicht ausgewählt

Beim Abonnieren des Timebutler-Kalenders haben Sie verschiedene Auswahlmöglichkeiten, darunter auch der Auswahl der Abwesenheitstypen, die abonniert werden sollen. Wenn der fehlende Eintrag einen Abwesenheitstyp hat, der nicht abonniert werden soll, dann wird dieser Eintrag absichtlich nicht synchronisiert.

Wenn Sie beispielsweise die Synchronisation nur von Urlaub, Schulung und Dienstreise aktiviert haben, dann wird ein Homeoffice-Eintrag nie synchronisiert werden.

Um sicherzustellen, dass Sie die richtigen Einstellungen gewählt haben, löschen Sie den Kalender in Ihrem Drittkalender (Outlook, Google Calendar, usw.) und abonnieren den Timebutler-Kalender erneut.

5) Synchronisation abgebrochen

In seltenen Fällen kann es dazu kommen, dass der eigene Kalender die Aktualisierungen gestoppt oder eingestellt hat. Vereinzelt tritt das Problem sogar auf, nachdem die Synchronisation über Monate oder Jahren problemlos problemlos funktioniert hat.

Leider gibt es bei den allermeisten Kalenderanbietern keine Möglichkeit nachzuprüfen, ob / wann die Aktualisierungen stattgefunden haben, so dass man nicht ermitteln kann, ob die Aktualisierung gestoppt wurde. Hier bleibt nur die Möglichkeit, den abonnierten Kalender zu löschen und neu zu abonnieren.

Mit Kalender synchronisieren - Outlook Fehlermeldung

Wenn Sie den Timebutler Kalender in einem neueren Outlook-Kalender abonniert haben, dann kann es bei der automatischen Synchronisation des Kalenders vom Outlook zu Warnmeldungen kommen.

Diese Warnmeldungen sind uns bekannt und diese sind unproblematisch.

Die Übertragung bei der Kalendersynchronisation musste aus technischen Gründen so gestaltet werden, dass sie auch von anderen Kalendern als Outlook verarbeitet werden kann. Andere Kalender halten sich leider nicht immer an den Standard für die Synchronisation und erwarten ein eigentlich ungültiges Format. Timebutler muss die Synchronisation also in einem Format bereitstellen, das leicht von der Vorgabe abweicht, damit auch andere Kalender die Synchronisation ausführen können. Dieses Format führt bei Outlook zu Warnmeldungen. Es handelt sich dabei jedoch nur um Warnmeldungen und Outlook verarbeitet die Synchronisation dennoch und importiert die Abwesenheitseinträge korrekt.

Die Synchronisation im Outlook funktioniert also problemlos und Sie können diese Meldungen einfach ignorieren.

Sollten Sie wider Erwarten dennoch Probleme mit der Synchronisierung haben, dann lesen Sie hier mehr zu Fehlerursachen bei der der Kalendersynchronisation.

Alternierende Wochenarbeitstage

Sie können im Timebuter die Wochenarbeitstage individuell einstellen. Dabei ist es jedoch nicht möglich, unregelmäßige oder alternierende Wochenarbeitstage einzustellen, also beispielsweise "Wochenweise abwechselnd Mo-Fr und Mo-Do" oder auch "Mo-Fr und zusätzlich jeden 1., 3. und 5. Samstag im Monat".

Es gibt zwei Gründe, wieso es diese Einstellung nicht gibt:

Wäre diese Einstellung möglich, dann müssten wohl verschiedenste Einstellungsmöglichkeiten angeboten werden, beispielsweise "Mo-Do und jeden 3. und 5. Samstag, außer wenn Donnerstag ein Feiertag ist, dann auch den Freitag, jedoch wenn Kollege X an einem Freitag Tag arbeitet, dann nicht". Das wird kompliziert und unübersichtlich.
Zum anderen ergibt sich in der Praxis doch häufig eine Abweichung von der Planung, beispielsweise wenn ein Mitarbeiter seinen Freitagsdienst mit einem Kollegen tauscht oder den Rhythmus der wochenweise Mo-Do/Mo-Fr-Woche austauschen möchte. Es wäre dann also entsprechend aufwändig, die Vorgaben immer nachzuhalten.

Stattdessen gehen Sie einfach wie folgt vor:
Aktivieren Sie alle Arbeitstage, an denen der Mitarbeiter potentiell arbeiten könnte (melden Sie sich dazu als Admin auf timebutler.de an, klicken links unten auf "Einstellungen > Arbeitstage", dann bei dem gewünschten Mitarbeiter auf den blauen Button "Bearbeiten"). Der Mitarbeiter muss dann nur noch darauf achten, dass er nur an denjenigen Tagen Urlaub einträgt, an denen er auch wirklich arbeiten müsste, da ansonsten zu viele Urlaubstage angerechnet werden würden.

Ein Beispiel:
Mitarbeiter Schmitt arbeitet wöchentlich abwechselnd Montag bis Freitag und Montag bis Donnerstag. Somit aktivieren Sie die Wochenarbeitstage Montag bis Freitag. Wenn der Mitarbeiter zwei Wochen Urlaub nehmen möchte, dann darf er nicht einen Urlaubsantrag über 2 Wochen eingeben, da dann 2 x 5 = 10 Tage Urlaub abgezogen werden würden. Stattdessen gibt er einen Urlaubsantrag Montag-Freitag ein (=5 Tage Urlaub) und einen weiteren Urlaubsantrag Montag-Donnerstag (=4 Tage), so dass korrekt 9 Tage Urlaub abgezogen werden.

Stundenweise Urlaubskonten - Urlaub in Stunden erfassen

Urlaub kann im Timebutler in halben, ganzen oder mehrtägigen Anträgen eingegeben werden, jedoch nicht stundenweise. Der Grund dafür ist, dass nur sehr wenige Unternehmen Urlaub stundenweise planen. Zudem würde die stundenweise Erfassung von Urlaub Timebutler an verschiedensten Stellen und Features stark verkomplizieren.

Sie können eine stundenweise Urlaubsplanung dennoch im Timebutler erreichen, indem Sie dafür das Überstundenfeature zweckentfremden. Wenn Sie das Überstundenfeature aktivieren, dann führt Timebutler für jeden Mitarbeiter ein Überstundenkonto. Sie können für jeden Mitarbeiter einen Überstundenstand zum 1.1. einstellen: dort geben Sie dann den Urlaub in Stunden an. Wenn ein Mitarbiter beispielsweise 25 Tagen zu 8 Stunden Urlaub hat, dann tragen Sie dort 200 ein (25 x 8 = 200).

Jeder Mitarbeiter kann dann Überstundenabbau beantragen - das entspricht den Urlaubsanträgen. Der Vorgesetzte genehmigt den Überstundenabbau und dann werden die Stunden vom Überstundenkonto abgezogen. Im Überstundenkonto findet sich also immer der aktuelle Urlaubsstand (in Stunden).

Es ergeben sich aber Nachteile aus dieser Alternative, wie folgt:

Die Links und Buttons für die Urlaubsanträge und Urlaubskonten bleiben weiterhin aktiv, sollten aber von den Mitarbeitern nicht mehr genutzt werden.
Einige Features im Timebutler gelten speziell für Urlaub, beispielsweise Urlaubssperren und -warnungen oder die Einstellung zum Überziehen des Urlaubskontos, und diese können mit dem Überstundenfeature nicht mehr verwendet werden.
Das Zeiterfassungsfeature kann nicht aktiviert werden: Sie können Timebutler also ausschließlich für die Abwesenheits- und Urlaubsplanung einsetzen, nicht mehr für die Zeiterfassung.

Wenn Sie das Überstundenfeature für die stundenbasierte Urlaubsplanung dennoch aktivieren möchten, gehen Sie bitte wie folgt vor:

1) Überstundenfeature aktivieren

Als Admin klicken Sie links unten auf "Einstellungen > Weitere..", dann rechts auf "Globale Einstellungen". Aktivieren Sie die Option "Erfassung von Überstunden und Überstundenabbau".

2) Überstunden genehmigungspflichtig

Klicken Sie dann links unten auf "Einstellungen > Weitere..", dann rechts auf "Abwesenheitstypen". Bei "Überstunden" klicken Sie auf den grünen Button mit dem Bleistift. Entfernen Sie alle Häkchen bei "Bearbeitungsrechte" und alle bei "Eigene Einträge löschen". Bei "Genehmigung" aktivieren Sie die Option "Der Vorgesetzte muss den Antrag genehmigen". Damit ist sichergestellt, dass wenn ein Mitarbeiter (versehentlich) Überstunden einträgt, was ja das Urlaubskonto erhöhen würde, der Vorgesetzte diesen Antrag einfach ablehnen kann.

3) Urlaubsguthaben in Überstundenkonto übertragen

Klicken Sie links unten auf "Einstellungen > Urlaubsanspruch". In der Spalte "Überstundenguthaben vom Vorjahr" können Sie nun das Startguthaben der Überstunden (also das Urlaubskontingent) eintragen.

4) Urlaubssperre einrichten

Klicken Sie links unten auf "Einstellungen > Urlaubssperre". Erstellen Sie eine neue Urlaubssperre für das gesamte aktuelle Jahr vom 1. Januar bis 31. Dezember (und am besten noch eine für das nächste Jahr), damit kein Mitarbeiter mehr Urlaubsanträge eingeben kann.

5) Mitarbeiter informieren

Geben Sie den Mitarbeitern und Vorgesetzten Bescheid, dass Urlaub nicht mehr über Urlaubsanträge sondern über Überstundenabbau-Anträge verwaltet wird und der Urlaubsstand stundengenau (minutengenau) im Überstundenkonto zu finden ist, nicht mehr im Urlaubskonto.

Unbezahlten Urlaub eintragen

Um unbezahlten Urlaub einzutragen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Abwesenheitstyp "Unbezahlter Urlaub" erstellen

Melden Sie sich als Admin am Timebutler an und klicken links unten auf "Einstellungen > Weitere..", dann rechts auf "Abwesenheitstypen". Prüfen Sie, ob es bereits einen Abwesenheitstyp "Unbezahlter Urlaub" gibt. Falls nicht, klicken Sie auf den Button "Neuen Abwesenheitstyp erstellen".

Erstellen Sie nun den Abwesenheitstyp "Unbezahlter Urlaub". Dabei stellen Sie am besten ein, dass nur Admins diesen eingeben dürfen oder dass dieser Abwesenheitstyp genehmigungspflichtig ist. Die Option "Verringert die Soll-Arbeitszeit" stellen Sie bitte auf "Verringert die Soll-Arbeitszeit im Arbeitszeitkonto auf 0 h [...]". Damit ist sichergestellt, dass der Mitarbeiter an den Tagen keine Arbeitszeit erbringen muss (nur relevant, wenn Sie die Zeiterfassung aktiviert haben oder zukünftig aktivieren werden).

2. Abwesenheitseintrag "Unbezahlter Urlaub" eingeben

Sobald der Abwesenheitstyp erstellt ist, können Sie unbezahlten Urlaub für die Mitarbeiter eintragen, so wie Sie auch andere Abwesenheiten eintragen. Klicken Sie beispielsweise links oben auf "Mitarbeiter > Abwesenheiten > Abwesenheit eintragen" oder klicken im Kalender auf das Start- und Ende-Datum, um einen neuen Abwesenheitseintrag zu erstellen.

Mutterschutz, Elternzeit, Bildungsurlaub und weitere Abwesenheiten eintragen

Sie können im Timebutler beliebige Abwesenheitstypen erstellen und die Mitarbeiter können die Abwesenheit dann eintragen. Auf diese Weise können Sie es den Mitarbeitern ermöglichen, beispielsweise Elternzeit, Mutterschutz, Bildungsurlaub, unbezahlten Urlaub, und jede andere Abwesenheit zu erfassen.

So erstellen Sie den Abwesenheitstyp, am Beispiel von Elternzeit:

1. Abwesenheitstyp erstellen

Melden Sie sich als Admin am Timebutler an und klicken links unten auf "Einstellungen > Weitere..", dann rechts auf "Abwesenheitstypen". Prüfen Sie, ob es bereits einen Abwesenheitstyp "Elternzeit" gibt. Falls nicht, klicken Sie auf den Button "Neuen Abwesenheitstyp erstellen".

Erstellen Sie nun den Abwesenheitstyp "Elternzeit". Dabei stellen Sie am besten ein, dass nur Admins diesen eingeben dürfen oder dass dieser Abwesenheitstyp genehmigungspflichtig ist. Die Option "Verringert die Soll-Arbeitszeit" stellen Sie bitte auf "Verringert die Soll-Arbeitszeit im Arbeitszeitkonto auf 0 h [...]". Damit ist sichergestellt, dass der Mitarbeiter an den Tagen keine Arbeitszeit erbringen muss (nur relevant, wenn Sie die Zeiterfassung aktiviert haben oder zukünftig aktivieren werden).

