Für die Rückstellung für offenen Urlaub ist es notwendig zu ermitteln, wie viele Urlaubstage die Mitarbeiter zu einem bestimmten Monat noch verfügbar haben. Dazu gehen Sie wie folgt vor:
1) Urlaubskonten aufrufen
Melden Sie sich als Admin oder Vorgesetzter am Timebutler an und klicken links oben auf "
Mitarbeiter > Abwesenheiten > Urlaubskonten".
2) Auf Monat eingrenzen
Klicken Sie auf der Seite rechts oben auf den grünen Button "
Filter anzeigen" und ändern die Einstellung "
Alle Urlaubsanträge" auf eine der anderen Optionen, beispielsweise auf "
Nur Urlaubsanträge mit Beginn bis Juni". Klicken Sie auf den Button "
Anwenden", um den Filter anzuwenden.
3) Auswertung herunterladen
Die Seite wird neu geladen und nun werden die Urlaubskonten angezeigt unter Berücksichtigung nur derjenigen Urlaubsanträge, die Sie im Filter eingestellt haben, also beispielsweise nur der Urlaubsanträge die spätestens im Juni beginnen. In der Spalt "
Verbleibender Urlaub" können Sie nun ablesen, wie viele Urlaubstage die Mitarbeiter im Anschluss noch übrig haben, also in dem Beispiel ab Juli.
4) Herunterladen
Sie können diese Daten nun mit einem Mausklick auf den Button "
Herunterladen" als Excel-Datei oder CSV-Datei herunterladen und beispielsweise an den Steuerberater oder das Lohnbüro weiterleiten.
Hinweis:
Wenn Sie beispielsweise die Filtereinstellung "Urlaubsanträge mit Beginn bis Ende Juni" gewählt haben, dann wird ein Urlaubsantrag, der am 25.6. startet und am 5.7. endet, voll eingerechnet, also inklusive der Tage, die in den Juli fallen. Das ist beabsichtigt: für Urlaubsanträge, die im Betrachtungszeitraum beginnen, muss für die gesamte Anzahl Tage des Urlaubsantrages keine Rückstellung gebildet werden.
Wenn Sie hingegen eine monatsscharfe Auswertung der Urlaubstage haben möchten (in dem Beispiel also scharf zum 30. Juni), dann ist das auch möglich, wie folgt:
Klicken Sie links auf "
Berichte > Auslastungsbericht" und stellen den gewünschten Zeitraum ein, beispielsweise Januar bis Juni. Stellen Sie bei "
Berichtstyp" die Option "
Kumuliert" ein und wählen die Option "
Für alle Abwesenheitstypen Spalten anzeigen, auch wenn kein Eintrag existiert.". Klicken Sie dann auf den Button "
Anzeigen". In der Spalte "
Urlaub" sehen Sie nun die exakte Anzahl genehmigter Urlaubstage für den gewählten Zeitraum. Auch diesen Bericht können Sie mit einem Mausklick als Excel-Datei herunterladen.