Sie können im Timebutler Kurzarbeit eintragen und dabei auch einstellen, dass das Arbeitszeitkonto automatisch entsprechend reduziert wird. Gehen Sie wie folgt vor, abhängig davon, welches Kurzarbeitszeitmodell bei Ihnen vorgesehen ist:
Kurzarbeitszeitmodell 1: Wenn die Mitarbeiter zu 50% oder 100% in Kurzarbeit gehen, nicht Bruchteile davon):
Abwesenheitstyp "Kurzarbeit" erstellenMelden Sie sich als Admin am Timebutler an und klicken links unten auf "
Einstellungen > Weitere..", dann rechts auf "
Abwesenheitstypen". Erstellen Sie einen neuen Abwesenheitstyp "
Kurzarbeit" (oder "
Freigestellt wegen Kurzarbeit"). Aktivieren Sie die Option "
Verringert die Soll-Arbeitszeit". Stellen Sie ein, ob alle Nutzer das eingeben dürfen oder besser nur Admins (und ggf. Vorgesetzte) und speichern die Änderung.
Eintragen von KurzarbeitNun können Sie für einzelne Mitarbeiter Kurzarbeit eintragen, genau so, wie Sie auch andere Abwesenheiten wie Krankheit, Schulung, Homeoffice, usw. eintragen würden, also über einen Klick direkt im Kalender oder links über die Klickstrecke "
Mitarbeiter > Abwesenheiten > Abwesenheit eintragen".
Sie können auch bequem Serieneinträge eingeben, wie bei anderen Abwesenheiten auch, also beispielsweise "Im Zeitraum 1.4.-1.7. an jedem Montag und Freitag". Dazu klicken Sie in der Maske für die Eingabe er Abwesenheit auf die Option "
Serieneintrag erstellen".
Ebenso können Sie Masseneinträge eingeben, also für eine Vielzahl von Mitarbeitern. Klicken Sie links oben auf "
Mitarbeiter > Abwesenheiten > Abwesenheit eintragen", dann neben der Auswahlbox für den Mitarbeiter auf den Link "
Masseneintrag".
Kurzarbeit und ArbeitszeitkontoFür die Tage, an denen Kurzarbeit eingetragen ist, reduziert Timebutler die Soll-Arbeitszeit auf 0 - da die Mitarbeiter ja nicht arbeiten müssen (bei halben Kurzarbeit-Einträge wird die Soll-Arbeitszeit halbiert). Damit ist automatisch gewährleistet, dass das Arbeitszeitkonto korrekt berechnet wird.
Kurarbeitszeitmodell 2: Flexible, variierende Arbeitszeit oder Arbeitszeit mit anderen Prozentwerten als 50% oder 100%:
Hier haben Sie zwei Möglichkeiten:
Alternative 1: Soll-Arbeitszeit reduzieren
Sie können einstellen, dass die Mitarbeiter in eine bestimmten Zeitraum die genannten 20% weniger arbeiten. Die Mitarbeiter geben dann weiterhin die Arbeitszeiten ganz normal ein und werden natürlich 20% weniger eingeben, da sie ja wissen, dass sie weniger arbeiten sollen. Die Information über die Kurzarbeit wird also im Timebutler gar nicht erfasst, sondern es wird so getan, als würde der Mitarbeiter einfach 20% weniger arbeiten. Ihre Lohnbuchhaltung müssen Sie nur einmalig informieren, welche Mitarbeiter 20% Kurzarbeit machen - diese kann dann automatisch ausrechnen, wie viele Stunden im Monat Kurzarbeit angefallen sind.
Melden Sie sich dazu als Admin am Timebutler an und klicken links unten auf "
Einstellungen > Arbeitstage". Klicken Sie bei einem Mitarbeiter auf den blauen Button "
Bearbeiten". Klicken Sie nun auf den blauen Button "
Neuen Zeitraum hinzufügen". Jetzt können Sie die verschiedenen Soll-Arbeitszeiten und Wochenarbeitstage für die Zeit vor der Kurzarbeitszeitphase und ab dem Tag der Kurzarbeitszeitphase einstellen. Nach dem Ende der Kurzarbeitszeitphase können Sie dann einen weiteren Zeitraum hinzufügen für die Zeit ab dem Ende und die Soll-Arbeitszeit wieder erhöhen.
Alternative 2: Soll-Arbeitszeit unverändert lassen, Mitarbeiter geben Kurzarbeit gesondert ein
Alternativ können Sie die Soll-Arbeitszeit so belassen und jeder Mitarbeiter gibt neben seiner Arbeitszeit auch die Kurzarbeite ein, indem er dafür einen gesonderten Arbeitszeiteintrag eingibt. Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise Mo-Fr 8h arbeitet und ab dem nächsten Monat Mo-Fr jeweils 6 h arbeitet und 2 h Kurzarbeit macht, dann muss der Mitarbeiter von Mo-Fr wie üblich seine Arbeitszeit erfassen (es werden dann eher ca. 6 h sein, da er ja weiß, dass er weniger arbeiten muss) und zusätzlich muss er jeden Tag einen Arbeitszeiteintrag über 2 h erfassen und diesen auf die Kategorie "Kurzarbeit" buchen. Am Monatsende können Sie dann auswerten, wie viel Kurzarbeit und wie viel echte Arbeit jeder Mitarbeiter geleistet hat.
Dazu müssen Sie die Kategorie "Kurzarbeit" erstellen. Melden Sie sich als Admin am Timebutler an und klicken links unten auf "
Einstellungen > Weitere...", dann rechts auf "
Zeiterfassung", dann auf den Reiter "
Kategorie".
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