2. Abwesenheitseintrag eingeben

Sobald der Abwesenheitstyp erstellt ist, können Sie Elternzeitfür die Nutzer eintragen, so wie Sie auch andere Abwesenheiten eintragen. Klicken Sie beispielsweise links oben auf "Mitarbeiter > Abwesenheiten > Abwesenheit eintragen" oder klicken im Kalender auf das Start- und Ende-Datum, um einen neuen Abwesenheitseintrag zu erstellen.

Option "Jahres-Obergrenze"
In manchen Fällen ist es sinnvoll, die maximale Anzahl Tage im Jahr einzuschränken, die ein Mitarbeiter eintragen darf. Beispielsweise bei Bildungsurlaub ist eine Einschränkung sinnvoll. In der Bearbeitungsmaske für den neuen Abwesenheitstyp gibt es dafür das Feld "Jahres-Obergrenze".

Abwesenheiten stundenweise erfassen

Es ist absichtlich nicht möglich, bei den Abwesenheitseinträgen eine Start-/Ende-Uhrzeit oder eine Dauer in Stunden/Minuten anzugeben. Dafür gibt es verschiedene Gründe:

Die Darstellung im Kalender würde sehr unübersichtlich werden, denn es könnte je Tag theoretisch dutzende Einträge vorhanden sein
Die Kollisionsprüfung mit bestehenden Abwesenheiten würde stark verkompliziert werden
Die Urlaubskonten müssten mit minutengenauen Urlaubsanträge rechnen können und es ist unüblich, den Mitarbeitern minutengenaue Urlaubsanträge zu ermöglichen.

Beispielsweise beim Arztbesuch besteht manchmal der Wunsch, eine Stundenzahl oder Uhrzeit angeben zu können. Hier bietet sich einfach die Lösung an, dass der Mitarbeiter einen halben Tag Arztbesuch eingibt (für den Vormittag oder den Nachmittag) und im Feld "Bemerkungen" einen Vermerk eingibt, beispielsweise "Ich werde etwas später im Büro sein".

Die Kollegen werden sehr schnell lernen, dass ein halber Tag Arztbesuch nicht bedeutet, dass der Mitarbeiter an dem Tag tatsächlich einen halben Tag abwesend sein wird, sondern dass der Mitarbeiter morgens etwas später ins Büro kommt bzw. nachmittags etwas früher gehen wird.

Sonderurlaub

Sonderurlaub wird absichtlich vom Urlaubsguthaben abgezogen.

Erfahren Sie hier, wie Sie bei Sonderurlaub vorgehen sollten.

Verfall von Resturlaub

Erfahren Sie hier, wie Sie den Verfall von Resturlaub eintragen.

Jahreskalender über mehrere Mitarbeiter

Es gibt folgende Kalenderansichten im Timebutler:

Jahresansichten der eigenen Eintragungen
Jahresansicht über Eintragung eines Kollegen (für Vorgesetzte und Admins)
Monatsansicht über mehrere Kollegen

Eine Jahresansicht über mehrere Kollegen gibt es absichtlich nicht, weil ein solcher Jahreskalender nicht sinnvoll in einer Webseite darstellbar ist. Beispielsweise bei 50 Mitarbeitern müsste eine Tabelle mit 50 Zeilen und 365 Spalten (oder umgekehrt) angezeigt werden. Das passt nicht auf eine Webseite und es müsste dann horizontal gescrollt werden. Man hätte also keine gute Übersicht und könnte nicht das ganze Jahr auf einen Blick sehen. Außerdem muss ein horizontales Scrollen auf Webseiten unbedingt vermieden werden, da es für den Nutzer nur sehr schlecht handhabbar ist. Deswegen gibt es so gut wie keine Webseiten, die horizontales Scrollen erfordern.

Sie können aber die Monatsansichten über mehrere Mitarbeiter aufrufen. Hier gibt es dann auch die Möglichkeit, dass Sie nicht bloß den aktuellen Monat vom ersten bis monatsletzten Tag anzeigen, sondern ab einem beliebigen Starttag, beispielsweise vom 18. eines Monats bis zum 18. des Folgemonats. Auf diese Weise können Sie sich auch ein Bild von der Abwesenheitssituation an den Monatsübergängen verschaffen.

Ebenso gibt es in der Kalenderansicht oberhalb des Kalenders die Buttons, um einen Monat vor-/zurückzublättern. So können Sie schnell durch die Kalender blättern. Und auch wenn Sie eine lange Liste an Mitarbeitern haben und auf der Seite nach unten gescrollt haben, so dass die Buttons über dem Kalender nicht mehr sichtbar sind, gibt es eine gute Möglichkeit, durch die Monate zu blättern: wenn Sie nach unten scrollen, dann erscheinen links oben automatisch zwei neue Links, um einen Monat vor-/zurückzublättern. Bei Klick darauf gelangen Sie zum nächsten Monat und zwar in der gleichen Zeile/Mitarbeiter, in der Sie auch vorher den Kalender angezeigt hatten.

Es gibt eine weitere Alternative:
Wenn Sie eine Kalendersoftware wie Outlook, Google Calendar oder Apple iCal einsetzen, dann können Sie in dieser Kalendersoftware den Timebutler Kalender abonnieren (klicken Sie dazu im angemeldeten Bereich von timebutler.de oben auf das Symbol mit dem Abreisskalender, zwischen dem Symbol mit dem Globus und dem Symbol mit dem Briefumschlag). Alle Einträge auf Timebutler werden dann automatisch in den Kalender synchronisiert und aktuell gehalten. Die Drittkalender wie Outlook bieten eine Jahresansicht und diese lässt sich auch ausdrucken. Aber auch hier gilt: eine Jahresansicht beinhaltet viele Informationen und wird deswegen schnell unübersichtlich.

Resturlaub und Überstunden ins Folgejahr übertragen

Das Überstundenguthaben und der Resturlaub werden absichtlich nicht vollautomatisch in das nächste Jahr übertragen. Sie können das aber einfach mit wenigen Mausklicks erledigen und brauchen das nicht mühselig ausrechnen und manuell eintragen.

Melden Sie sich dazu als Admin am Timebutler an, klicken dann links unten auf "Einstellungen", dann darunter auf "Weitere..". Klicken Sie nun rechts auf "Resturlaub und Überstundenguthaben übertragen".

Die Übertragung können Sie beliebig oft aufrufen. So können Sie die Übertragung des Resturlaubs im November oder Dezember aufrufen, und in jedem Fall nochmal am Jahresanfang, wenn die Urlaubsplanung für das Vorjahr abgeschlossen ist. Zum Jahresanfang sollten Sie dann sowohl Resturlaub als auch das Überstundenguthaben aus dem Vorjahr in das aktuelle Jahr übertragen.

Timebutler wird Sie zu Jahresbeginn automatisch an die Übertragungen erinnern.

Sie können übrigens jederzeit prüfen, wann die Übertragung des Resturlaubs und/oder Überstunden zuletzt ausgeführt wurden. Melden Sie sich dazu als Admin am Timebutler an, klicken links unten auf "Einstellungen", dann darunter auf "Weitere..". Klicken Sie nun rechts auf "Resturlaub und Überstundenguthaben übertragen". Klicken Sie nun auf der Seite rechts oben auf den Button "Übertragungshistorie anzeigen".

Projektfavoriten

Ein Admin kann im Timebutler für die Zeiterfassung beliebige Projekte konfigurieren. Die Mitarbeiter können dann die Arbeitszeit auf diese Projekte buchen, sowohl bei Eingabe der Arbeitszeiten über das Eingabeformular als auch beim Aufzeichnen über die Stempeluhr oder das Zeiterfassungsterminal.

Die Projekte können absichtlich nicht auf bestimmte Mitarbeiter oder Abteilungen eingegrenzt oder zugeordnet werden. Stattdessen kann jeder Mitarbeiter selbst seine Projektfavoriten wählen. Wenn ein Mitarbeiter einen Arbeitszeiteintrag auf ein Projekt bucht, dann bekommt er angeboten, das Projekt als Favorit zu speichern. Bei zukünftigen Arbeitszeiteinträgen werden die Projektfavoriten dann in der Auswahl als erstes angeboten.

Ein Mitarbeiter bekommt beispielsweise 4 Projektfavoriten prominent zur Auswahl angezeigt und getrennt darunter wird die Liste der restlichen Projekte angezeigt. Der Mitarbeiter erhält damit eine schnelle und übersichtliche Auswahlmöglichkeit für seine wichtigen Projekte.

Diese Projektfavoriten haben darüber hinaus weitere Vorteile: für die Personalabteilung oder Einsatzplanung entfällt das aufwändige und fehleranfällige Zuordnen von Projekten zu dutzenden oder hunderten Mitarbeitern. Und falls ein Mitarbeiter ausnahmsweise auf ein Projekt buchen muss, auf das er nicht regelmäßig bucht, dann hat er ohne Wartezeit die Möglichkeit dazu.

Sie brauchen also nichts weiter machen, als die Projekte zu konfigurieren.

Jeder Mitarbeiter kann seine Projektfavoriten jederzeit einsehen und bearbeiten. Dazu meldet sich der Nutzer an seinem Nutzerkonto an und klickt links unten auf "Einstellungen > Projektfavoriten".

Zeiterfassung für Mitarbeiter oder Abteilungen aktivieren

Sie können die Zeiterfassung für alle Mitarbeiter im Unternehmen aktivieren oder nur für einzelne Abteilungen aktivieren oder auch für einzelne Mitarbeiter eingrenzen.

Lesen Sie hier, wie Sie die Zeiterfassung für Mitarbeiter oder Abteilungen aktivieren.

Untertägige Krankheit

In dem Sonderfall, wenn ein Mitarbeiter nach ein paar Stunden Arbeit wegen Krankheit nach Hause geht, muss die Arbeitszeit angepasst werden. Das liegt daran, dass Krankheitseinträge nur als halbe/ganze Tage eingegeben werden können und Timebutler dann den halben/ganzen Tag von der Soll-Arbeitszeit abzieht. Es ist also nicht möglich, beispielsweise 5,5 h Krankheit von der Soll-Arbeitszeit abzuziehen.

Um zu erklären, wie Sie hier vorgehen, wird im folgenden Beispiel von einer Soll-Arbeitszeit des Mitarbeiter von 8 Stunden ausgegangen. Abhängig von der geleisteten Arbeitszeit gehen Sie dann wie folgt vor:

1) Weniger als den halben Tag gearbeitet, Rest des Tages krank (in dem Beispiel ab 1 Minute bis 3 Stunden 59 Minuten)

Der Mitarbeiter gibt einen Arbeitszeiteintrag über die geleistete Arbeitszeit ein, beispielsweise 3,5 h.

Weiterhin wird ein halber Tag Krankheit eingegeben (nicht ein ganzer). Timebutler rechnet den halben Tag in 4 h Soll-Arbeitszeit-Reduzierung um. Somit ergibt sich 8 h Soll-Arbeitszeit minus 3,5 h Arbeitszeit minus 4 h Krankheit = 0,5 Stunden Abzug vom Arbeitszeitkonto. Um diesen Fehler von 0,5 h zu korrigieren, haben Sie folgende Möglichkeiten:

Sie können einen Arbeitszeiteintrag über 0,5 h eingeben und im Kommentar beispielsweise "Krankheit" eintragen.

Oder Sie erstellen eine Kategorie "Krankheitskorrektur" (als Admin am Timebutler anmelden und links unten auf "Einstellungen > Weitere..", dann rechts auf "Zeiterfassung", dann auf den Reiter "Kategorie") und buchen die Arbeitszeit dann auf die Kategorie "Krankheitskorrektur".

In beiden Fällen können Sie dann am Monatsende auswerten, wie viel der Arbeitszeit keine echte Arbeitszeit war, sondern eine Krankheitskorrektur.

2) Genau einen halben Tag gearbeitet, Rest des Tages krank (in dem Beispiel 4 h)

Der Mitarbeiter gibt einen Arbeitszeiteintrag über die geleistete Arbeitszeit ein, also 4h. Weiterhin wird ein halber Tag Krankheit eingegeben. Timebutler rechnet den halben Tag in 4 h Soll-Arbeitszeit-Reduzierung um.

Somit ist das Arbeitszeitkonto korrekt ausgeglichen: 8 h Soll, 4 h gearbeitet und 4 h Abzug wegen Krankheit.

3) Mehr als einen halben Tag gearbeitet, Rest des Tages krank (in dem Beispiel 4h 1m bis 7 h 59 Min)

Der Mitarbeiter gibt einen Arbeitszeiteintrag über die geleistete Arbeitszeit ein, beispielsweise 6,5 h.

Geben Sie keine Krankheit für den Tag ein.

Somit ergibt sich 8 h Soll-Arbeitszeit minus 6,5 h Arbeitszeit = 1,5 Stunden Abzug vom Arbeitszeitkonto. Um diesen Fehler von 1,5 h zu korrigieren, gehen Sie analog vor, wie oben beim ersten Punkt beschrieben: geben Sie einen Arbeitszeiteintrag über 1,5 h mit der Bemerkung "Krankheit" ein oder geben Sie einen Arbeitszeiteintrag über 1,5 h ein und buchen diesen auf die Kategorie "Krankheitskorrektur".

Die Grenzen sind natürlich nicht ganz so strikt zu sehen. Wenn der Mitarbeiter beispielsweise nach 3 h 50 m nach Hause geht, dann wird man wohl der Einfachheit halber einen halben Tag Krankheit und 4 h Arbeitszeit eintragen..

Stempeluhr Stopp um Mitternacht - Nachtschichten

Die Arbeitszeiteinträge sind immer zu einem bestimmten Kalendertag zugeordnet und können deswegen nicht über 00:00 Uhr verlaufen. Wenn Sie einen Arbeitszeiteintrag eingeben, ist die Auswahl zweier Datumswerte deswegen nicht möglich. Auch wenn Sie die virtuelle Stempeluhr starten und später vergessen zu stoppen, wird die Stempeluhr um Mitternacht automatisch gestoppt.

Diese Abgrenzung ist notwendig, damit das Arbeitszeitkonto und viele anderen Auswertungen tagesgenau und somit wochen- und monatsgenau möglich ist.

Wenn Ihre Mitarbeiter Nachtschichten leisten, dann können Sie das Problem wie folgt umgehen:

Bei Eingabe der Arbeitszeiteinträge

In diesem Fall sollte also der Mitarbeiter bei der Arbeitszeit, die bis nach Mitternacht verläuft, zwei Arbeitszeiteinträge eingeben. Beispielsweise bei einer Arbeitszeit von 22:00 Uhr bis 6:00 Uhr am Folgetag gibt der Mitarbeiter dann einen Zeiteintrag 22:00 - 00:00 Uhr ein und dann einen von 00:00 Uhr bis 6:00 Uhr.

Bei Aufzeichnen über die Stempeluhr

Ein Admin kann einstellen, dass die Mitarbeiter Nachtschichten leisten. Timebutler wird die Stempeluhr um Mitternacht zwar weiterhin stoppen, jedoch wird sofort in der gleichen Sekunde der Stempeluhr automatisch wieder gestartet.

Melden Sie sich dazu als Admin am Timebutler an, klicken links unten auf "Einstellungen > Weitere..", dann rechts auf "Zeiterfassung". Stellen Sie die Option "Stempeluhr um Mitternacht stoppen" ein und speichern die Änderung per Klick auf den Button "Speichern" am Ende der Seite.

Zeiterfassungsterminal PIN nur mit Email-Adresse

Die PIN für das Zeiterfassungsterminal kann nur der Nutzer selbst in seinem Nutzerkonto im Timebutler einsehen und ändern. Kein Nutzer kann die PIN für andere Nutzer einsehen oder ändern, auch nicht Vorgesetzte oder Admins.

Der Grund dafür ist, dass die Authentifizierung kompromittiert wäre, wenn ein Nutzer eine fremde PIN einsehen könnte. Timebutler protokolliert die Änderungshistorie unter anderem zu den Arbeitszeiteinträgen. Es würde dann also in der Änderungshistorie protokolliert werden, dass ein Mitarbeiter die Stempeluhr gestartet hat, der sich über die PIN authentifiziert hat. Jedoch wäre nicht mehr sichergestellt, dass der protokollierte Nutzer auch tatsächlich der Nutzer war, der die Aktion durchgeführt hat. Die Änderungshistorie wäre also nicht mehr verlässlich und somit die Revisionssicherheit gefährdet.

Mitarbeiter ohne Email-Adresse können sich am Timebutler Nutzerkonto nicht anmelden und können somit die PIN nicht einsehen. Diese Mitarbeiter können das Zeiterfassungsterminal so leider nicht verwenden.

Damit diese Mitarbeiter auch das Zeiterfassungsterminal verwenden können, tragen Sie für die Mitarbeiter eine Email-Adresse ein. Ihre Kollegen aus der IT können möglicherweise eine Email-Adresse für die Kollegen erstellen. Alternativ können Sie nach Rücksprache mit den Kollegen die private Email-Adresse eintragen. Die Email-Adresse wird nur für Emails im Zusammenhang mit Timebutler verwendet und nicht an Dritte weitergegeben.

Feiertagzuschläge und Wochenendzuschläge

Zuschläge für die Arbeitszeiten (Feiertage, Wochenende, Nachtzuschlag) können zurzeit noch nicht eingestellt werden.

Sie haben zwei Möglichkeiten, um diese zu erfassen:

1) Mehr Zeiten durch die Mitarbeiter erfassen

Wenn Sie beispielsweise für das Wochenende 50% Wochenendzuschlag gewähren, dann können die Mitarbeiter einfach 50% mehr Zeiten buchen, als geleistet. Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise an einem Sonntag 4 h arbeitet, dann gibt er statt 4 h einfach 6 h Arbeitszeit ein. Im Kommentar kann er eintragen, dass es in der Arbeitszeit 50% Zuschlag beinhaltet sind.

2) Kategorie für die Zuschläge

Sie können beliebige Kategorien für die Zeiterfassung festlegen und die Mitarbeiter können darauf buchen. So können Sie dann also beispielsweise eine Kategorie "Wochenendzuschlag" und eine Kategorie "Feiertagszuschlag" erstellen. Die Mitarbeiter können dann die echten Arbeitszeiten wie gewohnt erfassen und im Falle von Wochenendarbeit oder Feiertagen die Arbeitszeit auf eine der zwei Kategorien buchen.

Am Monatsende können Sie dann die Einträge auswerten und bei allen Einträgen für die Kategorie Feiertagszuschlag oder Wochenendzuschlag den entsprechenden Aufschlag berechnen. Das geht am einfachsten, indem Sie die Auswertung nach Excel exportieren (in nahezu allen Ansichten im Timebutler gibt es einen Button "Herunterladen", mit der Sie die Listenansicht als Excel-Datei herunterladen können).

Um Kategorien zu erstellen, melden Sie sich als Admin am Timebutler an, klicken links unten auf "Einstellungen > Weitere..", dann rechts auf "Zeiterfassung". Klicken Sie nun auf den Reiter "Kategorien".

Schichtplanung und Personal Einsatzplanung

Timebutler bietet keine integrierte Schichtplaner-Funktion. Dennoch verwenden einige Unternehmen Timebutler auch als Schichtplaner:

Sie können beliebige Abwesenheitstypen erstellen. So können Sie also beispielsweise "Frühschicht" und "Spätschicht" erstellen und dann bei den Kollegen die Schichten im Kalender eintragen.

Um die Abwesenheitstypen zu erstellen, melden Sie sich als Admin am Timebutler an, klicken links unten auf "Einstellungen > Weitere..", dann rechts auf "Abwesenheitstypen". Klicken Sie nun auf den Button "Neuen Abwesenheitstyp erstellen" und erstellen den Abwesenheitstyp, beispielsweise "Frühschicht". Sie können hier auch festlegen, ob jeder Mitarbeiter diese Abwesenheiten eingeben darf oder beispielsweise nur ein Admin oder Vorgesetzte (Option "Neue Einträge").

Sie können die Abwesenheiten (also Schichteinträge) dann auch direkt in der Kalenderansicht eintragen. Klicken Sie beispielsweise links oben auf "Mitarbeiter > Abwesenheiten > Kalenderansicht". Bei dem gewünschten Mitarbeiter klicken Sie in der Zeile auf die Zelle für den Start für die neue Abwesenheit, dann auf die Zelle für das Ende der neuen Abwesenheit. Es erscheint ein kleines Popup-Fenster. Hier klicken Sie auf den Link "Andere Abwesenheit" um anschließend den Schicht-Eintrag eingeben zu können.

Monats-Soll-Arbeitszeit und Minijobber

Zurzeit können keine Monats- oder Wochenarbeitszeiten festgelegt werden, sondern nur eine tägliche Arbeitszeit je Wochentag Montag-Sonntag. Gehen stattdessen wie folgt vor, am Beispiel eines Minijobbers mit fester monatlicher Stundenzahl:

Melden Sie sich als Admin am Timebutler an und klicken links unten auf "Einstellungen > Arbeitstage". Bei dem betroffenen Nutzer klicken Sie in der Zeile auf den blauen Button "Bearbeiten".

Aktivieren Sie die Arbeitstage, an denen der Minijobber (potentiell) arbeiten wird, beispielsweise Montag bis Freitag. Bei jedem aktivierten Tag muss die Soll-Arbeitszeit eingegeben werden. Da keine Wochen-/Monatsarbeitszeit eingegeben werden kann, kann hier unmöglich die "richtige" Zeit eingetragen werden. Es kann aber auch nicht 0 h eingegeben werden, da der Wochentag dann als kein Arbeitstag gilt. Stattdessen geben Sie einfach "1 m" ein, also 1 Minute.

Auf der gleichen Seite wählen Sie bei der Einstellung "Anzahl abgegoltene Überstunden je Monat" die Option "Alle Überstunden sind abgegolten, weder Überstunden noch Minusstunden in den nächsten Monat übertragen (das Überstundensaldo beträgt somit immer 0 h)." aus. Speichern Sie die Änderung.

Damit sind Sie fertig.

Im Arbeitszeitkonto wird der Minijobber während des Monats quasi Überstunden aufbauen, da er ja immer nur 1 Minute arbeiten muss. Die Überstunden werden aber am Monatsende immer auf 0 gesetzt, so dass diese Zahl ignoriert werden kann.

Wichtig ist hingegen die Information, wie viele Stunden der Minijobber in dem Monat gearbeitet hat. Diese lässt sich leicht ermitteln: gehen Sie auf das Arbeitszeitkonto (links oben auf "Mitarbeiter > Zeiterfassung > Arbeitszeitkonten") und klicken dann auf den Button "Arbeitszeit im Zeitraum", dann auf den Button "Monat / Jahr" und wählen den gewünschten Monat aus. In der zweitletzten Spalte "Geleistete Arbeitszeit" sehen Sie dann die Anzahl Stunden, die der Mitarbeiter in dem Monat geleistet hat.

Abwesenheiten verringern Soll-Arbeitszeit

Urlaub und Krankheit wird automatisch im Arbeitszeitkonto abgezogen. Bei allen anderen Abwesenheitstypen haben Sie zwei Möglichkeiten:

1) Wird im Arbeitszeitkonto nicht abgezogen

Standardmäßig werden andere Abwesenheitstypen im Arbeitszeitkonto nicht abgezogen.

Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise an einem Montag 8 h Soll-Arbeitszeit hat und für den Tag eine Fortbildung (oder Berufsschule oder Homeoffice) eingibt, dann wird an dem Tag die Fortbildung nicht automatisch angerechnet. Wenn der Mitarbeiter also für den Montag nur die Fortbildungs-Abwesenheit eingegeben hat und keinen Arbeitszeiteintrag, dann wird Timebutler an dem Tag 8 h Soll-Arbeitszeit und 0 h Ist-Arbeitszeit einrechnen, so dass es zu 8 h Minusstunden kommt.

2) Abwesenheitstypen festlegen, bei denen die Soll-Arbeitszeit reduziert wird

Ein Admin kann für jeden Abwesenheitstyp individuell einstellen, dass dieser die Soll-Arbeitszeit reduziert.

Wenn Sie das beispielsweise für Fortbildung aktivieren, dann würde beispielsweise wie folgt gerechnet werden: ein Mitarbeiter hat für Montag 8 h Soll-Arbeitszeit eingetragen. Er hat für den Montag einen Tag Fortbildung eingetragen. Timebutler reduziert für diesen Tag automatisch die Soll-Arbeitszeit. Der Mitarbeiter hat für den Tag keinen Arbeitszeiteintrag eingegeben. Da die Soll-Arbeitszeit reduziert wird, hat der Mitarbeiter an dem Tag trotz "fehlendem" Arbeitszeiteintrag ein Saldo von 0 h. Er muss also nur Fortbildung eingeben und braucht nicht zusätzlich einen Arbeitszeiteintrag eingeben.

Wenn Sie sich für 1) entscheiden, dann gilt die einfache Regel: Mitarbeiter müssen immer alle Arbeitszeiten erfassen, die geleistet wurden, unabhängig davon, ob die im Büro, in einer Fortbildung, in der Berufsschule oder anders erbracht wurden. Es reicht also nicht aus, beispielsweise nur Fortbildung einzutragen aber keine Arbeitszeit einzutragen. Der Vorteil dieser Variante ist, dass für jeden Tag die Arbeitszeit minutengenau erfasst werden kann.

Wenn Sie sich für 2) entscheiden, dann gilt die Regel: Mitarbeiter brauchen nur die Abwesenheit eintragen (z. B. Fortbildung), keinen Arbeitszeiteintrag. Der Nachteil hierbei ist, dass die Arbeitszeit nicht minutengenau angegeben werden kann: Timebutler wird die tägliche Soll-Arbeitszeit abziehen, unabhängig von der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit.

Um die Einstellung zu prüfen oder zu ändern, für welche Abwesenheitstypen die Soll-Arbeitszeit reduziert wird, melden Sie sich als Admin am Timebutler an, klicken links unten auf "Einstellungen > Weitere..", dann rechts auf "Abwesenheitstypen". In der Spalte "Verringert die Soll-Arbeitszeit" erkennen Sie, bei welchen Abwesenheiten diese Option aktiviert ist. Um die Einstellung zu ändern, klicken Sie in der Zeile der gewünschten Abwesenheit links auf den grünen Button mit dem Bleistift (=Bearbeiten). Setzen Sie dann das Häkchen bei "Verringert die Soll-Arbeitszeit" und speichern die Änderung durch Klick auf den Button "Speichern".

Zeiterfassungsterminal aktivieren

Wenn Sie das Zeiterfassungsterminal auf einem Tablet einmalig aktivieren, dann bleibt es auf dem Tablet dauerhaft aktiviert und Sie müssen es kein zweites Mal aktivieren.

Lesen Sie hier, wie Sie das Zeiterfassungsterminal aktivieren.

Geofencing, Stempeluhr auf IP-Adresse begrenzen

Wenn Sie die virtuelle Stempeluhr für die Zeiterfassung aktivieren, dann können die Mitarbeiter die Arbeitszeit über die Stempeluhr in ihrem Nutzerkonto im Timebutler aufzeichnen. Da Timebutler auch über ein Smartphone genutzt werden kann, könnte die Stempeluhr auf diese Weise also schon von zu Hause oder noch auf dem Weg zur Arbeit gestartet werden.

Es entsteht also der Wunsch, das Einstempeln der Arbeitszeit in der virtuellen Stempeluhr auf bestimmte Orte/Bereiche oder auch IP-Adressen begrenzen zu können (sogenanntes Geo-Fencing).

Ein Geo-Fencing ist technisch und rechtlich sehr problematisch: aus datenschutzrechtlichen Gründen darf der Arbeitgeber die Positionsdaten der Mitarbeiter nicht ohne weiteres überwachen oder erfassen.

Auch aus technisch Sicht sprechen mehrere Gründe dagegen. Zum einen haben die Mitarbeiter möglicherweise kein Smartphone oder Gerät mit GPS-Positionierung oder haben die GPS-Positionierung deaktiviert oder blockiert. Weiterhin ist es problemlos möglich, die GPS-Position beliebig zu manipulieren. Im Google Play Store oder Apple App Store können kostenlose "Fake GPS" Apps heruntergeladen werden, mit denen der Mitarbeiter die GPS-Position beliebig setzen kann.

Das Geo-Fencing wird also absichtlich nicht angeboten. Stattdessen gibt es folgende Lösungen:

Stichrpobenartige Prüfung
Wenn Sie sich mit einem Admin-Nutzer im Timebutler anmelden, dann bekommen Sie gleich auf der Startseite oben die Information über die Stempeluhren angezeigt, also welche Stempeluhren gerade laufen, ruhen oder pausiert sind. Mit Klick darauf gelangen Sie zu der Detailansicht, auf der Sie für jeden Mitarbeiter die Startuhrzeit der gerade laufenden Stempeluhr angezeigt bekommen. Wenn Sie hier stichprobenartig prüfen, welcher Mitarbeiter noch nicht im Büro ist aber die Stempeluhr schon gestartet hat, dann können Sie die Kollegen gezielt darauf ansprechen. Erfahrungsgemäß ist eine entsprechende Ermahnung ausreichend, um das Problem dauerhaft zu beheben.

Zeiterfassungsterminal
Alternativ können Sie auch das Timebutler Zeiterfassungsterminal auf einem Tablet aktivieren und das Tablet am Büroeingang bereitstellen. Dann können Sie festlegen, dass nur am Zeiterfassungsterminal die Stempeluhr gestartet (oder auch gestoppt) werden darf. So können Sie sichergehen, dass die Mitarbeiter sich im Büro befinden, wenn sie die Zeit starten.

Für Außendienstmitarbeiter oder Mitarbeiter im Homeoffice können Sie das Stempeln über die Stempeluhr im Nutzerkonto hingegen erlauben.

Lesen Sie hier, wie Sie für manche Mitarbeiter das Stempeln der Arbeitszeit nur am Zeiterfassungsterminal erlauben.

Ausbezahlte Überstunden (Zeiterfassung)

Lesen Sie hier, wie Sie ausbezahlte Überstunden eintragen.

Umstieg von Überstundenfeature auf die Zeiterfassung

Timebutler bietet eine vollwertige Zeiterfassung, inklusive virtueller Stempeluhr, umfangreichen Einstellungsmöglichkeiten, Sicht- und Bearbeitungsrechten, Buchen auf Projekte und Kategorien, Arbeitszeitkonten, gesetzlichen und individuellen Pausenregelungen, Auswertungsmöglichkeiten mit Excel-Download und vieles mehr. Jeder Nutzer kann seine Zeiten über die virtuelle Stempeluhr erfassen oder per Direkteingabe eingeben. Ebenso können Sie das Zeiterfassungsterminal einsetzen: dazu rufen Sie auf einem handelsüblichen Tablet die Timebutler Zeiterfassungsterminal-Ansicht auf und stellen das Tablet am Büroeingang oder Firmeneingang bereit. Jeder Mitarbeiter kann sich dann mit wenigen Klicks am Tablet ein-/ausstempeln und Pausen stempeln.

Wenn Sie zurzeit das Überstundenfeature verwenden und das Zeiterfassungsfeature aktivieren, dann wird das Überstundenfeature automatisch deaktiviert: beim Überstundenfeature gibt der Nutzer die Mehr-/Minderarbeit ein. Beim Zeiterfassungsfeature berechnet Timebutler hingegen die Mehr-/Minderarbeit anhand von Soll-Arbeitszeit und der eingegebenen/aufgezeichneten Arbeitszeiten.

Sie sollten stattdessen wie folgt vorgehen:

1. Testen Sie die Zeiterfassung

Gehen Sie auf www.timebutler.de, melden sich ab, falls automatisch angemeldet und klicken dann rechts oben auf "Live Demo". Melden Sie sich als fiktiver Admin-Nutzer an und probieren nun die Zeiterfassung aus. Sie können links auf "Mitarbeiter > Zeiterfassung > Arbeitszeit eingeben" oder auch "Mitarbeiter > Zeiterfassung > Arbeitszeitkonten" klicken. Oder klicken Sie rechts oben auf das "00:00", um die virtuelle Stempeluhr auszuprobieren. Oder Sie klicken links unten auf "Einstellungen > Weitere..", dann rechts auf "Zeiterfassung", um die verschiedenen Einstellungsmöglichkeiten zu prüfen.

2. Umstieg auf die Zeiterfassung

Wenn Sie sich dann für die Zeiterfassung entschieden haben, legen Sie einen Stichtag fest, zu dem Sie die Zeiterfassung aktivieren möchten. Hier bietet sich der erste Tag eines Monats an. Melden Sie sich an dem Stichtag mit einem Admin-Nutzer auf timebutler.de an und klicken links oben auf "Mitarbeiter > Überstundenkonten". Laden Sie die Ansicht der Urlaubskonten als Excel-Datei herunter: die Zahlen in der Spalte "Guthaben" werden Sie später noch benötigen.

Klicken Sie nun links unten auf "Einstellungen > Weitere..", dann rechts auf "Zeiterfassung". Aktivieren Sie die Zeiterfassung, stellen bei "Start der Zeiterfassung" das Datum des gewählten Stichtags ein und nehmen die weiteren Einstellungen vor. Klicken Sie nun links unten auf "Einstellungen > Arbeitszeitsaldo" und tragen in der Spalte "Arbeitszeit Saldo zum Start der Zeiterfassung" die Werte ein, die Sie in der Spalte "Guthaben" bei den Überstundenkonten hatten.

Ab sofort können Ihre Mitarbeiter die Arbeitszeiten im Timebutler eingeben oder über die Stempeluhr oder das Zeiterfassungsterminal erfassen und Sie nutzen die Zeiterfassung mit allen Features.

Nur Überstundenfeature oder Zeiterfassungsfeature

Es gibt im Timebutler das Zeiterfassungsfeature und das Überstundenfeature. Es ist nicht möglich, beide Features gleichzeitig zu aktivieren.

Lesen Sie hier, wieso das Zeiterfassungsfeature und das Überstundenfeature nicht gleichzeitig aktiviert werden können.

Massenimport Arbeitszeiteinträge

Wenn Sie vor Timebutler bereits Arbeitszeiten erfasst haben, dann kommt beim Wechsel zu Timebutler oftmals der Wunsch auf, die alten Arbeitszeiteinträge im Timebutler zu importieren.

Es gibt jedoch absichtlich keinen Massenimport für Arbeitszeiteinträge, denn die alten Arbeitszeiteinträge müssen in Timebutler nicht importiert werden, aus folgendem Grund:

Wenn Sie die Zeiterfassung im Timebutler aktivieren, dann legen Sie auch das Datum fest, ab dem die Zeiterfassung im Timebutler starten soll. Ebenso können Sie für jeden Mitarbeiter das Überstunden-Startguthaben zu dem Datum festlegen. Die Mitarbeiter starten also an dem eingestellten Datum mit dem eingetragenen Startguthaben. Die Arbeitszeiteinträge, die vor dem Startdatum erfasst wurden, sind für Timebutler somit nicht relevant und müssen deswegen im Timebutler nicht eingetragen oder importiert werden.

Lesen Sie hier, wie Sie das Startdatum für die Zeiterfassung und das Überstunden-Startguthaben für die Mitarbeiter einstellen.

Überstundenabbau, kein Abzug im Arbeitszeitkonto

Wenn das Zeiterfassungsfeature aktiviert ist und ein Mitarbeiter Überstundenabbau eingibt, dann werden die Stunden des Überstundenabbaus nicht direkt vom Arbeitszeitkonto abgezogen.

Lesen Sie hier, wieso beim Überstundenabbau kein Abzug im Arbeitszeitkonto stattfindet.

Resturlaub und Überstunden übertragen

Das Überstundenguthaben und der Resturlaub werden absichtlich nicht vollautomatisch von einem Jahr in das nächste übertragen, unter anderem weil die Unternehmen die Werte weiterhin in der Lage sein möchten, die Werte zu bearbeiten. Sie können den das Überstundenguthaben und den Resturlaub aber natürlich mit wenigen Mausklicks berechnen und übertragen lassen.

Lesen Sie hier, wie Sie Resturlaub und Überstunden ins nächste Jahr übertragen.

Kurzarbeit

Sie können im Timebutler Kurzarbeit eintragen und dabei auch einstellen, dass das Arbeitszeitkonto automatisch entsprechend reduziert wird. Gehen Sie wie folgt vor, abhängig davon, welches Kurzarbeitszeitmodell bei Ihnen vorgesehen ist:

Kurzarbeitszeitmodell 1: Wenn die Mitarbeiter zu 50% oder 100% in Kurzarbeit gehen, nicht Bruchteile davon):

Abwesenheitstyp "Kurzarbeit" erstellen
Melden Sie sich als Admin am Timebutler an und klicken links unten auf "Einstellungen > Weitere..", dann rechts auf "Abwesenheitstypen". Erstellen Sie einen neuen Abwesenheitstyp "Kurzarbeit" (oder "Freigestellt wegen Kurzarbeit"). Aktivieren Sie die Option "Verringert die Soll-Arbeitszeit". Stellen Sie ein, ob alle Nutzer das eingeben dürfen oder besser nur Admins (und ggf. Vorgesetzte) und speichern die Änderung.

Eintragen von Kurzarbeit
Nun können Sie für einzelne Mitarbeiter Kurzarbeit eintragen, genau so, wie Sie auch andere Abwesenheiten wie Krankheit, Schulung, Homeoffice, usw. eintragen würden, also über einen Klick direkt im Kalender oder links über die Klickstrecke "Mitarbeiter > Abwesenheiten > Abwesenheit eintragen".

Sie können auch bequem Serieneinträge eingeben, wie bei anderen Abwesenheiten auch, also beispielsweise "Im Zeitraum 1.4.-1.7. an jedem Montag und Freitag". Dazu klicken Sie in der Maske für die Eingabe er Abwesenheit auf die Option "Serieneintrag erstellen".

Ebenso können Sie Masseneinträge eingeben, also für eine Vielzahl von Mitarbeitern. Klicken Sie links oben auf "Mitarbeiter > Abwesenheiten > Abwesenheit eintragen", dann neben der Auswahlbox für den Mitarbeiter auf den Link "Masseneintrag".

Kurzarbeit und Arbeitszeitkonto
Für die Tage, an denen Kurzarbeit eingetragen ist, reduziert Timebutler die Soll-Arbeitszeit auf 0 - da die Mitarbeiter ja nicht arbeiten müssen (bei halben Kurzarbeit-Einträge wird die Soll-Arbeitszeit halbiert). Damit ist automatisch gewährleistet, dass das Arbeitszeitkonto korrekt berechnet wird.

Kurarbeitszeitmodell 2: Flexible, variierende Arbeitszeit oder Arbeitszeit mit anderen Prozentwerten als 50% oder 100%:

Hier haben Sie zwei Möglichkeiten:

Alternative 1: Soll-Arbeitszeit reduzieren

Sie können einstellen, dass die Mitarbeiter in eine bestimmten Zeitraum die genannten 20% weniger arbeiten. Die Mitarbeiter geben dann weiterhin die Arbeitszeiten ganz normal ein und werden natürlich 20% weniger eingeben, da sie ja wissen, dass sie weniger arbeiten sollen. Die Information über die Kurzarbeit wird also im Timebutler gar nicht erfasst, sondern es wird so getan, als würde der Mitarbeiter einfach 20% weniger arbeiten. Ihre Lohnbuchhaltung müssen Sie nur einmalig informieren, welche Mitarbeiter 20% Kurzarbeit machen - diese kann dann automatisch ausrechnen, wie viele Stunden im Monat Kurzarbeit angefallen sind.

Melden Sie sich dazu als Admin am Timebutler an und klicken links unten auf "Einstellungen > Arbeitstage". Klicken Sie bei einem Mitarbeiter auf den blauen Button "Bearbeiten". Klicken Sie nun auf den blauen Button "Neuen Zeitraum hinzufügen". Jetzt können Sie die verschiedenen Soll-Arbeitszeiten und Wochenarbeitstage für die Zeit vor der Kurzarbeitszeitphase und ab dem Tag der Kurzarbeitszeitphase einstellen. Nach dem Ende der Kurzarbeitszeitphase können Sie dann einen weiteren Zeitraum hinzufügen für die Zeit ab dem Ende und die Soll-Arbeitszeit wieder erhöhen.

Alternative 2: Soll-Arbeitszeit unverändert lassen, Mitarbeiter geben Kurzarbeit gesondert ein

Alternativ können Sie die Soll-Arbeitszeit so belassen und jeder Mitarbeiter gibt neben seiner Arbeitszeit auch die Kurzarbeite ein, indem er dafür einen gesonderten Arbeitszeiteintrag eingibt. Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise Mo-Fr 8h arbeitet und ab dem nächsten Monat Mo-Fr jeweils 6 h arbeitet und 2 h Kurzarbeit macht, dann muss der Mitarbeiter von Mo-Fr wie üblich seine Arbeitszeit erfassen (es werden dann eher ca. 6 h sein, da er ja weiß, dass er weniger arbeiten muss) und zusätzlich muss er jeden Tag einen Arbeitszeiteintrag über 2 h erfassen und diesen auf die Kategorie "Kurzarbeit" buchen. Am Monatsende können Sie dann auswerten, wie viel Kurzarbeit und wie viel echte Arbeit jeder Mitarbeiter geleistet hat.

Dazu müssen Sie die Kategorie "Kurzarbeit" erstellen. Melden Sie sich als Admin am Timebutler an und klicken links unten auf "Einstellungen > Weitere...", dann rechts auf "Zeiterfassung", dann auf den Reiter "Kategorie".

Wir können und dürfen keine Rechtsberatung und keine steuerliche Beratung geben. Die Angaben in dieser Email sind somit ohne Gewähr.

Nur Zeiterfassung oder Überstundenfeature

Probleme bei der Anmeldung

Hier finden Sie Lösungen zu Problemen bei der Anmeldung:

Korrektes Passwort, falscher Nutzername

Oftmals wird bei der Anmeldung zwar das korrekte Passwort eingegeben, aber es wird ein falscher Nutzername eingegeben. Stellen Sie also sicher, dass Sie bei der Anmeldung sowohl das aktuelle Passwort korrekt eingeben, als auch die richtige Email-Adresse korrekt eintragen.

Falsche Email-Adresse

Haben Sie mehrere Email-Adressen? Dann haben Sie bei der Anmeldung in dem Feld für den Nutzernamen vielleicht die falsche Email-Adresse eingetragen? Geben Sie diejenige Email-Adresse ein, für die Sie im Timebutler ein Nutzerkonto haben.

Passwort anzeigen

Wenn Sie auf der Seite für die Anmeldung im Feld für das Passwort das Passwort eingeben, dann wird die Eingabe nicht angezeigt, sondern nur je Eingabe ein Stern. Um zu prüfen, ob Sie sich bei dem Passwort nicht vertippen, können Sie auf das Symbol mit dem Auge klicken, das sich direkt über dem Eingabefeld für das Passwort befindet. Dann wird das Passwort angezeigt, das Sie eingeben.

Passwort vergessen

Obwohl Sie das Passwort und den Nutzernamen korrekt eingegeben haben, erscheint die Fehlermeldung, dass die Anmeldedaten nicht korrekt sind? Oder Sie haben Ihr Passwort vergessen? Lesen Sie hier, wie Sie Ihr Passwort zurücksetzen.

Email für das Zurücksetzen des Passworts kommt nicht an

Timebutler verschickt die Email zum Zurücksetzen des Passwortes an die angegebene Email-Adresse. Bitte warten Sie einige Minuten bis zum Eintreffen der Email. Prüfen Sie auch Ihr Spam- und Werbe-Postfach auf die Email. Sollte die Email dennoch nicht zugestellt werden, dann wenden Sie sich bitte an unseren Support.

Passwort vergessen

Wenn Sie Ihr Passwort vergessen haben und sich nicht mehr am Timebutler anmelden können, dann gehen Sie wie folgt vor:

1)
Rufen Sie www.timebutler.de auf und klicken rechts oben auf "Anmelden".

2)
Klicken Sie über dem Eingabefeld für das Passwort auf den Link "Passwort vergessen".

3)
Sie gelangen zu der Seite, um eine Email für das Zurücksetzen des Passwortes anzufordern. Tragen Sie die Email-Adresse in dem Feld "E-Mail" ein, mit der Sie sich am Timebutler anmelden und klicken auf "Absenden".

4)
Timebutler verschickt eine Email an die angegebene Email-Adresse. Bitte warten Sie einige Minuten und prüfen auch Ihr Spam- und Werbe-Postfach. Sollte die Email dennoch nicht ankommen, dann finden Sie hier die Antwort, wie Sie Probleme bei der Anmeldung lösen.

5)
Öffnen Sie die Email und klicken in der Email auf den Button "Passwort ändern".

6)
Sie gelangen auf eine Webseite, auf der Sie das neue Passwort eingeben können.

7)
Nun haben Sie das Passwort geändert und Sie können sich mit Ihrem Nutzernamen (=Email-Adresse) und dem neuen Passwort am Timebutler anmelden.

Zwei Faktor Authentifizierung (2FA)

Die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) kann über folgenden Weg aktiviert werden:

Jeder Nutzer kann sein Timebutler Konto mit einem Google-, Microsoft- oder Slack-Konto verknüpfen . Damit ist dann eine automatische Anmeldung am Timebutler-Nutzerkonto ohne Eingabe von Nutzername und Passwort möglich. Bei diesen drei Anbietern kann die Zwei-Faktor-Authentifizierung aktiviert werden, so dass eine Login-Möglichkeit im Timebutler mit Zwei-Faktor-Authentifizierung möglich wird.

Lesen Sie hier, wie Sie die automatische Anmeldung per Google-, Microsoft- oder Slack-Konto aktivieren.

Single Sign On (SSO) mit Microsoft, Google, Slack, Oauth und Azure

Das Single Sign On (SSO), also die automatische Anmeldung, können Sie im Timebutler wie folgt aktivieren:

Jeder Nutzer kann sein Timebutler Konto mit einem Google- / Microsoft- / Slack-Konto verknüpfen. Das hat dann den Vorteil, dass Sie sich am Timebutler-Konto nicht mehr durch Eingabe von Nutzername und Passwort anmelden müssen. Stattdessen können Sie dann zukünftig auf der Anmeldeseite von Timebutler auf den Login-Button per Google / Microsoft / Slack klicken und werden automatisiert angemeldet (Single Sign On).

Bei diesen drei Anbietern können Sie die Zwei-Faktor-Authentifizierung aktivieren. Somit erhalten Sie eine Login-Möglichkeit im Timebutler mit Zwei-Faktor-Authentifizierung.

Um die automatische Anmeldung per Google- / Microsoft- / Slack-Konto zu aktivieren, melden Sie sich am Timebutler an und klicken links unten auf "Einstellungen > Integration".

Sollten Sie hier nicht die Option für die automatische Anmeldung angezeigt bekommen, dann hat ein Administrator dieses Feature deaktiviert. Der Admin kann das Feature aktivieren, indem er sich am Timebutler anmeldet, dann links unten auf "Einstellungen > Weitere.." klickt, dann rechts auf "Globale Einstellungen" und dann die Option "Verknüpfung zu Social Media Anbietern" aktiviert.

Hinweis:
Aus Datenschutzgründen (Schrems II Urteil des EuGH vom Juli 2020) ist eine Aktivierung des SSO und Verknüpfung aller Mitarbeiter-Nutzerkonten über einen zentralen Firmenaccount, beispielsweise im Microsoft Azure, absichtlich nicht möglich. Das Urteil des EuGH führte zur Aufkündigung des Safe-Harbour-Abkommens, so dass von jedem Mitarbeiter die Einverständniserklärung benötigt wird, Daten mit US-Firmen austauschen zu dürfen. Deswegen ist es erforderlich, dass jeder Mitarbeiter die Integration des Microsoft-SSO einrichtet statt die Integration zentral über einen Microsoft Firmenaccount zu aktivieren.

Automatische Abmeldung, Session

Wenn ein Nutzer an seinem Timebutler Nutzerkonto angemeldet ist, dann wird er nach einer gewissen Zeit ohne Aktivität automatisch abgemeldet. Dieses automatische Ende der Sitzung ist beabsichtigt und dient der Sicherheit. Zum einen wird das Risiko verringert, dass Dritte sich Zugang zu dem Nutzerkonto verschafft, während der Mitarbeiter nicht an seinem Platz ist. Zum anderen wird damit auch die Angriffsmöglichkeit für Dritte außerhalb Ihres Unternehmens sehr stark reduziert.

Damit nach der Abmeldung jedoch nicht immer eine Anmeldung mit Eingabe des Nutzernamens und Passworts notwendig ist, haben Sie folgende Möglichkeiten:

1) Option "Angemeldet bleiben"

Bei der Anmeldung am Timebutler Nutzerkonto können Sie die Option "Angemeldet bleiben" aktivieren. Dann werden Sie zukünftig automatisch wieder angemeldet. Diese automatische Anmeldung setzt jedoch voraus, dass Sie in Ihrem Browser Cookies zulassen, zumindest für timebutler.de. Die Cookies dürfen nach dem Schließen des Browsers nicht automatisch gelöscht werden.

2) Single Sign On über Drittanbieter

Sie können sich im Timebutler anmelden und dann links unten auf "Einstellungen > Integration" klicken. Hier können Sie Ihr Nutzerkonto mit einem Dritt-Konto verbinden. Dabei werden keine personenbezogenen Daten zu den Drittanbietern übergeben, es wird nur eine technische Verknüpfung hergestellt. Sobald diese aktiviert ist, brauchen Sie auf der Anmeldeseite von Timebutler nicht mehr Nutzername und Passwort eingeben, sondern können sich mit einem Mausklick anmelden.

Lesen Sie hier, wie Sie die automatische Anmeldung aktivieren.

3) Längere Nutzungsdauer für die Stempeluhr

Falls bei die Zeiterfassung und die virtuelle Stempeluhr im Timebutler aktiviert ist, dann kann die Stempeluhr auch dann bedient werden, wenn die Sitzung der Nutzerkonto-Anmeldung abgelaufen ist.

Sie müssen dazu nichts weiter beachten: für die Stempeluhr ist eine Zeitspanne für die Inaktivität eingestellt, die sich über einen gesamten Arbeitstag erstreckt. Der Mitarbeiter kann sich also beispielsweise Vormittags am Timebutler anmelden und die Stempeluhr starten, dann den Browser einfach offen lassen und im Verlauf des Tages die Stempeluhr jederzeit bedienen, ohne dass der Mitarbeiter sich erneut anmelden muss.

Willkommens Email verschicken

Timebutler schickt an neue Mitarbeiter automatisch eine Willkommens-Email und kümmert sich darum, dass sich die Mitarbeiter am Nutzerkonto anmelden. Es gibt folgende Mögilchkeiten, wie Sie die Willkommens-Email verschicken können:

Beim Erstellen des Nutzerkontos

Wenn Sie ein Nutzerkonto erstellen, dann können Sie über die Option "Willkommens-E-Mail mit den Anmeldedaten verschicken" entscheiden, ob Timebutler sofort eine Willkommens-Email verschicken soll.

Wenn Sie die Option aktivieren, dann verschickt Timebutler automatisch eine Willkommens-Email an die Mitarbeiter mit den Zugangsdaten und kümmert sich darum, dass die Mitarbeiter sich am Timebutler anmelden.

Wenn Sie die Option deaktivieren, dann werden keine Willkommens-Emails verschickt. Es wird auch danach an diese Nutzer keine Email verschickt, so das Sie zunächst alles in Ruhe einrichten können. Erst wenn Sie zu einem späteren Zeitpunkt entscheiden, die Willkommens-Email zu verschicken und der Nutzer sich zum ersten Mal am Timebutler anmeldet, wird Timebutler Emails an den Nutzer schicken.

Willkommens-Email später verschicken

Wenn ein Mittarbeiter sich noch nie am Timebutler angemeldet hat (beispielsweise weil er die erste Willkommens-Email nicht erhalten oder versehentlich gelöscht hat), dann kann ein Admin die Willkommens-Email erneut senden.

Melden Sie sich dazu als Admin am Timebutler an, klicken links oben auf "Mitarbeiter", dann darunter unterhalb des kleinen "Mitarbeiter" auf "Übersicht". Bei dem gewünschten Nutzerkonto klicken Sie auf den Button "Willkommens-Email senden".

Wenn der Button "Willkommens-Email senden" nicht angezeigt wird, dann kann das zwei Gründe haben:

Der Nutzer hat sich bereits mindestens einmal am Timebutler angemeldet.
Sie haben während Ihrer Anmeldung bereits eine Willkommens-Email an den Nutzer verschickt. In diesem Fall melden Sie sich einmal ab (Klick rechts oben auf das Ausschalten-Symbol) und wieder an und wiederholen die oben genannten Schritte.

Zugangsdaten für bestehende Nutzer erneut zusenden

Wenn sich ein Mitarbeiter bereits an seinem Timebutler Nutzerkonto bereits angemeldet hat, dann kann keine Willkommens-Email mehr verschickt werden. Wenn der Nutzer sich nicht mehr an seinem Nutzerkonto anmelden kann, dann ruft er stattdessen die Passwort-Vergessen-Funktion auf.

Mehrere Standorte, mehrere Nutzerkreise

Wenn Ihr Unternehmen in mehrere Gesellschaften oder Standorte unterteilt ist, dann gibt es zwei Möglichkeiten, die Mitarbeiter aller Gesellschaften / Standorte im Timebutler anzulegen:

1) Mehrere Standorte in einem Nutzerkreis

Sie können alle Mitarbeiter aller Standorte in einem Nutzerkreis erstellen. Es ist problemlos möglich, Nutzer aus dem Standort A nur Sichtrechte auf (bestimmte) Nutzer aus Standort A zu geben und nicht auf andere Standorte. Es ist aber auch möglich, Nutzer aus Standort A Sichtrechte auf Nutzer aus Standort B zu geben, falls gewünscht. Eine Ausnahme gibt es jedoch: Nutzer mit Admin-Rechten sehen immer alle Nutzer, somit also auch alle Nutzer aus allen Standorten.

2) Je Standort ein eigener Nutzerkreis (also mehrere Nutzerkreise)

Für die Mitarbeiter jedes Standortes wird ein eigener Nutzerkreis erstellt. Damit sind die Mitarbeiter eines Standortes in einem eigenen, völlig separierten Nutzerkreis. Es ist dann in keiner Weise möglich, dass ein Nutzer aus Standort A einen Nutzer aus einem anderen Standort B sieht, auch nicht für Admins.

Die Entscheidung für die erste oder zweite Variante können Sie wie folgt treffen:

Wenn es Admin-Nutzer geben soll, die nur die Mitarbeiter aus dem eigenen Standort sehen dürfen, nicht aber Mitarbeiter aus einem anderen Standort, dann muss Variante 2) gewählt werden.
Wenn in den verschiedenen Standorten die allgemeinen Einstellungen exakt gleich sein dürfen (Einstellungen zu den Abwesenheitstypen, alle Globale Einstellungen, Corporate Design, Einstellungen zur Zeiterfassung), dann können Sie Variante 1) verwenden. Wenn Sie jedoch unterschiedliche Einstellungen je nach Standort benötigen, dann muss Variante 2) verwendet werden, weil diese allgemeinen Einstellungen immer für alle Nutzer im Nutzerkreis gelten.

Wenn Sie sich für 1) oder 2) entschieden haben, dann können Sie wie folgt vorgehen:

Bei Entscheidung für "1) Ein Nutzerkreis für alle Standorte":
Melden Sie sich mit einem Admin-Nutzer am Timebutler an und erstellen einfach alle Nutzerkonten für alle Mitarbeiter aller Standorte. Beim Erstellen der Nutzerkonten können Sie das Feld "Standort" entsprechend befüllen, damit Sie später auch beispielsweise nach Standort filtern können.

Bei Entscheidung für "2) Ein Nutzerkreis je Standort":
Aus jedem Nutzerkreis registriert ein Mitarbeiter eine neue Firma am Timebutler und erstellt damit einen neuen Nutzerkreis. Dazu rufen Sie www.timebutler.de auf (falls automatisch angemeldet, dann bitte abmelden) und klicken rechts oben auf "Registrieren".

Hinweis:
Wenn Sie sich für mehrere Nutzerkreise entscheiden, aber dennoch möchten, dass ein bestimmter Mitarbeiter doch Einsicht auf alle Nutzer aller Standorte hat, dann ist das möglich, indem in jedem der verschiedenen Nutzerkreise der Admin ein neues Nutzerkonto vom Typ "Admin" für den Mitarbeiter erstellt (dazu müssen jedoch verschiedene Email-Adressen angegeben werden, da es keine zwei Nutzerkonten mit gleicher Email-Adresse im Timebutler geben kann).

Der Mitarbeiter kann sich dann mit einem der Nutzerkonten an dem jeweiligen Nutzerkreis des Standorts anmelden und so die verschiedenen Standorte einsehen. Zum Wechsel in einen anderen Nutzerkreis meldet er sich ab und mit den Zugangsdaten des anderen Standorts wieder an.

Mehrere Standorte oder Unternehmen zusammenführen

Wenn Ihr Unternehmen in mehrere Gesellschaften oder Standorte unterteilt ist, dann haben Sie die Mitarbeiter der verschiedenen Gesellschaften / Standorte im Timebutler möglicherweise in getrennten Nutzerkreisen angelegt. Wenn Sie zwei oder mehr Nutzerkreise verschmelzen möchten, so dass die Mitarbeiter der verschiedenen Nutzerkreise in einem gemeinsamen Nutzerkreis sind, dann gibt es folgende Möglichkeit:

Das Umziehen der Nutzerkonten auf einem Nutzerkreis zu einem anderen Nutzerkreis können Sie nicht selbst durchführen, sondern wir können den Umzug für Sie durchführen.

Beachten Sie jedoch folgende Einschränkungen:

1) Gemeinsame Einstellungen
Da alle Nutzer in einen Nutzerkreis umziehen, wird dann für alle Nutzer die Globalen Einstellungen, Corporate Design, Abwesenheitstypen, usw. gelten, die zurzeit in dem einen Nutzerkreis gelten. Es ist dann nicht mehr möglich, für die manche Nutzer abweichende Globale Einstellungen, Corporate Design, ... anzuwenden.

Wenn Sie beispielsweise in einem Nutzerkreis Homeoffice als nicht genehmigungspflichtig wünschen, in dem anderen als genehmigungspflichtig, dann ist eine Zusammenführung der Nutzerkreise nicht ratsam. Sie müssten sich dann für eine der beiden Varianten entscheiden, die für alle Nutzer gelten. Sie sollten also zunächst prüfen, ob die Zusammenführung der Nutzerkreise in Ihrem Fall möglich ist, bevor Sie das beauftragen.

2) Admins haben Sichtrechte auf alle Nutzer im Nutzerkreis
Admins sehen immer alle Nutzer im gesamten Nutzerkreis. Es ist dann nicht möglich, einen Admin zu erstellen, der nur die Nutzer aus dem einen alten Nutzerkreis sieht. Auch das kann ein Grund sein, die Zusammenführung nicht durchzuführen.

Wenn Sie sich dennoch für die Zusammenführung entscheiden, dann setzen Sie sich mit uns über unser Kontaktformular in Verbindung.

Ausgeschiedene Mitarbeiter

Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, dann können Sie das Nutzerkonto sperren. Durch das Sperren kann sich der Mitarbeiter nicht mehr am Timebutler anmelden aber die Daten bleiben erhalten, so dass Sie auch später nochmal darauf zugreifen können. Gesperrte Nutzerkonten werden zudem in den meisten Ansichten nicht mehr angezeigt.

Um ein Nutzerkonto zu sperren, melden Sie sich als Admin am Timebutler an und klicken links oben auf "Mitarbeiter", dann unterhalb des kleinen "Mitarbeiter" auf "Übersicht". Sie bekommen nun die Liste Ihrer Nutzerkonten angezeigt. Bei dem gewünschten Nutzerkonto klicken Sie nun auf das Symbol mit dem Vorhängeschloss, um das Nutzerkonto zu sperren.

Die gesperrten Nutzerkonten werden wie gesagt in den allermeisten Ansichten nicht mehr angezeigt. Wenn Sie zu einem späteren Zeitpunkt aber doch nochmal auf die Daten des gesperrten Nutzerkontos zugreifen möchten, gehen Sie wie folgt vor:
Melden Sie sich als Admin am Timebutler an und klicken links unten auf "Einstellungen > Weitere..", dann rechts auf "Globale Einstellungen". Prüfen/ändern Sie hier die Option "Anzeige von gesperrten Nutzerkonten".

Abteilung oder Standort anlegen oder ändern

Es gibt absichtlich keine Stelle im Timebutler, an der Sie zentral alle Abteilungen oder Standorte einstellen. Stattdessen ermittelt Timebutler die Liste der Abteilungen und Standorte automatisch aus den Angaben in den einzelnen Nutzerkonten.

Wenn Sie also eine neue Abteilung oder einen neuen Standort erstellen möchten oder bei einem bestehenden Nutzerkonto bearbeiten möchten, dann haben Sie folgende zwei Möglichkeiten:

1) Abteilung/Standort bei einem bestehenden Nutzerkonto bearbeiten

Melden Sie sich als Admin am Timebutler an und klicken links oben auf "Mitarbeiter", dann unterhalb des kleinen "Mitarbeiter" auf "Übersicht". Bei dem gewünschten Mitarbeiter klicken Sie auf den grünen Button mit dem Bleistift (=Bearbeiten). Im Feld "Abteilung" geben Sie nun den neuen Abteilungsnamen ein (bzw. im Feld Standort den neuen Standort). Klicken Sie unten auf den Button "Speichern".

2) Abteilung/Standort bei einem neuen Nutzerkonto

Melden Sie sich als Admin am Timebutler an und klicken links oben auf "Mitarbeiter", dann unterhalb des kleinen "Mitarbeiter" auf "Nutzerkonto erstellen". Erstellen Sie das neue Nutzerkonto und tragen im Feld "Abteilung" die neue Abteilung ein (bzw. den neuen Standort im Feld "Standort").

Sobald die Änderung am bestehenden Nutzerkonto gespeichert ist oder das neue Nutzerkonto erstellt ist, ist die neue Abteilung/Standort im Timebutler verfügbar. Beispielsweise in den Filteroptionen der Kalenderansicht wird Ihnen die neue Abteilung/Standort sofort angezeigt. Timebutler ermittelt die Liste aller Abteilungen automatisch aus der Liste aller Felder "Abteilung" aller Nutzerkonten.

3) Änderung von Abteilung/Standort bei einer Vielzahl an Mitarbeitern

Falls Sie die Abteilung/Standort bei einer Vielzahl Mitarbeiter ändern möchten, wäre es sehr umständlich, viele Nutzerkonten einzeln bearbeiten zu müssen. Stattdessen gibt es eine Möglichkeit zur Massenänderung:
Melden Sie sich als Admin am Timebutler an und klicken links unten auf "Einstellungen", dann darunter auf "Weitere..", dann rechts auf "Nutzerkonten Massenänderung".

Zwei Hinweise zum Hinzufügen von Abteilungen:

Bei den Erweiterten Sichtrechten können Sie einzelnen Nutzern Sichtrechte unter anderem auf Abteilungen freischalten. Möglicherweise möchten Sie die neue Abteilung bei manchen Nutzer in den Sichtrechten freischalten. Melden Sie sich dazu als Admin am Timebutler an und klicken links unten auf "Einstellungen > Sichtrechte" und schalten dort die Sichtrechte ggf. frei.
Wenn Sie das Zeiterfassungsfeature nutzen, dann haben Sie möglicherweise festgelegt, dass die Zeiterfassung nur für bestimmte Abteilungen freigeschaltet ist. Möglicherweise möchten Sie die Zeiterfassung dann auch für die neue Abteilung freischalten. Melden Sie sich dazu als Admin am Timebutler an und klicken links unten auf "Einstellungen > Weitere..", dann rechts auf "Zeiterfassung". Oben bei "Zeiterfassung aktivieren" sehen Sie, für welche Abteilungen die Zeiterfassung aktiviert ist und können die neue Abteilung freischalten.

Vertreterfunktion

Es gibt im Timebutler eine Vertretungsfunktion, damit Anträge während der Abwesenheit eines Vorgesetzten vom Vertreter genehmigt werden können. Ihre Vorgesetzten nutzen diese Funktion vermutlich auch schon intuitiv, wie folgt:

Wenn ein Vorgesetzter (oder Admin) einen Urlaub oder Krankheit für sich selbst eingibt, dann kann er auch einen Vertreter auswählen. Wenn dann während des Urlaubs oder der Krankheit des Vorgesetzten ein Urlaubsantrag von einem seiner Mitarbeiter eingestellt wird (oder ein anderer genehmigungspflichtiger Antrag), dann erkennt Timebutler, dass der Vorgesetzte abwesend ist und ein Vertreter gewählt wurde. Der Vertreter erhält dann zusätzlich eine Email mit den Informationen zu dem Urlaubsantrag und zwei Buttons, um den Urlaub in Vertretung zu genehmigen oder abzulehnen.

Der Vertreter erhält also während der Abwesenheit des Vorgesetzten nicht die vollen Sichtrechte auf die Mitarbeiter des Vorgesetzten. Stattdessen wird er per Email informiert und kann die einzelnen Anträge über die Email genehmigen/ablehnen. Der Vorgesetzte erhält übrigens weiterhin die Email mit dem Urlaubsantrag seines Mitarbeiters, auch während seines Urlaubs/Krankheit.

Weitere Informationen zu der Vertretungsfunktion erhalten Sie, wenn Sie die Eingabemaske für einen neuen Antrag öffnen und dort neben dem Wort "Vertreter" auf das Symbol mit dem Fragezeichen klicken.

Vertreterfunktion deaktivieren

Es ist möglich, dass die Vertreter-Funktion in Ihrem Unternehmen deaktiviert ist. Ein Admin kann einstellen, ob die oben genannte Vertreterfunktion aktiv sein soll oder nicht. Melden Sie sich als Admin am Timebutler an und klicken links unten auf "Einstellungen > Weitere..", dann rechts auf "Globale Einstellungen". Prüfen/ändern Sie die Option "Vertreter dürfen Anträge genehmigen".

Vertreterauswahl Pflicht je nach Abwesenheitstyp

Sie können für jeden Abwesenheitstyp individuell einstellen, ob ein Vertreter ausgewählt werden muss oder nicht.

Nützliche Hinweise zur Vertreterfunktion

Die Vertreterauswahl hat auch eine Komfortfunktion. In der Regel haben die Mitarbeiter ja einen Kollegen, der sie häufig bis immer vertritt. deswegen können die Vorgesetzten bei Eingabe einer Abwesenheit bei der Auswahl des Vertreters anklicken, dass der gewählte Vertreter zukünftig automatisch vorausgewählt ist. Damit entfällt bei zukünftigen Einträgen die Auswahl des richtigen Vertreters und es ist sichergestellt, dass der Vorgesetzte nicht versehentlich vergisst, einen Vertreter auszuwählen.
Wenn Sie feststellen wollen, wer einen Antrag genehmigt hat, dann gehen Sie in die Detailansicht zu dem Antrag. Hier wird im Kasten "Bearbeitungshistorie" unter anderem angezeigt, wer den Antrag genehmigt hat, mit Zeitstempel.
Sollte ein Vorgesetzter dauerhaft abwesend sein, beispielsweise wegen absehbar langer Krankheit oder Elternzeit, dann empfiehlt es sich stattdessen, den Mitarbeitern vorübergehend einen anderen Vorgesetzten zuzuordnen. In diesem Fall melden Sie sich als Admin am Timebutler an, klicken links unten auf "Einstellungen > Vorgesetzte" und ordnen die Mitarbeiter des abwesenden Vorgesetzten einem anderen Vorgesetzten zu. Nach der Rückkehr des Vorgesetzten können Sie die Mitarbeiter wieder zurück zuordnen.

Mehrere Vorgesetzte zuordnen

Sie können jedem Nutzer einen oder auch mehrere Vorgesetzte zuordnen. Damit können Sie erreichen, dass ein Antrag von zwei oder mehr Vorgesetzten genehmigt wird. Ein mehrstufiger Genehmigungsworkflow ist also problemlos möglich.

Ebenso können Sie einstellen, ob bei einer Mehrfachzuordnung nur einer der Vorgesetzten den Antrag genehmigen muss oder alle Vorgesetzten den Antrag genehmigen müssen. In letzterem Fall können Sie auch festlegen, ob die Genehmigung in einer bestimmten Reihenfolge stattfinden soll.

Gehen Sie wie folgt vor:

Melden Sie sich als Admin am Timebutler an und klicken links unten auf "Einstellungen > Vorgesetzte". Oben im blauen Kasten bei "Jedem Nutzer kann genau ein Vorgesetzter zugeordnet werden. Das ist für alle Mitarbeiter die einfachste und verständlichste Einstellung. Sie können die Option aktivieren, jedem Nutzer mehr als einen Vorgesetzten zuordnen zu können:" klicken Sie auf den Link "Jetzt aktivieren".

Nun können Sie auf der Seite den Nutzern mehrere Vorgesetzte zuordnen. Die Reihenfolge der Vorgesetzten können Sie einstellen, indem Sie auf der Seite auf den Reiter "Mitarbeiter-Liste" klicken.

Sobald bei mindestens einem Mitarbeiter zwei oder mehr Vorgesetzte zugeordnet sind, klicken Sie links unten auf "Einstellungen > Weitere..", dann rechts auf "Globale Einstellungen". Prüfen / ändern Sie nun die folgenden zwei Optionen:

Mehrere Vorgesetzte - Genehmigungsreihenfolge
Mehrere Vorgesetzte - Genehmigung

Mehrere Vertreter

Bei der Eingabe einer Abwesenheit kann auch ein Vertreter ausgewählt werden. Es ist hier nicht möglich, mehrere Vertreter auszuwählen, sondern es kann nur ein Vertreter gewählt werden.

Der Grund dafür ist, dass zum einen nur sehr wenige Unternehmen eine solche Mehrfachauswahl bei den Vertretern benötigen. Zum anderen würde Timebutler durch eine Auswahl mehrerer Vertreter stark verkompliziert werden: es gibt viele Einstellungsmöglichkeiten im Zusammenhang mit Vertretern, beispielsweise Zusage durch Vertreter, Genehmigung durch Vorgesetzten erst nach Vertreterzusage und andere. Bei mehreren Vertretern würden beispielsweise die Genehmigungsworkflows verkompliziert. Auch könnten einzelne Vertreter die Genehmigung bewusst oder unbewusst verzögern oder unmöglich machen und hätten somit indirekt Weisungsbefugnis erlangt.

Ein weiteres Problem wäre die Anzeige in verschiedensten Ansichten. Beispielsweise in der Listenansicht wird auch der Vertreter und der Status der Vertretungszusage angezeigt. Bei einer Mehrfachauswahl würden die Listenansichten unübersichtlich werden und auseinandergerissen.

Sie haben aber stattdessen folgende Möglichkeit:

Wenn Sie eine Abwesenheit eingeben, dann wählen Sie den Hauptvertreter im dafür vorgesehenen Feld aus. Den zweiten oder auch weitere Vertreter tragen Sie einfach als Anmerkung im Feld "Bemerkungen" ein. Wenn sich die Kollegen dann über die Abwesenheit informieren, ist ersichtlich, wer die weiteren Vertreter sind.

Darüber hinaus hilft oft auch das Feature der Begrenzungen weiter:
Sie können einstellen, dass in bestimmten Abteilungen oder Nutzergruppen (oder im gesamten Unternehmen) eine bestimmte Anzahl Mitarbeiter immer anwesend sein muss. Timebutler stellt dann sicher, dass nicht zu viele Mitarbeiter gleichzeitig Urlaub nehmen. So können Sie beispielsweise festlegen, dass immer mindestens zwei Mitarbeiter aus der Abteilung "Vertrieb" anwesend sein müssen.

Die Begrenzungen können Sie einstellen, indem Sie sich als Admin am Timebutler anmelden und dann links unten auf "Einstellungen > Begrenzungen" klicken.

Mehrere Abteilungen oder Standorte für einen Mitarbeiter

Bei jedem Mitarbeiter kann immer nur ein Standort / Abteilung eingetragen werden, nicht mehrere.

In der Regel geht es bei dem Wunsch nach mehreren Standorten/Abteilungen nicht darum, bei einem Mitarbeiter mehrere Standorte/Abteilungen einzutragen, sondern es steckt eine anderes Ziel dahinter. Das lässt sich je nach Ziel erreichen wie folgt:

1) Beim Filtern nach Standort/Abteilung soll ein Mitarbeiter bei mehreren als einer Auswahl angezeigt werden

Das können Sie lösen, in dem Sie Nutzergruppen erstellen. Melden Sie sich am Timebutler an und klicken links unten auf "Einstellungen > Nutzergruppen" und erstellen eine neue Nutzergruppe, beispielsweise mit dem Namen "Standort München" und fügen die Nutzer hinzu (Hinweis: wenn Sie die Option "Gemeinsame Nutzergruppe" wählen, dann haben andere Nutzer auch Zugriff auf diese Gruppe). Erstellen Sie nun eine weitere Nutzergruppe, beispielsweise "Standort Dortmund" und fügen die Mitarbeiter hinzu.

Bei den Gruppen ist es möglich, einen Mitarbeiter in mehrere Gruppen hinzuzufügen. Sie können also einen Mitarbeiter sowohl zu "Standort München" als auch zu "Standort Dortmund" hinzufügen.

Sobald Sie die Gruppen erstellt haben, zeigt Timebutler automatisch in den meisten Ansichten beim Filter (grüner Button "Filter anzeigen" rechts oben) auch eine Option zum Filtern nach Nutzergruppe an.

2) Nutzer sollen die Sichtrechte für Mitarbeiter erhalten, die in zwei/mehrere Abteilungen/Standorten zugeordnet sein sollen

Für diesen Fall erstellen Sie zunächst die Nutzergruppen, analog zu der Antwort oben bei 1). Melden Sie sich dann als Admin am Timebutler an und klicken links unten auf "Einstellungen > Sichtrechte". Nun können Sie Sichtrechte auf die Nutzergruppen freischalten.

3) Mehrere Vorgesetzte sollen die Anträge eines/mehrerer Mitarbeiter genehmigen

Hierfür ist es nicht notwendig, einem Mitarbeiter mehrere Abteilungen/Standorte freizuschalten.

Sie können jedem Nutzer einen oder auch mehrere Vorgesetzte zuordnen. Lesen Sie hier, wie Sie mehrere Vorgesetzte für die Mitarbeiter einstellen.

Automatisches Löschen von nicht genutzten Nutzerkonten

Aus datenschutzrechtlichen Gründen werden die Nutzerkonten automatisch gelöscht, wenn der Nutzungszeitraum abgelaufen ist und wenn keiner der Nutzer des Unternehmens über einen Zeitraum von 8 Wochen am Timebutler angemeldet hat. Es wird zunächst eine Warn-Email verschickt, nach wenigen Wochen eine weitere Warn-Email und wenn nach keiner der zwei Emails ein Login eines Nutzers stattgefunden hat, werden alle Nutzerkonten und die zugehörigen Daten unwiderruflich gelöscht. Das ist auch im Interesse der Unternehmen, um Daten nicht unnötig lange im Timebutler vorzuhalten.

Wenn Sie also Timebutler kündigen oder den Nutzungszeitraum nicht verlängern, dann beginnt der 8-wöchige Zeitraum bis zur ersten Warn-Email.

Die Emails mit der Warnung über das bevorstehende Löschen können nicht deaktiviert werden. Sie können die Emails für alle Ihre Nutzer in Ihrem Unternehmen aber einfach verhindern, indem Sie sich regelmäßig am Timebutler in Ihrem Nutzerkonto anmelden. Setzen Sie sich einfach einen Reminder, der Sie alle 4 Wochen daran erinnert, sich am Timebutler anzumelden. Eine Anmeldung genügt, dann ist der Timer für die Lösch-Warnung wieder zurückgesetzt, für Ihren gesamten Nutzerkreis.

Beachten Sie jedoch:
Die Datenschutzgrundverordnung besagt, dass Daten nicht unnötig erfasst und gespeichert werden dürfen. Wenn Sie Timebutler nicht nutzen, dann sollten Sie alle Daten im Timebutler in absehbarer Zeit löschen.

Wiedereintritt Mitarbeiter im Unternehmen

Wenn Sie für einen Mitarbeiter ein Nutzerkonto im Timebutler haben, der Mitarbeiter das Unternehmen verlässt und nach einiger Zeit wieder zurück ins Unternehmen kommt, dann gehen Sie wie folgt vor:

1) Altes Nutzerkonto sperren
Das bestehende Nutzerkonto sollten Sie sperren (falls nicht schon geschehen). Melden Sie sich dazu als Admin am Timebutler an, klicken links oben auf "Mitarbeiter", dann unterhalb des kleinen "Mitarbeiter" auf "Übersicht". Klicken Sie bei dem gewünschten Nutzerkonto auf das Symbol mit dem Vorhängeschloss und sperren das Nutzerkonto.

2) Email-Adresse entfernen
Nun entfernen Sie bei dem Nutzerkonto die Email-Adresse. Als Admin klicken Sie dazu links oben auf "Mitarbeiter", dann unterhalb des kleinen "Mitarbeiter" auf "Übersicht". Klicken Sie bei dem gewünschten Nutzerkonto auf das Symbol mit der Lupe (=Detailansicht). Auf der Seite bekommen Sie unter anderem die Email-Adresse des Nutzers angezeigt und daneben finden Sie den Link "entfernen". Klicken Sie auf den Link und folgen den Erläuterungen auf der Webseite, um die Email-Adresse zu entfernen. Das Nutzerkonto und alle Daten des Nutzerkontos bleiben dabei erhalten.

3) Neues Nutzerkonto erstellen
Danach erstellen Sie ein neues Nutzerkonto für den Kollegen mit der gleichen Email-Adresse. Es gibt dann also zwei Nutzerkonten für den einen Mitarbeiter. Ein Nutzerkonto ohne Email-Adresse, bei dem die alten Abwesenheitseinträge und Daten alle weiterhin gespeichert sind und abrufbar sind. Und ein neues Nutzerkonto, an dem sich der Mitarbeiter anmelden kann.

Gelöschtes Nutzerkonto wiederherstellen

Das Löschen eines Nutzerkontos führt aus datenschutzrechtlichen Gründen zu einem vollständigen und unwiderruflichen Löschen. Wir erstellen jedoch alle 24 h Sicherungskopien aller Daten. Diese Sicherungskopien bewahren wir einige Tage auf. Möglicherweise sind die Daten der gelöschten Nutzer also noch in den Backups vorhanden und können von dort wiederhergestellt werden.

Die Daten müssen dann aus dem Backup extrahiert werden und im Timebutler eingespielt werden. Dazu muss Timebutler neu gestartet werden, so dass die Änderungen nur außerhalb der Bürozeiten durchgeführt werden können. Schließlich muss geprüft werden, dass die Daten konfliktfrei mit den Daten der Bestandskunden sind und korrekt eingebunden und zugeordnet werden. Den dadurch auftretenden Aufwand für die Wiederherstellung müssen wir in Rechnung stellen. Sie erhalten ein unverbindliches Angebot auf Anfrage.

Um zu prüfen, ob die Wiederherstellung überhaupt noch möglich ist, benötigen wir folgende Informationen:

1) Die E-Mail Adressen des Nutzerkontos, das gelöscht wurde und wiederhergestellt werden soll.

2) Das ungefähre Datum der Löschung (am besten das genaue Datum: beim Löschen wird eine Email an die Admins geschickt).

Senden Sie uns eine Anfrage über unser Kontaktformular und teilen uns die zwei Informationen mit. Wir prüfen dann für Sie kostenlos, ob das Nutzerkonto aus den Sicherungskopien wiederhergestellt werden kann und teilen Ihnen die Kosten für die Wiederherstellung mit.

Fehlermeldung "Email schon vergeben"

Wenn Sie beim Erstellen eines Nutzerkontos oder beim Ändern einer Email-Adresse die Fehlermeldung angezeigt bekommen, dass es bereits ein Nutzerkonto mit der angegebenen Email-Adresse gibt, dann kann das Nutzerkonto nicht erstellt werden.

Wenn Sie in der Übersicht der Mitarbeiter kein Nutzerkonto für die Email-Adresse finden, dann liegt es daran, dass der Mitarbeiter sich zuvor selbst ein Nutzerkonto erstellt hat. Dieses Nutzerkonto ist vollkommen getrennt von Ihrem Nutzerkreis und deswegen sehen Sie das Nutzerkonto nicht.

Damit Sie also ein neues Nutzerkonto mit der gewünschten Email-Adresse erstellen können, ist es notwendig, dass das bestehende Nutzerkonto zunächst gelöscht wird. Dazu geht der Besitzer des Nutzerkontos wie folgt vor:

1. Der Nutzer geht auf timebutler.de und meldet sich an (falls nicht automatisch angemeldet). Sollte der Nutzer das Passwort nicht mehr wissen, dann kann er auf der Seite für die Anmeldung auf den Link "Passwort vergessen" klicken.

2. Nun klickt der Nutzer links unten auf "Einstellungen > Ihr Nutzerkonto".

3. Auf der folgenden Seite klickt der Nutzer auf den Button "Nutzerkonto löschen" und folgt den Erläuterungen auf der Seite, um das Nutzerkonto zu löschen. Beachten Sie jedoch: das Nutzerkonto und alle zugehörigen Daten werden unwiderruflich gelöscht.

Sobald das Nutzerkonto gelöscht wurde, können Sie sich am Timebutler anmelden und ein neues Nutzerkonto mit der gewünschten Email-Adresse erstellen.

Emails werden nicht zugestellt

Wenn ein Nutzer keine Emails von Timebutler erhält oder nur manche Emails, dann kann es verschiedene Gründe dafür geben:

1) Email-Versand deaktiviert
Möglicherweise hat der betroffene Nutzer den Email-Versand deaktiviert: bei jeder Email, die unsere Software verschickt, gibt es am Ende einen Link, mit dem man den Email-Versand deaktivieren kann. Ebenso kann man auf der eigenen Profilseite den Email-Versand deaktivieren, und auch wieder aktivieren. Der betroffene Nutzer sollte sich also anmelden, dann auf seine Profilseite gehen (Klick rechts oben auf seine angezeigte Email-Adresse, dann in dem herunterklappenden Fenster auf "Benutzerprofil") und dort prüfen, ob der Email-Versand aktiviert ist.

2) Keine Email bei eigenständiger Eintragung
Wenn ein Vorgesetzter einen Antrag für einen seiner Mitarbeiter eingibt, wird die Email mit der Information über den neuen Antrag absichtlich nicht verschickt, da der Vorgesetzte ja selbst den Antrag eingegeben hat.

3) Urlaubsantrag noch nicht beantragt
Wenn ein Mitarbeiter einen Urlaubsantrag eingibt, diesen aber noch nicht in den Status "Beantragt" setzt, sondern auf "In Bearbeitung", dann liegt der Urlaubsantrag noch beim Mitarbeiter, kann noch geändert werden und ist noch nicht beim Vorgesetzten beantragt. In diesem Fall wird absichtlich keine Email verschickt, da der Vorgesetzte den Antrag noch nicht genehmigen kann.

4) Email erst nach Vertreterzusage verschicken
Weiterhin ist es so, dass die Informations-Email an den Vorgesetzten nicht zwingend sofort nach Antragstellung verschickt wird. Wenn in den "Globalen Einstellungen" (dazu bitte als Admin anmelden, Klick links unten auf "Einstellungen", dann darunter auf "Weitere..", dann rechts oben auf "Globale Einstellungen") die Option "Genehmigungs-Email an Vorgesetzte erst nach Vertreterzusage" aktiviert ist, dann wird die Email nicht sofort nach Antragstellung verschickt, sondern eben erst dann, wenn der gewählte Vertreter der Vertretung zugesagt hat.

5) Kein Email-Versand an Vorgesetzte, wenn keine Rechte auf Genehmigung
In den "Globalen Einstellungen" gibt es eine Option "Vorgesetzte dürfen Anträge genehmigen". Wenn diese Option deaktiviert ist, dann wird bei neuen genehmigungspflichtigen Anträgen keine Email an Vorgesetzte geschickt (aber weiterhin an Admins), da der Vorgesetzte den Antrag ja keine Rechte zum Genehmigen des Antrage hat.

6) Spam-Ordner
Es kann auch sein, dass die Emails im Spam-Ordner des Nutzers landen. Der betroffene Nutzer sollte bitte sein Mail-Spam-Fach prüfen.

7) Absender blockiert / Blacklist
Des weiteren kann der Empfang der Emails deswegen blockiert werden, wenn der Nutzer in seinem Email-Programm unseren Absender (user@timebutler.de) als zu blockieren eingestellt hat. Das kann der Nutzer nur selbst in seinem Email-Programm prüfen. Je nach Email-Programm sind die Einstellungen unterschiedlich, deswegen kann an dieser Stelle keine konkrete Klickstrecke dazu genannt werden.

8) Mail-Server verweigert Annahme
Und schließlich kann es sein, dass Ihr Mail-Server unsere Emails grundsätzlich blockiert oder bestimmte Emails blockiert. Sprechen Sie bitte Ihren IT- oder Mailserver-Admin darauf an.

Weitere Ursachen

In über 22 Jahren war einer der oben genannten Gründe in nahezu jedem Fall die Ursache dafür, dass Emails nicht zugestellt wurden. Sollten Sie dennoch weitere Hilfe benötigen, dann wenden Sie sich bitte an unseren Support und teilen bitte auch die Email-Adresse mit, bei der das Problem auftritt. Falls es sich dabei um Ihre eigene Email-Adresse handelt, teilen Sie uns bitte auch Ihre Telefonnummer mit, da unsere Email-Antwort auch nicht zugestellt wird.

Feiertage

Timebutler wird zur Urlaubsplanung und Abwesenheitsverwaltung weltweit eingesetzt. Dabei ist es wichtig, die Feiertage des jeweiligen Landes und der Region einstellen zu können, die für jeden Mitarbeiter gelten.

Lesen Sie hier, wie Sie den Mitarbeitern die Feiertagsregelungen zuordnen.

Lesen Sie hier, wie Sie Feiertagsregelungen für beliebige Länder und Regionen erstellen und zuordnen können.

Heilig Abend, Silvester, Altweiber, und weitere hinzufügen

Sie können für jeden Mitarbeiter die gültigen Feiertage festlegen.

Ebenso können Sie beliebige Feiertage zuordnen, beispielsweise Heilig Abend, Silvester oder Altweiber und andere. Diese Feiertage sind keine gesetzlichen Feiertage, deswegen sind sie nicht Bestandteil der Feiertagsregelungen, die im Timebutler bereits hinterlegt sind.

Lesen Sie hier, wie Sie weitere Feiertage wie Heilig Abend oder Silvester hinzufügen.

Feiertagsregelung für weitere Länder

Im Timebutler stehen die Feiertagsregelungen für die deutschen Bundesländer, Österreich, Schweiz, UK und USA zur Auswahl bereit.

Sie können Timebutler aber natürlich für Mitarbeiter weltweit einsetzen und auch Feiertagsregelungen weiterer Länder hinzufügen. Erfahren Sie hier, wie Sie Feiertage für weitere Länder festlegen und den Mitarbeitern zuordnen.

Rechnung automatisch zusenden lassen

Sie können einstellen, dass neue Rechnungen automatisch per Email an Ihre Wunsch-Email-Adresse verschickt werden.

Lesen Sie hier, wie Sie den Versand neuer Rechnungen einstellen.

Rechnung herunterladen

Alle Rechnungen, die von uns ausgestellt werden, stehen jederzeit für Sie in Ihrem Timebutler Nutzerkonto zum Download zur Verfügung.

Lesen Sie hier, wie Sie die Rechnungen herunterladen können.

Rechnung fehlt

Lesen Sie hier, wie Sie vorgehen, wenn eine Rechnung fehlt.

Änderung Rechnungsadresse und Umfirmierung

Wenn Ihr Unternehmen einen neuen Firmennamen erhalten hat oder Sie ein neue Rechnungsanschrift erhalten haben, dann können Sie die neue Adresse bequem online im Timebutler ändern

Lesen Sie hier, wie Sie die Rechnungsadresse für zukünftige Rechnungen ändern.

Lesen Sie hier, wie Sie eine bestehende Rechnung korrigieren lassen.

Support und Kontaktmöglichkeiten

Hier gelangen Sie zu den Informationen zum Support.